WEB・オンライン面接で企業側が注意すべきこと【準備編】 COLUMN

公開日:2020.08.17

更新日:2022.06.03

WEB・オンライン面接で企業側が注意すべきこと【準備編】

「採用でオンライン面接をすることになったものの、初めてなので何に注意したらいいか分からない。」

「オンライン面接ツールを検討したいが、自社に合ったツールを選ぶ自信がない。」

コロナ禍で一気に普及したオンライン面接。採用場面に限らず、社内ミーティングなどでもオンライン会議を活用している人は多いのではないでしょうか。

ただし社内ミーティングと違って、採用面接は選考可否を決める重大場面となります。ツール選びや当日の進め方など、事前にきちんと準備をすることが必要となります。

今回の記事ではオンライン面接前のツール選定や面接案内文の作成方法や、面接中に注意すべき点などを網羅的に紹介します。今後自社の採用でオンライン面接を活用していきたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

目次

オンライン面接とは

まずはオンライン面接のメリット・デメリットを紹介します。

【1】オンライン面接のメリット

オンライン面接の代表的なメリットは、パソコンやスマホが1台あれば、どこでも面接を行える点です。

企業側はわざわざ面接会場を用意しなくてもよく、また求職者側も会場まで足を運ぶ必要はありません。遠方に住まわれている候補者など、対面(オフライン)面接ではアプローチできなかった層にも対象を広げられるメリットがあります。

メリットの2つ目はコスト削減につながる点です。

外部の面接会場の確保費用が不要になるのはもちろんのこと、準備なども含めた人件費も削減することができます。

※また昨今は新型コロナウイルスの影響によって、オンライン面接には「感染対策」のメリットも加わりました。企業の感染対策の姿勢を応募基準の1つとして考えている求職者も少なくはありません。感染対策そのものの効果もさることながら、企業イメージの向上にもつながる可能性もあります。

【2】オンライン面接のデメリット

オンライン面接のデメリットは、お互いの表情・人柄などが読み取りづらいことです。

画面越しで面接を行うので、表情だけではなく雰囲気も読み取りづらくなってしまいます。そのため、面接評価が難しいと感じる面接官も少なくありません。

求職者側も似たような不安を抱えています。オンライン面接では職場の雰囲気が掴めないため、入社へのモチベーションが湧きにくいという声も聞かれます。

2つ目は、通信環境に左右されることがデメリットとして挙げられます。

ネット環境が悪い場合は、画面の動きがカクカクしたり、音声がプツプツと途切れることがあります。うまくコミュニケーションが取れないストレスを感じたり、場合によってはやり取りに時間を要し、予定面接時間を大幅に上回ったりすることもあります。

ただし、通信環境が不安定になった場合でも、あらかじめ面接官がリカバリー方法を準備しておけば、慌てずに対応できます。オンライン面接に慣れていない方は、事前に入念に動作テストなどを行って、操作に慣れておくことをおすすめします。

オンライン面接前に準備したい4つのこと

まずはオンライン面接の前に必要な準備について解説します。

【1】オンライン面接ツールを導入する

オンライン面接に利用できるツールには、ZoomMicrosoft Teamsなどのweb会議全般に対応したタイプやBioGraphHARUTAKAなど採用面接に特化したタイプがあります。

採用面接に特化したツールには日程調整機能や応募者管理機能がついているのが特徴的です。いくつかのツールを機能面や費用面から比較し、自社に合ったツールを選んでください。

オンライン面接ツール比較表

オンライン面接の機能を比較した表がこちらです。

オンライン面接ツール比較表

オンライン面接ツールの選び方については「自社の採用活動に合うオンライン面接ツールの見極め方」で詳しく解説していますので、ぜひご活用ください。

【2】機材などを準備する

WEBカメラとマイクはパソコンに内蔵されていることが一般的ですが、面接官が複数いる場合は外付け周辺機器を準備するのが無難です。

面接官が1人の場合はマイク付きイヤホンやマイク付きヘッドホン(いわゆるヘッドセット)を利用すると周囲の雑音が入らないので、相手の声を聞き取りやすくなります。接続方法は無線(Wi-fi)よりも接続が安定している有線のほうがおすすめです。

また、うまく接続できているかを確認するため、事前に社内でテストをしてみましょう。
この際、上半身が画面内にきちんと収まるようにカメラとの距離・角度を調整することも忘れずに行ってください。

事前のテストでは、通信トラブルが起きたときの対処法も併せて考えておくと、もしものときに冷静に対応できるでしょう。

【3】環境を整える

オンライン面接は周囲の雑音が入りやすいため、会議室や応接室などの静かな環境を確保しましょう。

騒がしい執務スペースやパーテーションで区切られただけの接客スペースはおすすめできません。

また、表情が分からないと相手を不安にさせるため、暗い場所、逆光になる場所もNGです。
面接官を務める社員が自宅から対応する場合は、背景に私物が映り込む場所は避けましょう。

【4】求職者へ面接案内文を送る【例文あり】

面接の日程が決まったら、求職者に以下の内容を含む案内文を送りましょう。

・面接日程

・使用ツール

・接続方法(ログインURL・パスワード)

