採用（内定）通知の書き方ポイント
まずはじめに、応募者とのメールによるコミュニケーションで重要な、採用通知の書き方を解説します。
採用（内定）通知の書き方
採用通知は、原則、選考後の1週間以内で、なるべく早い段階に出すことが基本です。
応募者は、他社と併願して選考を進めていることが大半なため、選考から時間が空きすぎると、他社に決めたという理由で内定辞退につながる可能性があるからです。このような事態にならないよう、速やかに採用通知を出しましょう。
採用通知を書く際は、「箇条書きにする」「期日は明確に」「重要な点は強調する」など、簡潔に解りやすく記載するように心がけてください。
採用通知に盛り込むべき事項
採用を通知する際、内定承諾の期限や内定承諾書の返送方法など、付随して連絡すべき事項を通知する必要があります。
- 日付、応募者の宛名、社名・タイトル
- 選考参加のお礼
- 内定の通知
- 同封書類の内容・返送書類の提出期限
- 注意事項
- 入社日
- 連絡先・問い合わせ先
なお、応募者へ連絡する際、「〇〇株式会社 採用担当」とだけ名乗り、担当者の氏名を名乗らないケースがありますが、極力、担当者氏名を名乗るべきです。
応募者から見ると、誰が送ってくれているのかわからず、信頼関係の構築ができません。採用通知段階に限らず、応募者とコンタクトする際は、信頼関係を構築するため、できる限り担当者名を名乗ることが望ましいでしょう。
自社の熱意、こだわりを加える
不特定多数の応募者と連絡をとる採用メールは、大量のメールを裁かなければならず、事務的になりがちです。
全てのメールに個別のメッセージを送ることは困難ですが、選考結果の連絡の際、入社を動機づけるメッセージを沿えるなど、ひと手間加えるだけで応募者の印象は大きく変わります。「あなたの〇〇能力は、当社の〇〇事業の発展に大きく貢献できると期待しています」など、テンプレートを作成しておくことも有用です。
電話連絡の併用も効果的
メールの文面だけでは、応募者の本音が解りにくいことが一般的です。
電話連絡で直接応募者の声を聞くことで、採用通知を受け取ったときの応募者の感情が解るほか、企業側の思いを伝えやすくなります。
また、応募者が他社を併願している場合、事情に鑑みて内定承諾の期限を調整するケースもあるため、電話連絡のほうがスピーディーに対応できるメリットもあります。
【企業側】採用メールの例文テンプレート
ここでは、採用通知メールの例文を紹介します。（）部分を適宜、自社や応募者の名前、必要事項に変えて活用してください。
採用通知のメール文【新卒】
件名：選考結果のご連絡（社名）採用通知
（応募者名）様
（社名）の（採用担当者名）と申します。
先日は、当社の（最終面接または採用試験など）にお越しいただき、誠にありがとうございました。
厳選なる審査の結果、（応募者名）様を当社社員として採用させていただくことになりました。
つきましては、入社にあたって必要となる書類を本日郵送いたしますので、ご確認・ご記入いただき、◯月◯日までに同封した返信用封筒にてご返送くださいますよう、お願いいたします。
◆郵送した書類
・（入社承諾書）
・（誓約書）
◆ 注意事項
・期限以内に提出いただけなかったり、提出物の不備・履歴の詐称など虚偽の事実が発覚したりした場合は、採用を取り消すことがございます。
・入社承諾の確認が取れ次第、入社手続きを進めます。
早速ですが、◯年◯月◯日に内定者研修、◯年◯月◯日に入社式の実施を予定しております。
のちほど詳しい内容をメールにてご連絡いたしますので、楽しみにお待ちくださいませ。
ご不明な点等ございましたら、（採用担当者名・電話番号）までに
お気軽にお問い合わせください。
（応募者名）様とお会いできることを、社員一同大変うれしく思っております。
どうぞよろしくお願いいたします。
※署名・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
（会社名）
（所属部署）
（担当者名）
（電話番号・メールアドレス）
（会社の住所）
採用通知のメール文【中途】
件名：選考結果のご連絡（社名）採用通知
（応募者名）様
（社名）の（採用担当者名）と申します。
先日はお忙しいところ、当社の（最終面接または採用試験など）にお越しいただきまして誠にありがとうございました。
選考の結果、（応募者名）様を当社社員として採用することに決定いたしました。
入社承諾書を郵送いたしましたので、必要事項をご記入・押印の上、◯月◯日までにご返送くださいますよう、お願いいたします。
