【人事必見】企業側がすべきWeb面接の準備や注意点、6つの成功ポイントを徹底解説 COLUMN

公開日:2020.08.17

更新日:2023.04.06

【人事必見】企業側がすべきWeb面接の準備や注意点、6つの成功ポイントを徹底解説

「採用でWeb面接をすることになったものの、初めてなので何に注意したらいいかわからない」
「Web面接ツールを検討したいが、自社に合ったツールを選べる自信がない」

コロナ禍で一気に普及したWeb面接。採用場面に限らず、社内ミーティングなどでもWeb会議を活用している人は多いのではないでしょうか。

採用面接は選考可否を決める重要な場面です。Web会議とはまた異なるポイントがあり、ツール選びや当日の進め方など、きちんとした事前の準備が必要となります。

今回の記事ではWeb面接前のツール選定や面接案内文の作成方法、面接中に注意すべき点などを網羅的に紹介します。今後自社の採用でWeb面接を活用していきたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

目次

Web面接(オンライン面接)とは

そもそもWeb面接(オンライン面接)とは、Web会議ツールを用いて実施される面接のことです。Web会議ツールにはさまざまな種類があり、コロナ禍を機に、多くの企業が活用しています。

学生と企業の双方にとってメリットが大きいため、採用の現場でも多くの企業がWeb面接を取り入れており、会社説明会やインターンシップなどにも活用が広がっています。

Web面接(オンライン面接)のメリット・デメリット

次に、Web面接のメリット・デメリットを紹介します。

Web面接のメリット

Web面接は、パソコンやスマートフォン・タブレット端末が1台あれば、どこでも面接をおこなえます。企業側は、面接会場にかかる費用や準備にかかる人件費を削減できます。また、遠方に住んでいる求職者など、対面(オフライン)面接ではアプローチできなかった層にも対象を広げられるため、エントリー数を確保しやすいといえるでしょう。

さらに、求職者が会場まで足を運ぶ必要もないため、求職者側にも交通費や時間を抑えられるメリットがあります。
※また昨今は新型コロナウイルスの影響によって、Web面接には「感染対策」のメリットも加わりました。企業の感染対策の姿勢を応募基準の1つとして考えている求職者も少なくありません。感染対策そのものの効果もさることながら、企業イメージの向上にもつながる可能性もあります。

Web面接のデメリット

Web面接のデメリットは、2つあります。1つ目はお互いの表情・人柄などが読み取りにくいことです。画面越しで面接をおこなうので、表情だけではなく雰囲気も、対面で接するよりわかりにくくなってしまいます。そのため、面接評価が難しいと感じる面接官も少なくありません。

求職者側も似たような不安を抱えています。Web面接では職場の雰囲気がつかめないため、入社へのモチベーションが湧きにくいという声も聞かれます。

2つ目のデメリットは、通信環境に左右されることです。インターネット環境が悪い場合は、画面の動きがカクカクしたり、音声がプツプツと途切れることがあります。うまくコミュニケーションが取れないストレスを感じたり、場合によってはやり取りに時間を要し、予定面接時間を大幅に上回ってしまう可能性もあります。

ただし、通信環境が不安定になった場合でも、面接官がリカバリー方法をあらかじめ準備しておけば、慌てずに対応できるでしょう。Web面接に慣れていない方は、事前に入念な動作テストなどをおこなうなど、操作に慣れておくことをおすすめします。

Web面接のみで内定?!知るべき最終面接の動向

コロナ禍を背景に、急速に普及したWeb面接。Web面接を余儀なくされた反面、Web面接の利点が注目されています。2023年卒の新卒採用に関する調査によると、Web面接の実施率は83.3%と大半の企業が導入していることがわかります。

しかし、そのうち73.5%の企業が最終面接を対面でおこなうと回答しているように、最終面接は対面で希望している企業が多い結果となっています。最終面接を対面とすることで、企業としては人間性や礼儀、印象などを見るとともに、学生には企業の雰囲気や社風を感じとってもらう機会としていることがアンケートから把握できます。

