RPO（採用代行）とは
はじめに、RPOの基本的な定義や求められている背景、メリットや注意点について解説します。
RPO（採用代行）とは
RPOとは、一般的に「Recruitment Process Outsourcing（リクルートメント・プロセス・アウトソーシング）」の略称で、企業の採用活動の一部もしくは全てを外部企業に委託することを指します。
例えば、以下のような業務を委託することができます。
- 採用計画の立案
- 求人広告の作成
- 求人サイトの選定
- スカウトメールの作成 / 管理
- 求人票の作成
- インターンシップや説明会の開催
- リクルーターの選抜
- 応募者との面接
- 内定者との連絡や各種調整
またRPOを依頼することで、採用代行会社が保有しているノウハウを自社で取り入れられるなど、自社の採用スキル向上につなげることも見込めます。
RPOが広がっている背景
RPOが広がっている背景として「人材獲得競争の激化」「採用手法の複雑化」という2つの要因が挙げられます。
少子高齢化に伴う労働人口の減少で多くの企業では人材不足に悩まされています。その結果、採用領域でも近年「売り手市場」が続き、企業間での人材獲得競争は激しくなりつつあります。
自社の採用力を強化したいと思っても、人的リソースや時間不足だけでなく、競争力につながるほどの採用のノウハウがないという悩みもよく聞かれます。
さらに採用担当者を悩ませるのが採用チャネルの多様さに代表される、採用手法の複雑化です。近年、ダイレクトリクルーティングやリファラル採用など、企業側から能動的に求職者にアプローチする手法が広まっています。
採用チャネルの多様化が進むことで、採用にかけるマンパワーを増やす必要があり、社内の体制では対応しきれなくなる企業が増えているのです。
このような背景をもとに、採用のプロにRPOを依頼するケースが増えています。
RPO導入の一般的なメリット/デメリット
一般的なRPOのメリットは、できるだけ工数をかけたくない業務を外部委託もしくは業務圧縮することで、人事担当者の採用業務が減ることです。
外部に任せても影響が少ない業務をアウトソースすることで、自社の人事担当者は「人材要件の設計」「求職者とのコミュニケーション」など、自社社員が担うべき本来的な採用業務に集中できるようになります。
一方RPOのデメリットは、外部支払いコストが発生することや依頼内容によっては本来的な成果が得られない点です。
コストが発生したとしても、 そのことで社員の工数削減など支払いコスト以上の効果があれば、投資対効果があったと認識できます。しかし工数削減にあまりインパクトのない業務をアウトソースしたり、またはアウトソースするための準備に膨大な手間が発生したりなどの事態は、デメリットとして挙げられやすい点です。
RPOの導入における注意点
RPOを導入する際は、一時的な業務改善だけでなく、中長期的に採用力を上げられるような観点を持つことが重要となります。そのため、RPOを導入する前に、RPOで最終的に狙いたい成果を言語化することをおすすめします。
例えば「業務負荷を軽減させたい」のか「採用力を強化したい」のかでは、依頼する外部企業も依頼メニューも変わってきます。
目的が漠然とした状態でRPOをしてしまうと「外部企業に自社の採用業務を伝えるためのMTGが多くなりすぎて、以前より時間がかかってしまった」「部分的な業務省略化は叶ったものの、最終的に採用競合に人材を採られてしまった」などの事態が起こりかねません。
一定期間でしか行えない採用業務の失敗は、なかなかリカバリーができません。目の前の業務に忙殺されていたとしても、拙速にRPOを依頼するのではなく、しっかりと自社が目指す成果・目的を設定するようにしましょう。
OutsourcingとOptimizationの違い
Outsourcing（アウトソーシング）とは、自社でおこなっている業務の一部または全てをアウトソースすることで、業務効率を向上させるための手法のひとつです。
一方Optimization（オプティマイゼーション）は自社の採用プロセス全体を最適化することです。