※期限以内に提出いただけなかったり、提出物の不備・履歴の詐称など虚偽の事実が発覚したりした場合は、採用を取り消すことがございます。
（応募者名）様に入社いただけることを、社員一同大変うれしく思っております。
ご不明な点等ございましたら、（採用担当者名・電話番号）までお問い合わせくださいませ。
メールにて恐縮ですが、ご連絡申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
※署名・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
（会社名）
（所属部署）
（担当者名）
（電話番号・メールアドレス）
（会社の住所）
内定者フォローに関してはこちらの資料で実施例をご紹介しておりますので、ぜひダウンロードしてみてください。
採用通知のメール文【アルバイト】
件名：選考結果のご連絡（社名）採用通知
（応募者名）様
（社名）の（採用担当者名）と申します。
先日はお忙しいところ、当社の（最終面接または採用試験など）にお越しいただきまして誠にありがとうございました。
選考の結果、（応募者名）様をアルバイト従業員として採用することに決定いたしました。
入社日は◯年◯月◯日を予定しておりますが、いかがでしょうか。
◯月◯日までにお電話もしくはメールでご連絡いただけると幸いでございます。
ご都合が悪い場合はご連絡くださいませ。調整いたします。
（応募者名）様と一緒に働けることを、社員一同うれしく思います。
何卒よろしくお願いいたします。
※署名・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
（会社名）
（所属部署）
（担当者名）
（電話番号・メールアドレス）
（会社の住所）
【項目別】採用通知メールの書き方徹底解説
前章で例文を紹介しましたが、ここでは採用通知メールの書き方をあらためて解説します。
【1】件名
例）「選考結果のご連絡（社名）採用通知」
件名は受信者が最初に見る部分です。曖昧な表現になってしまうと、重要度の低いメールだと思われて読んでもらえない可能性もあるため、採用を知らせるメールだということが明確に伝わるようにしましょう。
【2】応募者の名前
例）「（応募者名）様」
本文の冒頭に応募者の名前をフルネームで書きます。応募者が多く、通知メールをたくさん出さなければいけない場合は、送り先の名前の間違いにご注意ください。採用となった応募者の名前と不採用になった応募者の名前を間違えてしまわないよう、しっかりとリストなどを確認しながらメールを作成しましょう。
【3】名前・挨拶
例）「（社名）の△△と申します。先日は、当社の社員採用試験（最終面談）にお越しいただき、誠にありがとうございました」
社名・採用担当者（メールの送り主）の名前を述べ、採用試験や面接を受けてくれたことについてのお礼を綴ります。
応募者がさまざまな会社の採用試験を受けている可能性もあるため、会社名や担当者名を明記することは必須です。
【4】選考結果
例）「厳選なる審査の結果、（応募者名）様を当社社員として採用することが決定いたしました」
採用に至ったことを簡潔に伝えます。
【5】今後の手続き
例1）「入社（内定）承諾書を郵送いたしましたので、必要事項をご記入・押印のうえ、○月○日までにご返送くださいますようお願いいたします。ご不明点がありましたら、（担当者名・電話番号）までご連絡ください」
例2）「◯月◯日の入社日に手続きをおこないますので、写真付きの身分証明書、雇用保険被保険者証、給与振込口座がわかるもの（通帳やキャッシュカード）、マイナンバーカードをお持ちになってください。ご不明点がありましたら、（担当者名・電話番号）までご連絡ください」
例3）「入社に際して、雇用条件や入社日に関するミーティングをWeb（または対面）でおこないたいと考えております。つきましては、来週のご都合のよい日をいくつかご提示いただけますでしょうか」
入社時に必要になる書類や入社までのスケジュールは会社によってさまざまです。手続きの内容に合わせて必要事項を明記します。また、不明点があった場合の問い合わせ先や担当者名も記載が必要です。
なお、入社前の打合せなどについてはWebでおこなうことが効率的ですが、自社の状況に合わせて、Webか対面かを決定して実施しましょう。
【6】結びの挨拶
例1）「（応募者名）様を迎えられることを、社員一同大変うれしく思っております。まずはメールにて恐縮ですが、ご連絡申し上げます。どうぞよろしくお願いいたします」