このように、全ての面接をオンラインにするのではなく、最終面接を対面にするなど、ハイブリッド型が主流になりつつあります。

参考:株式会社プレシャスパートナーズ(@人事Online)「【23卒採用】8割以上がオンラインで選考実施するも最終面接は「対面での実施のみ」73.5%」

企業側がすべき、Web面接の事前準備3つ

まずはWeb面接の前に必要な準備について解説します。

【1】Web面接ツールを導入する

Web面接に利用できるツールには、ZoomやMicrosoft TeamsなどのWeb会議全般に対応したタイプや、BioGraphやHARUTAKAなど採用面接に特化したタイプがあります。

採用面接に特化したツールには日程調整機能や応募者管理機能がついているのが特徴です。いくつかのツールを機能面や費用面から比較し、自社に合ったツールを選んでください。

また、導入したツールによっては、求職者側もアプリを事前にインストールするなどの準備が必要になるケースがあります。このような場合は、「準備事項」としてあらかじめ対応事項をドキュメントで通知するなど、求職者へ案内することをおすすめします。

Web面接ツール比較表

Web面接ツールの機能を比較した表がこちらです。

採用面接に特化

Web会議全般に対応
機能概要 Bio
Graph
HARU
TAKA

interview
maker

Zoom Microsoft
Teams
Calling connect
live
V-CUBE
ミーティング
管理機能 日程調整 面接官の空き日程を登録しておき、応募者が申 し込むだけで面接の日程調整ができる機能
応募者管理 応募書類や面接動画、評価、選考結果などを応 募者別に一元管理できる機能
面接機能 グループ面接 複数の応募者を一度に面接できる機能
録画面接 設問に対して応募者が都合のよいタイミングで 回答を録画・投稿できる機能 OP
記録機能 録画 面接の様子を録画・保存する機能 OP
メモ 面接中の所感や応募者の発言内容を自由にメ モできる機能
評価シート 面接しながら応募者の評価を記録する機能
コミュニケーション機能 チャット 面接中にテキストメッセージの送受信ができる 機能 OP
アンケート アンケートやヒアリングシートの形で、 企業が用意した設問に答えてもらう機能 OP OP
資料共有 面接中にPDFなどのファイルデータを送受信し 共有する機能
画面共有 面接官が見ている画面をそのまま応募者に共 有する機能 OP
◯:機能あり ー:機能なし OP:有料オプション

Web面接ツールの選び方については「自社の採用活動に合う「オンライン面接ツール」の見極め方」で詳しく解説していますので、ぜひご活用ください。

【2】機材などを準備する

Webカメラとマイクはパソコンに内蔵されていることが一般的ですが、必要に応じてマイクやイヤホンなどの機材を用意しましょう。

面接官が1人の場合は、マイク付きイヤホンやマイク付きヘッドホン(いわゆるヘッドセット)を利用すると周囲の雑音が入らないので、相手の声を聞き取りやすくなります。接続方法は無線(Wi-fi)よりも接続が安定している有線のほうがおすすめです。

また、接続に問題がないかを確認するため、事前に社内でテストをしてみましょう。
この際、上半身が画面内にきちんと収まるようにカメラとの距離・角度の調整も忘れずにおこなってください。事前のテストでは、通信トラブルが起きたときの対処法もあわせて考えておくと、もしものときに冷静に対応できるでしょう。

【3】環境を整える

Web面接は周囲の雑音が入りやすいため、会議室や応接室などの静かな環境を確保しましょう。騒がしい執務スペースや、パーテーションで区切られただけの接客スペースはおすすめできません。

また、表情がわからないと相手を不安にさせるため、暗い場所、逆光になる場所もNGです。面接官を務める社員が自宅から対応する場合は、背景に私物が映り込む場所は避けましょう。

【例文あり】押さえておきたいWeb面接の案内メール対応

次に、Web面接の案内メール対応について解説します。

求職者へ面接案内文を送る

面接の日程が決まったら、求職者に以下の内容を含む案内文を送りましょう。

・面接日程

・使用ツール

・接続方法(ログインURL・パスワード)