最適化を狙う場合は、採用の目的や戦略などの上流に立ち返った上で、施策全体を整えていくことが必要です。どこかの業務を部分的に改善しても、別の業務にしわ寄せが来るリスクもあるからです。
つい目先の業務の削減のためにOutsourcingを先行しがちですが、採用業務の本来の成果は「欲しい人材の採用を最適なリソースで実現する」ことに他なりません。一部の業務を圧縮できたとしても、本来の採用成果に繋がっていなければ他にも手を打たなければならないということになります。
従ってOutsourcingをしつつも、本来的なOptimizationも実現できるかどうかを念頭に置きながらRPOを行う必要があるのです。
理想のRPO（Recruitment Process Optimization）とは？
クイックでは、RPOを「Recruitment Process Outsourcing」ではなく、従来のRPOを本来的な目的に進化させた「Recruitment Process Optimization」と捉えています。
ここからは、クイックが過去の他社様の支援事例を通じて感じたRPOで重要となる観点についていくつか紹介していきます。
注力すべきは自社の魅力を伝えること
競争が激しい採用市場においては、他の企業にはない自社ならではの魅力を応募者に伝える必要があります。
自社の魅力を伝えるためには「魅力の抽出」「魅力の伝達」に注力することをおすすめします。
具体的には、RPOで書類整備などの煩雑な作業を外部に委託することで、人事担当者が自社の魅力を真剣に考える時間を捻出することができます。
魅力が抽出できたら、それらを採用のタッチポイントを通じてどのように伝えていくかを設計します。
RPOでよくある失敗として、応募者との接点をほぼ外部の委託先に任せてしまうことです。採用プロセスでは「面接日程の調整連絡」「面接」「合否連絡」など応募者と接する機会はふんだんにあります。
単なる事務連絡であれば外部企業に委託しても良いケースもありますが、自社の魅力をタッチポイントを通じて伝えたいと思うのであれば、応募者との接触は魅力を適切に伝えられる自社社員が担う必要があるかもしれません。
採用のプロと最適化（Optimization）することで効果が最大化
Optimizationを実現するためには、採用全体に対する専門知識や実践経験が必要とされます。
Outsourcingの場合、コストの削減と採用業務の合理化などの代行を行える外部企業に依頼すれば良いかもしれませんが、Optimizationまで狙う場合、採用戦略の再定義や複雑な採用業務の再設計など、コンサルティングも含めて依頼できる採用のプロフェッショナル企業であることが求められます。
採用は会社全体に影響が大きいため、人事担当者のみならず現場のハイパフォーマーや経営陣などの巻き込みも必要となります。そんな場合でも、他企業で豊富に採用支援をしている外部企業が伴走をすることで、採用戦略の説得力が増す効果も期待できます。
社外の観点を活用することで採用の説得力が向上
採用には社内外の多くの人間が関わります。外部の採用のプロ企業にRPOを依頼すると、人と関わる場面がスムーズに進むことが期待できます。
いくつか代表的な場面を紹介します。
現場ヒアリングによる人材要件の整理
求める人材要件を設定する際は、現場へのヒアリングを行う必要があります。
人材要件は単に「積極力がある人材」という表面的な記述に留めず、「なぜ積極力が現場で必要となるのか」「積極力の有無がどのような行動に現れるのか」など現場でのリアルな動きを加味することで、立体的な人材要件になります。
現場へヒアリングする際に、内部の人間である人事担当者だけでなく外部の専門家が同席することで、より多面的な情報収集をすることができます。
求職者の知りたいことを第三者目線の情報収集で補強
採用場面では自社のことを知らない求職者とコミュニケーションを取ることになります。
自社の社員のみで情報収集を行うと、ややもすると内輪の視点に偏った情報となり、求職者が欲しい情報とのギャップが生じるリスクがあります。
第三者の外部企業が加わることで、自社を客観的に俯瞰できる視点を加えることができます。求職者が聞きたいことを先んじて情報収集ができるだけでなく、より「他者に伝わりやすい」にフォーカスした情報収集が実現できるはずです。