例2）「この度、多数の企業のなかから当社に応募いただきましたことを心より感謝いたします。メールにて恐縮ですが、取り急ぎご連絡申し上げます」
結びの挨拶で、応募者が入社してくれることに関する喜びや感謝を表現するようにしましょう。自社の印象アップ効果や、内定辞退を防ぐフォローの意味もあります。
不採用通知の書き方で留意すべきこと
次に、不採用通知の書き方で留意すべきことを解説します。
不採用通知の書き方
不採用通知は、採用通知以上に気を配る必要があります。
将来的に、応募者が自社の顧客や取引先になるなど、接点ができることもあるため、不誠実な通知を送るべきではありません。近年では、SNSに書き込まれるなど、自社の採用活動に悪影響を及ぼす可能性があります。誠実な対応を心がけてください。
選考を受けてくれたことへの感謝、応募者の今後の活躍をお祈りするなど、気遣いを伝えることはもちろん、選考において評価したことなどを沿えるとより好印象です。
不採用通知に記載すべきこと
不採用の通知をする際、不採用の旨だけでなく、合わせて連絡すべき事項があります。
特に、受理した選考書類の取り扱いなども忘れずに伝えることが必要です。
- 日付、応募者の宛名、社名・タイトル
- 選考参加のお礼
- 選考の結果
- 受理した選考書類の取り扱い
- 連絡先・問い合わせ先
不採用理由の通知は企業の判断で
なぜ自分が不採用なのか聞かれることもあるでしょう。その理由を知ることにより、次へのステップに向かって改善できるからです。
不採用の理由には、「能力が足りない」「自社の価値観に合わない」といった適性面のほか、「能力が高すぎて自社にそぐわない」「ポジションが埋まってしまった」など、適性外の理由もあります。こうした適性外の理由で不採用となった場合、応募者の大半は不採用理由に合点がいかないケースが大半でしょう。
不採用の理由を明示する義務はありませんが、適性外の理由で不採用とした場合には、可能な範囲で理由を伝えることも考えられます。ただし、合理的な理由でないと問題に発展する恐れもありますので、不採用理由の要否は細心の注意を払って判断しましょう。
【企業側】不採用メールの例文テンプレート
次に不採用通知メールの例文を紹介します。（）を自社や応募者の名前、必要事項に変えて活用してください。
書類選考で不採用となった場合のメール文
件名：書類選考結果のご連絡（社名）
（応募者名）様
（社名）の（採用担当者名）と申します。
先日は、当社の（書類選考または応募フォームなど）にご応募いただき、誠にありがとうございました。
応募内容について慎重に審議いたしましたところ、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご期待に応えられず恐縮ですが、ご了承くださいますようお願いいたします。
今回の求人にご応募いただき、選考にご参加いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。
末筆ではございますが、（応募者名）様のご健康とご活躍を、弊社一同心よりお祈り申し上げます。
※署名・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
（会社名）
（所属部署）
（担当者名）
（電話番号・メールアドレス）
（会社の住所）
面接で不採用となった場合のメール文
件名：選考結果のご連絡（社名）
（応募者名）様
（社名）の（採用担当者名）と申します。
先日は、当社の（面接または採用試験など）にお越しいただき、誠にありがとうございました。
選考結果について慎重に審議いたしましたところ、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご期待に応えられず恐縮ですが、ご了承くださいますようお願いいたします。
今回の求人にご応募いただき、選考にご参加いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。
末筆ではございますが、（応募者名）様のご健康とご活躍を、弊社一同心よりお祈り申し上げます。
※署名・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
（会社名）
（所属部署）
（担当者名）
（電話番号・メールアドレス）
（会社の住所）
【項目別】不採用通知メールの書き方徹底解説