・Web面接の注意点

・緊急連絡先

事前に準備すべきこと、スマートフォンでの対応可否のほか、トラブル時の対応を記載しておくと、応募者は安心してWeb面接に参加できます。以下に例文を示します。

案内メールの例文

◯◯様

株式会社◯◯ 人事担当の◯◯です。
本日は以前ご相談しておりました1次面接についてご案内いたします。

▼日時
○月○日(曜日)○~○時

▼使用ツール・接続方法
面接には「◯◯◯(ツール名)」を使用します。
お時間になりましたら、以下のURLにアクセスしてください。

URL:https://xxxxx.jp/123456789
パスワード:xxxxxxxxxx

▼事前に準備いただきたいこと
・カメラ・マイク機能が内蔵されているPC(スマホ、タブレットも可)
・安定したインターネット環境
※スマホ、タブレットを使用する場合は、顔と上半身が見える位置に固定してください。
※可能であれば、面接時に使用する機材・ツールを使用して事前にテストを行ってください。

▼準備しておくとより良いもの
・マイク付きイヤホン、またはマイク付きヘッドホン
・有線LANケーブル
※ネット環境の不具合によって途中で連絡が途絶えてしまう可能性があるため、有線LANケーブルの準備をおすすめしております。準備が難しい場合は、ルーターの近くやインターネットの電波が強い場所で面接を行っていただけると幸いです。

▼通信がつながらない・途中で途切れた場合について
1.パソコンを再起動したり、ツールに再ログインしたりしてみてください。
2.「1」でもつながらない場合は、以下の緊急連絡先に電話・メールしてください。

▼緊急連絡先
◯◯◯◯(担当者名)
000-000-000
◯◯@◯◯

オンライン面接について不安に思っていることなどございましたら、遠慮なくご連絡ください。
準備するものが多くお手数おかけしますが、〇〇様とお話できることを大変楽しみにしております。

それでは当日は何卒よろしくお願いいたします。

署名

Web面接を成功に導く6つのポイント

Web面接にはトラブルがつきものです。ときには企業側の不具合で、Web面接の進行を止めざるを得ない場合もあります。この章では、こうしたトラブルを回避するための「Web面接を成功に導く6つのポイント」を解説します。

【1】開始直後に、求職者に接続状況を確認する

Web面接の開始直後に、まずやるべきことは接続状況の確認です。まずはじめに、面接官の顔が見えているか、声が聞こえているかを求職者に確認します。同時に面接官側で求職者の顔が見えているか、声が聞こえているかも確認しましょう。

よくあるトラブルは、マイクスピーカーなどを外部接続しているといったケースです。パソコン上のデバイスと、オンライン会議ツール上の各々の設定で、違うデバイスを指定していることなどがあるため注意しましょう。面接の途中で音声が途切れたり、映像が止まったりするなどの不具合があっても、求職者はなかなか切り出しにくいものです。接続状況の確認は、開始直後におこなうことをおすすめします。

【2】最初にWeb面接の進行ルールを伝える

グループ面接で求職者が複数の場合など、全員がマイクをオンにしていると、ハウリングするおそれがあります。こうした状況を避けるため、発言する人以外はマイクをオフにすることを冒頭に伝えてください。

その他、「途中で不具合があれば、遠慮なく申し出るように」なども伝えておくと親切です。自社におけるWeb面接ルールは、最初に伝えておきましょう。

【3】面接官の表情や声は2倍に

求職者は面接官の人柄や態度などの印象をよく見ています。そのため、求職者の志望度をあげるには、Web面接で面接官の印象を下げないことが重要です。

Web面接は対面と比べて雰囲気が伝わりにくいため、表情や声を2倍にし、オーバーアクションをとることを意識しましょう。2倍は大げさに思われるかもしれませんが、それくらいのオーバーアクションのほうが求職者に好印象を与えるのです。

【4】トラブルチェックシートを作成する

自社が利用するWeb面接ツールのトラブルチェックシートを作成しましょう。事前に求職者に配布しておくことで、トラブルを最小限に抑えることが可能です。次に、トラブルチェックシートの作成例を用意しましたので、ぜひ、参考にしてください。

