オンライン面接前に準備したい4つのこと
まずはオンライン面接の前に必要な準備について解説します。
【1】ツールを導入する
オンライン面接に利用できるツールには、ZoomやMicrosoft Teamsなどのweb会議全般に対応したタイプやBioGraphやHARUTAKAなど採用面接に特化したタイプがあります。
採用面接に特化したツールには日程調整機能や応募者管理機能がついているのが特徴的です。機能面、費用面から自社に合ったツールを選んでください。
オンライン面接ツール比較表
オンライン面接の機能を比較した表がこちらです。
オンライン面接ツールの選び方については「自社の採用活動に合うオンライン面接ツールの見極め方」で詳しく解説していますので、ぜひご活用ください。
【2】機材などを準備する
WEBカメラとマイクはパソコンに内蔵されていることが一般的ですが、面接官が複数いる場合は外付けのものを準備するのが無難です。面接官が1人の場合はマイク付きイヤホンやマイク付きヘッドホン（いわゆるヘッドセット）を利用すると周囲の雑音が入らないので、相手の声を聞き取りやすくなります。接続方法は無線（Wifi）よりも接続が安定している有線のほうがおすすめです。
また、うまく接続できているかを確認するため、事前に社内でテストをしてみましょう。このとき、上半身が映るようにカメラとの距離・角度を調整することも忘れずに。通信トラブルが起きたときの対処法も併せて考えておくと、もしものときに冷静に対応できるでしょう。
【3】環境を整える
オンライン面接は周囲の雑音が入りやすいため、会議室や応接室などの静かな環境を確保しましょう。騒がしい執務スペースやパーテーションで区切られただけの接客スペースはおすすめできません。また、表情が分からないと相手を不安にさせるため、暗い場所、逆光になる場所もNGです。面接官を務める社員が自宅から対応する場合は、私物が見える場所を避けましょう。
【4】求職者へ面接案内文を送る【例文あり】
面接の日程が決まったら、求職者に以下の内容を含む案内文を送りましょう。
・面接日程
・使用ツール
・接続方法（ログインURL・パスワード）
・オンライン面接の注意点
・緊急連絡先
「オンライン面接はスマホでもいいのか？」などよくある疑問にあらかじめ答えておくと、より親切です。以下に例文を示します。
◯◯様
株式会社◯◯ 人事担当の◯◯です。
本日は以前ご相談しておりました1次面接についてご案内いたします。▼日時
○月○日（曜日）○～○時▼使用ツール・接続方法
面接には「◯◯◯（ツール名）」を使用します。
お時間になりましたら、以下のURLにアクセスしてください。URL：https://xxxxx.jp/123456789
パスワード：xxxxxxxxxx▼事前に準備いただきたいこと
・カメラ・マイク機能が内蔵されているPC（スマホ、タブレットも可）
・安定したインターネット環境
※スマホ、タブレットを使用する場合は、顔と上半身が見える位置に固定してください。
※可能であれば、面接時に使用する機材・ツールを使用して事前にテストを行ってください。▼準備しておくとより良いもの
・マイク付きイヤホン、またはマイク付きヘッドホン
・有線LANケーブル
※ネット環境の不具合によって途中で連絡が途絶えてしまう可能性があるため、有線LANケーブルの準備をおすすめしております。準備が難しい場合は、ルーターの近くやインターネットの電波が強い場所で面接を行っていただけると幸いです。▼通信がつながらない・途中で途切れた場合について
1.パソコンを再起動したり、ツールに再ログインしたりしてみてください。
2.「1」でもつながらない場合は、以下の緊急連絡先に電話・メールしてください。▼緊急連絡先
◯◯◯◯（担当者名）
000-000-000
◯◯＠◯◯オンライン面接について不安に思っていることなどございましたら、遠慮なくご連絡ください。
準備するものが多くお手数おかけしますが、〇〇様とお話できることを大変楽しみにしております。それでは当日は何卒よろしくお願いいたします。
署名
オンライン面接中に気をつけたい4つのこと
対面に比べオンライン面接は声や表情が読み取りにくい分、お互いに不安になるもの。以下の4つに注意して進めるとよいでしょう。
【1】求職者が話しやすい雰囲気をつくる
「オンラインで自分の話が上手く伝わるか」と不安や緊張を感じている求職者も多くいるため、対面よりも丁寧にアイスブレイクを行い、話しやすい雰囲気をつくりましょう。画面を見ると「目が合わない」ように見えるため適度にカメラを見ること、そして何より笑顔を心がけることが大切です。自社の製品を見える場所に置く、自社のロゴが入ったTシャツを着るといったアイデアもあります。
また、面接開始の少し前に採用担当者につないでワンクッションをおいてから、面接官につなぐ方法もおすすめです。求職者の緊張をほぐすだけでなく、万一、スムーズに接続できなかったときに面接官の心象を悪くし評価が偏ってしまうリスクを防げます。
アイスブレイクで何を話せばいいの？【例文あり】
話題としては、面接官と求職者との共通点や求職者の出身地、天気などが挙げられます。これまでの選考の感想を聞く（初面接の場合は説明会の感想など）こともおすすめです。対面かオンラインかを問わず、政治や宗教、スポーツなど個人の信条に関わる話題は避けましょう。
・〇〇大学ご出身なんですね！ 実は私もOBなんですが、◯◯教授はまだいらっしゃいますか？
・〇〇ご出身なんですね！ 旅行で行ったことがあるんですが、いいところですよね。
・暑い日が続きますね！ 移動する必要がないのはオンライン面接のいいところですよね。私も在宅勤務なので助かってます（笑）。
・これまでの選考はいかがでしたか？ 弊社にどんなイメージを持ちましたか？
【2】はっきりゆっくり表情豊かに！
対面に比べオンライン面接は声が伝わりにくい傾向があるので、いつもよりはっきりゆっくり表情豊かに話すことを心掛けましょう。
【3】パソコン操作は控える
パソコン内蔵のマイクを使用している場合、メモを取るためにPCを使うとキーボードのタッチ音が相手に大きく響いてしまいます。威圧感を与えたり、「話を聞いてくれているのか」と相手を不安にさせたりするため、メモはノートや紙に取るようにしましょう。
【4】電子音が鳴るものは切っておく
オンライン面接ツール以外のアプリケーションやウィンドウはすべて閉じておきましょう。メールやメッセージが届いたときに通知音が相手に聞こえ、面接の妨げになる可能性があります。面接中に画面共有を予定している場合はなおさらです。社外秘の情報などが誤って映らないように注意しましょう。
まとめ
コロナ禍でますますニーズが高まっているオンライン面接。費用や利便性の面で企業、求職者の双方にメリットが大きいことから、今後はオンライン面接がスタンダードになっていく可能性があります。オンライン面接ツールを、よりよい選考に役立ててください。
監修／中森規仁
コピーライター、求人媒体の管理・運用職を経て、2011年クイックに入社。ディレクター・プランナーとして、求人広告や採用企画（採用プランニング・採用ツールのご提案）に携わっています。2018年より本メディアの編集・執筆も兼任。御用の方はこちらまで⇒nakamori-norihito@919.jp
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