不採用通知メールは、応募者からの自社の印象を大きく左右することがあるため、慎重に書くようにしましょう。無礼な文面や誠意のない文面は、自社のイメージを悪化させます。今回は不採用だったとしても、その応募者が将来的に取引先や関連会社に就職して自社と接点ができる可能性もありますし、今後事業を拡大した際の求人募集に再度応募してくれることも想定されます。そのため、失礼がないように配慮することが大切です。
基本的には採用通知メールと同じ構成ですが、不採用通知メールの場合は「今後の手続き」の代わりに「エクスキューズ」という項目が入ります。
【1】件名
例）「選考結果のご連絡（社名）」
採用通知メールでは件名に「採用通知」と入れ、件名を見ただけで採用の可否がわかるようにしますが、不採用通知メールの場合は中立的に「結果の連絡」と記述するようにしましょう。
【2】応募者の名前
例）「（応募者名）様」
採用通知メール同様、本文の冒頭に応募者の名前をフルネームで書きます。
【3】名前・挨拶
例）「（社名）の△△と申します。先日は、当社の社員採用試験（最終面談）にお越しいただき、誠にありがとうございました」
こちらも採用通知メールと同じく、社名・採用担当者（メールの送り主）の名前、採用試験や面接を受けてくれたことについてのお礼を綴ります。
【4】選考結果
例1）「選考結果につきまして、社内で慎重に検討いたしましたところ、誠に残念ながら貴意に沿いかねる結果となりました」
例2）「慎重に検討をいたしました結果、誠に残念ながら、この度は採用を見送らせていただくこととなりました」
例3）「慎重に検討をいたしました結果、弊社では（応募者名）様のご希望に沿うことが難しいと判断し、採用を見送らせていただくこととなりました」
不採用であることはわかりやすく示す必要がありますが、相手の心情に配慮しながら丁寧な姿勢で伝えることを心がけてください。
【5】気遣い・感謝
例1）「ご希望に添えず恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。お預かりしました応募書類につきましては、責任を持って処分させていただきます」
例2）「今回は予想を上回る多数の応募があり、大変苦慮したうえでの決定でございます。どうぞご了承くださいませ。応募書類は、こちらで責任を持って処分させていただきます」
例3）「ご応募をいただきながら、このようなご返事を差し上げるのは心苦しい限りですが、悪しからずご了解くださいますようお願い申し上げます。いただいた応募書類を同封させていただきますので、ご査収ください」
不採用となったものの、多数の会社のなかから自社にエントリーしてくれた応募者に対する感謝や気遣いを記載します。さらに、履歴書などは個人情報保護法に基づいて取り扱う必要があるため、応募書類は処分するのか、それとも返却するのかについても明記すると、より丁寧な印象になります。
【6】結びの挨拶
例1）「メールにて大変恐縮ではございますが、結果のご報告とさせていただきます。末筆ながら、（応募者名）様の今後のご活躍とご健勝をお祈りしております」
例2）「末筆ながら貴殿におかれましては、今後ますますご健勝、ご活躍されますことを心よりお祈りしております」
最後に結びの挨拶を入れます。
メール例文テンプレート利用時に注意しておきたいこと
実務上、採用メールにテンプレートを活用するケースが大半です。ナビサイトのシステムでも、テンプレートの仕組みが多く装備されているため、テンプレートを利用する際は、次の点に留意してください。
自社にあった文書表現に合わせる
一般的なテンプレートのまま利用してしまうと、自社のイメージに合わない文面になることもあります。
自社にあった文書表現に統一するため、言い回しや表現など全体を見直し、統一感のある文書を心がけてください。フランクな表現にするなど、応募者が親近感を持てるようにすることも有効でしょう。
宛名や学校名・企業名の記入をし忘れない
テンプレートを作成する場合、応募者の学校名・企業名や宛名を「〇〇大学〇〇学部」「〇〇株式会社」「〇〇様」など、フォーマットとして登録するケースが一般的です。
この「〇〇」の部分をメンテナンスせず、そのまま送付してしまうと「テンプレートを使っている」ことがあらわになり、心象が悪くなります。宛名や学校名・企業名の記入をし忘れないように、送付前に必ず確認をしましょう。
応募者毎にアレンジを加える
採用メールにテンプレートを用いると、画一的な文書になり、応募者に気持ちを伝えることが難しいこともあるでしょう。しかし、応募者毎に個別の文書を作成するには、負担が大きくなります。
たとえば、応募者を評価した理由として「あなたの◯◯のご経験は、当社の◯◯職としてご活躍いただけると判断しています」といったテンプレートを準備し、応募者個人に向けたメッセージを発信することが効果的です。