【オンライン面接ツール トラブルチェックシート例】

 

<パソコン設定編>

⬜︎マイクとスピーカーが、OSとオンライン面接ツールの両方で、同一のデバイスが設定されているか

⬜︎マイク・スピーカーを物理的に外部接続している場合、設定上、内蔵デバイスの設定になっていないか

⬜︎音声やカメラがミュートになっていないか(OSとオンライン面接ツールの両方)

 

<通信環境編>

⬜︎有線の場合、LANケーブルが正しく接続されているか(緑のランプが点滅し、通信されているか)

⬜︎無線の場合、Wi-Fiルーターとパソコンが近い位置になっているか/通信の妨げになっているものはないか

 

<オンライン面接ツール編>

⬜︎一画面に複数人映っている場合、レイアウト設定で、全員の顔が映るよう設定されているか

 ※レイアウトが自動設定の場合、ツールによっては画面の投影範囲が自動調整されることがあります。

⬜︎オンライン面接ツール上のマイク・スピーカーはオンになっているか

⬜︎グループ面接の場合、自身が話すとき以外はマイクをオフにしているか/話すときはオンになっているか

【5】Web面接ツールの代替手段を用意しておく

通信環境やデバイスに問題がないにも関わらず接続できないなどのトラブルに備えて、採用活動用に通常とは別のWeb面接ツールを準備しておくことも有用な手段です。

Zoomであれば無料で40分まで利用でき、万が一、それを超えてしまう場合でも再接続をすれば問題ありません。普及率も高く、扱いに慣れている求職者も多いためおすすめです。GoogleMeetも同様に普及率が高く、代替手段として活用できるでしょう。

【6】リハーサルの実施

人事担当者自身がWeb面接に慣れていない場合は、リハーサルを実施しておくと安心です。

接続時に、相手方から面接官の顔が見えているか、声の聞こえに問題がないかなど、Web面接ならではの確認をする必要があります。しかし、慣れていないとこのような確認を怠り、不具合が発生したまま面接を継続してしまうケースもあるでしょう。

Web面接用の進行シナリオを作成し、これに沿ってリハーサルを実施することで、安心してWeb面接に望むことが可能です。接続トラブル時の対応もあらかじめ決めておき、進行シナリオに盛り込んでおくとより安心です。

Web面接中に心がけるべき5つの注意点

対面に比べると、Web面接では声や表情が読み取りにくい分、お互いに不安になってしまうもの。以下の5つに注意して進めるとよいでしょう。

【1】求職者が話しやすい雰囲気をつくる

「オンラインで自分の話がうまく伝わるか」と不安や緊張を感じている求職者も多くいるため、対面よりも丁寧にアイスブレイクをおこない、話しやすい雰囲気をつくりましょう。

画面だけを見ていると、相手は「目が合わない」ように感じがちなので、適度にカメラを見ること、そして何より笑顔を心がけることが大切です。自社への親近感を抱いてもらうために、自社製品を見える場所に置く、自社のロゴが入ったTシャツを着るといったアイデアもあります。

また、採用担当者と面接官がわかれている場合、面接開始の少し前に採用担当者につないでワンクッションをおいてから、面接官につなぐ方法もおすすめです。求職者の緊張をほぐすだけでなく、もしスムーズに接続できなかったときに面接官の心象を悪くし、評価が偏ってしまうリスクを防げます。

アイスブレイクで何を話せばいいの?【例文あり】

アイスブレイクとは、初対面の人同士が出会うときにお互いの緊張をときほぐし、コミュニケーションを円滑にするための手法です。

話題としては、面接官と求職者との共通点や、求職者の出身地、天気などが挙げられます。これまでの選考の感想を聞く(初面接の場合は説明会の感想など)こともおすすめです。対面・オンラインを問わず、政治や宗教、好きな本など個人の信条に関わる話題は、職業安定法遵守の観点から避けましょう。

・〇〇大学ご出身なんですね! 実は私もOBなんですが、◯◯教授はまだいらっしゃいますか?