求人広告、人材紹介を行う採用の専門家による分析
求人広告や人材紹介の専門家なら、世の中のマーケットや他社の採用事情に精通しています。
自社が実現したい採用戦略を理解することはもちろんのこと、自社内だけでは補えないマーケット視点での分析が可能になります。
採用市場はある意味「外部の企業との人の取り合い」になるため、外部の求人や人材紹介事情に深い洞察がある採用のプロが寄りそうことは、心強いパートナーとなるでしょう。
最適化（Optimization）において重要なのは採用設計
Optimizationを実現するうえで、最も重要となるのが採用設計です。
採用設計は会社が今後向かう方向を踏まえた上で、細かい採用プロセスに落とし込む必要があります。
単なる効率化を狙って採用プロセスを組み立てるのではなく、常に上流の視点を念頭に置きながら「なぜこの面接の回数が必要なのか」など全ての採用プロセスに根拠が示せることが望ましい状態でしょう。
RPOを依頼する場合は、会社全体の戦略を踏まえたうえで採用設計ができる企業を選ぶことを推奨します。戦略構築から実行改善までワンストップで関与してもらえることで、採用設計の整合性を得ることが期待できます。
RPO（Recruitment Process Optimization）に向いている企業
RPOは本来的には全ての企業で必要ですが、特にこれまで「採用設計は自社内で行うものだ」と思い込んでいる企業ほど、効果が高いことがあります。
前述したようにOptimizationは社内目線の取り組みだけでは、実現が難しい領域です。採用設計には「採用マーケット全体」「採用競合企業の動向」「求職者の心情」など自社以外の多角的な視点が必要となるからです。
Outsourcingはリソースの不足を感じる企業が向いているかもしれませんが、Optimizationは自社内でのスキルでは最適化が難しいとお考えの企業に必要な施策です。「これまで自社で苦労して採用設計をしているものの、なかなか突破口が開けず苦戦している」と感じている企業こそ、一度計画フェーズから外部のプロに加わってもらうことをおすすめします。
RPO（Recruitment Process Optimization）の実行にかかる費用
RPO費用は業務全般又は部分的に委託するか、スタッフを常駐又は非常駐とするか、など依頼する業務内容により異なります。また、月額制や成果報酬制など報酬形態にもより費用は変動します。
Outsourcingは「DMの発送代行」など3万円～程度で依頼できる外部企業もあります。一方Optimizationを前提とするRPOは成果報酬や従量課金などが多く、コンサルティング料金は60万円程度で、様々なメニューバリエーションがあります。
外部の企業にお願いしたい範囲や期待したい成果がある程度固まった段階で、気になる企業に相談をしてみることをおすすめします。料金の調整だけでなく、相談への返答を通じて自社と相性が良い外部企業が見つけられる可能性もあるでしょう。
RPOなら中長期戦略でOptimizationがおすすめ
RPOは短期的な業務圧縮のOutsourcingを思い浮かべる方も多いかと思いますが、中長期での採用戦略や採用成果を考えるなら本来的なOptimizationを狙うべきです。
ただしOptimizationは採用市場においては比較的新しい概念なので、具体的に「どこまでお願いできるのか」や「自社の採用コミュニケーションがどれほどバージョンアップできるか」が分からない方もいらっしゃるかと思います。
そんな方は、過去150社の採用設計に関わった採用のプロが講師を務める「採用設計で陥りやすい【NG事例共有】設計シートプレゼント付」の無料セミナーに参加してみてはいかがでしょうか。
採用設計をしっかりすることで、HPなどの採用ツールや求人広告にどのような好影響が出るかがご理解いただけるかと思います。
無料ダウンロード
採用課題を解決に導く採用戦略構築のポイント
採用活動においても、パフォーマンスの要となるのは「戦略」の設計です。 コンサルティングサービス「採活力」は、貴社に最適な採用コミュニケーションを設計し、採用活動を成功へと導きます。
セミナー情報
あわせて読みたい