採用通知メールで変わる企業の印象
メールは対面や電話と違って時間を気にせず、文章が残る点で便利な手段といえます。
しかし応募者の感情が読み取れないというデメリットがあるため、有望視する応募者の場合はメールだけでなく、対面や電話でのフォローを組み合わせることをおすすめします。入社への動機付けができるだけでなく、仮に応募者が入社への迷いを感じている場合であっても、フォローするなどの行動が取れるからです。
その前提を置きつつ、メールでの採用通知で気をつけたいポイントを紹介します。メールの文面ひとつで企業の印象が変わることもあるため、参考にしてください。
返信スピードに気を配る
メールは時間を気にせず送信できる点がメリットですが、応募者から返信があった際は速やかなレスポンスを心がけてください。
応募者側からすると採用通知メールは、よくも悪くも緊張感が高まるものです。採用へのお礼や今後への質問などの返信が届いたら、間延びさせないタイミングでレスポンスするようにしてください。他業務があり今すぐ返信できない場合や、即答が難しい質問が来た場合であっても、まずは「返信ありがとうございます。〇〇な理由でのちほど返信します」など、なんらかの反応、および返信の見通しを伝えるようにしましょう。
またスピードやライトなフォローとして、昨今は「SMS（ショートメッセージサービス）」も効果的な手段です。ただし文字数制限があるため、メールの補完的な位置づけとして活用してください。
メール文から伝わる人柄
事務的になりがちなメールですが、採用を伝えるときは人間味や人柄が出るような演出も必要です。採用通知は本人を奮起させ、入社への動機付けをする絶好のチャンスだからです。
必要な連絡事項以外に、選考で評価されたポイントや入社にあたっての期待などを適度に伝えると、本人のモチベーションが上がりやすくなります。その他、入社にあたって不明点や疑問点はないか？など応募者の心情をおもんぱかるような一文を添えると、万が一の内定辞退などにも対処できる可能性が上がります。
ただし親しみを感じさせようとするがあまり、必要以上にくだけた文面や馴れ馴れしい態度はNGです。あくまでビジネスパーソンとしての節度を保ちつつ、本人の感情に寄り添ったコミュニケーションを心がけてください。
採用通知のQ＆A
最後に、採用通知に関するQ＆Aを紹介します。
採用通知はいつまでにするべき？
採用通知は、面接日から3日後から遅くとも1週間以内におこないましょう。それより遅くなってしまうと、応募者は不採用だと思い、別の会社へのエントリーや入社を決めることもあります。応募者はできる限り早く選考結果を知りたいと思っているため、もし面接当日に採用が決まった場合はすぐに連絡してもかまいません。
連絡の時間帯はいつ頃がベスト？
メールの場合は、自社の就業時間内であれば問題ありません。ただ、採用通知メールを見た応募者が不明点などをなるべく早く問い合わせたいと考える場合もあるため、午前中など早めの時間帯がベターです。電話でのフォローを組み合わせる際も、午前中にメールを出せば当日中に電話をおこなうこともできます。
電話での応対に関してもこちらの資料で基本フレーズなどをご紹介しております。ご参考ください。
まとめ
採用・不採用を通知する際には、大前提として合否がわかりやすいことがポイントです。ただしセンシティブな連絡なので、応募者の立場を考えた配慮を欠かさないことも重要になります。ポイントを押さえて、メールで良好なコミュニケーションを取るようにしましょう。
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採用課題を解決に導く採用戦略構築のポイント
採用活動においても、パフォーマンスの要となるのは「戦略」の設計です。 コンサルティングサービス「採活力」は、貴社に最適な採用コミュニケーションを設計し、採用活動を成功へと導きます。
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監修／中森規仁（中小企業診断士）
コピーライター、人事（採用担当）を経て、大手人材会社でディレクターとして、クリエイティブ企画や経営戦略にひもづいた人材採用・活用のコンサルティング業務などに従事。現在はIT企業勤務の傍ら、マーケティング・人材採用の領域を専門に中小企業支援を行っている。
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