・オンライン面接の注意点

・緊急連絡先

「オンライン面接はスマホでもいいのか?」などよくある疑問にあらかじめ答えておくと、より親切です。以下に例文を示します。

◯◯様

株式会社◯◯ 人事担当の◯◯です。
本日は以前ご相談しておりました1次面接についてご案内いたします。

▼日時
○月○日(曜日)○~○時

▼使用ツール・接続方法
面接には「◯◯◯(ツール名)」を使用します。
お時間になりましたら、以下のURLにアクセスしてください。

URL:https://xxxxx.jp/123456789
パスワード:xxxxxxxxxx

▼事前に準備いただきたいこと
・カメラ・マイク機能が内蔵されているPC(スマホ、タブレットも可)
・安定したインターネット環境
※スマホ、タブレットを使用する場合は、顔と上半身が見える位置に固定してください。
※可能であれば、面接時に使用する機材・ツールを使用して事前にテストを行ってください。

▼準備しておくとより良いもの
・マイク付きイヤホン、またはマイク付きヘッドホン
・有線LANケーブル
※ネット環境の不具合によって途中で連絡が途絶えてしまう可能性があるため、有線LANケーブルの準備をおすすめしております。準備が難しい場合は、ルーターの近くやインターネットの電波が強い場所で面接を行っていただけると幸いです。

▼通信がつながらない・途中で途切れた場合について
1.パソコンを再起動したり、ツールに再ログインしたりしてみてください。
2.「1」でもつながらない場合は、以下の緊急連絡先に電話・メールしてください。

▼緊急連絡先
◯◯◯◯(担当者名)
000-000-000
◯◯@◯◯

オンライン面接について不安に思っていることなどございましたら、遠慮なくご連絡ください。
準備するものが多くお手数おかけしますが、〇〇様とお話できることを大変楽しみにしております。

それでは当日は何卒よろしくお願いいたします。

署名

オンライン面接中に気をつけたい5つのこと

対面に比べるとオンライン面接は声や表情が読み取りにくい分、お互いに不安になるもの。以下の5つに注意して進めるとよいでしょう。

【1】求職者が話しやすい雰囲気をつくる

「オンラインで自分の話が上手く伝わるか」と不安や緊張を感じている求職者も多くいるため、対面よりも丁寧にアイスブレイクを行い、話しやすい雰囲気をつくりましょう。

画面だけを見ていると、相手は「目が合わない」ように感じがちなので適度にカメラを見ること、そして何より笑顔を心がけることが大切です。
自社への親近感を抱いてもらうために、自社製品を見える場所に置く、自社のロゴが入ったTシャツを着るといったアイデアもあります。

また、面接開始の少し前に採用担当者につないでワンクッションをおいてから、面接官につなぐ方法もおすすめです。
求職者の緊張をほぐすだけでなく、万が一、スムーズに接続できなかったときに面接官の心象を悪くし評価が偏ってしまうリスクを防げます。

アイスブレイクで何を話せばいいの?【例文あり】

アイスブレイクとは、初対面の人同士が出会う時、緊張をときほぐすためのコミュニケーション手法です。

話題としては、面接官と求職者との共通点や求職者の出身地、天気などが挙げられます。

これまでの選考の感想を聞く(初面接の場合は説明会の感想など)こともおすすめです。
対面かオンラインかを問わず、政治や宗教、好きな本など個人の信条に関わる話題は、職業安定法遵守の観点で避けましょう。

・〇〇大学ご出身なんですね! 実は私もOBなんですが、◯◯教授はまだいらっしゃいますか?

・〇〇ご出身なんですね! 旅行で行ったことがあるんですが、いいところですよね。

・暑い日が続きますね! 移動する必要がないのはオンライン面接のいいところですよね。私も在宅勤務なので助かってます(笑)。

・これまでの選考はいかがでしたか? 弊社にどんなイメージを持ちましたか?

【2】はっきりゆっくり表情豊かに!

対面に比べオンライン面接は声が伝わりにくい傾向があるので、いつもよりはっきりゆっくり表情豊かに話すことを心掛けましょう。
必要に応じて身振り手振りなどのアクションをつけることもおすすめです。

【3】パソコン操作は控える

パソコン内蔵のマイクを使用している場合、メモを取るためにPCを使うとキーボードのタッチ音が相手に大きく響いてしまいます

威圧感を与えたり、「話を聞いてくれているのか」と相手を不安にさせたりするため、メモはノートや紙に取るようにしましょう。

【4】電子音が鳴るものは切っておく

オンライン面接ツール以外のアプリケーションやウィンドウはすべて閉じておきましょう

メールやメッセージが届いたときに通知音が相手に聞こえ、面接の妨げになる可能性があります。面接中に画面共有を予定している場合はなおさら気を付けてください。社外秘の情報などが誤って映らないように注意しましょう。

【5】終了後は速やかに退出する

オンライン面接終了後に企業側が退出しないでいると、求職者は面接官よりも早く退出するのはマナー違反になるのか、などと戸惑ってしまいます。

面接官側から終了の旨とお礼の挨拶を伝え、速やかに退出するようにしてください。
例えばZoomを使っている場合は、面接が終了したら画面右下の『退出する』をクリックし、『全員に対してミーティングを終了』をクリックして速やかに退出しましょう。

まとめ

コロナ禍でますますニーズが高まっているオンライン面接。

費用や利便性の面で企業、求職者の双方にメリットが大きいことから、今後はオンライン面接がスタンダードになっていく可能性があります。

自社に最適なオンライン面接ツールを利用し、オンライン面接ならではのポイントに気をつけながら、自社で活躍できる人材を見つけていってください。

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監修/中森規仁(中小企業診断士)

コピーライター、人事(採用担当)を経て、大手人材会社でディレクターとして、クリエイティブ企画や経営戦略にひもづいた人材採用・活用のコンサルティング業務などに従事。現在はIT企業勤務の傍ら、マーケティング・人材採用の領域を専門に中小企業支援を行っている。

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