・〇〇ご出身なんですね! 旅行で行ったことがあるんですが、いいところですよね。

・暑い日が続きますね! 移動する必要がないのはオンライン面接のいいところですよね。私も在宅勤務なので助かってます(笑)。

・これまでの選考はいかがでしたか? 弊社にどんなイメージを持ちましたか?

アイスブレイクについては当サイトの別の記事で詳しく解説しています。 アイスブレイクのネタや注意点を知っておくことで、より効果を発揮し面接もスムーズになります。アイスブレイクに不安がある方はぜひ参考にしてください。
【面接官必見】採用面接時のアイスブレイクのポイントを解説

【2】はっきりゆっくり表情豊かに!

対面に比べWeb面接は声が伝わりにくい傾向があるので、いつもよりはっきりゆっくり表情豊かに話すことを心がけましょう。必要に応じて身振り手振りなどのアクションをつけることもおすすめです。

【3】パソコン操作は控える

パソコン内蔵のマイクを使用している場合、メモを取るためにパソコンを使用するとキーボードのタッチ音が相手に大きく響いてしまいます。威圧感を与えたり、「話を聞いてくれているのか」と相手を不安にさせたりするため、メモはノートや紙に取るようにしましょう。

【4】電子音が鳴るものは切っておく

Web面接ツール以外のアプリケーションやウインドウは全て閉じておきましょう。メールやメッセージが届いたときに通知音が相手に聞こえ、面接の妨げになる可能性があります。面接中に画面共有を予定している場合は、通知の内容が相手の画面にも映る可能性があるため、なおさら気を付けてください。社外秘の情報などが誤って表示されないように注意しましょう。

【5】終了後は速やかに接続を終了させる

Web面接終了後に企業側が退出しないでいると、求職者は面接官よりも早く退出するのはマナー違反になるのか、などと戸惑ってしまいます。お互い気持ちよく面接を終えるためにも、自社の面接のやり方に合わせて接続を終了させてください。

面接を連続して実施する場合(求職者に退出してもらうケース)

新卒面接など、複数人のWeb面接を連続的に実施する場合、Web面接ツールにログインし続けることが通常です。また、複数の面接官が遠隔で参加している場合、面接直後の擦り合わせをWeb面接ツールで引き続きおこなうことが大半でしょう。

そのためこのようなケースは、会社側から退出するのではなく、求職者に退出してもらう必要があります。面接が終了して挨拶をし終えたら、面接官側から「どうぞご退出ください」とジェスチャーとともに声をかけるなど、退出を促しましょう。

面接を連続して実施しない場合(企業側から退出するケース)

面接官側から終了の旨とお礼の挨拶を伝え、速やかに退出するようにしてください。たとえばZoomを使っている場合は、面接が終了したら画面右下の『退出する』をクリックし、『全員に対してミーティングを終了』をクリックして速やかに退出しましょう。

やっておきたいWeb面接後の求職者フォロー

Web面接終了後には、応募者のフォローをしておくとよいでしょう。面接参加の御礼や合否連絡日を伝えることで、企業の印象を高めることが可能です。また、面接官の所感を簡潔に伝えるなど、可能な範囲でフィードバックをおこなうことも有効になります。

Web面接では、対面の面接とは違い気持ちが伝わりにくいため、より気持ちが伝わるよう、コミュニケーションを図ることが重要です。

まとめ

コロナ禍でますますニーズが高まっているWeb面接。費用や利便性の面で企業、求職者の双方にメリットが大きいことから、Web面接は定着化しています。自社に最適なWeb面接ツールを利用し、Web面接ならではのポイントに気をつけながら、自社で活躍できる人材を見つけください。

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コピーライター、人事(採用担当)を経て、大手人材会社でディレクターとして、クリエイティブ企画や経営戦略にひもづいた人材採用・活用のコンサルティング業務などに従事。現在はIT企業勤務の傍ら、マーケティング・人材採用の領域を専門に中小企業支援を行っている。

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