採用・不採用メールの作り方　電話の場合も【例文付き】 COLUMN

採用通知メールの書き方・例文

まずは採用通知メールの書き方と例文から紹介していきます。

採用通知メールの構成

採用通知メールは以下の項目で構成されます。

【1】件名

例）「選考結果のご連絡（社名）採用通知」

件名は受け手が最初に見る部分です。曖昧な表現になってしまうと、重要度の低いメールだと思われて読んでもらえない可能性もあるため、採用を知らせるメールだということがしっかりとわかるようにしましょう。

【2】応募者の名前

例）「○○　○○様」

本文の冒頭に応募者の名前をフルネームで書きます。応募者が多く、採用・不採用通知メールをたくさん出さなければいけない場合は、採用となった応募者の名前と不採用になった応募者の名前を間違えてしまうこともありますので、しっかりとリストなどを確認しながらメールを作成しましょう。

【3】名前・挨拶

例）「（社名）の△△と申します。先日は、当社の社員採用試験（最終面談）にお越しいただき、誠にありがとうございました」 

社名・採用担当者（メールの送り主）の名前、採用試験や面接を受けてくれたことについてのお礼を綴ります。
応募者がさまざまな会社の採用試験を受けている可能性もあるので、どの会社の誰からのメールなのかを明記することは必須です。

【4】選考結果

例）「厳選なる審査の結果、○○様を当社社員として採用することが決定いたしました」

採用に至ったことを簡潔に伝えます。

【5】今後の手続き

例1）「入社承諾書を郵送いたしましたので、必要事項をご記入・押印の上、最終学校卒業証明書、健康診断書と一緒に○月○日までにご返送くださいますようお願いいたします。ご不明点がありましたら、（担当者名・電話番号）までご連絡下さい」

例2）「○月○日の入社日に手続きを行いますので、写真付きの身分証明書、年金手帳、雇用保険被保険者証、給与振込口座がわかるもの（通帳やキャッシュカード）、マイナンバーカードをご持参ください。ご不明点がありましたら、（担当者名・電話番号）までご連絡下さい」

例3）「入社に際して、雇用条件や入社日に関するミーティングを弊社にて行いたいと考えております。つきましては、来週のご都合の良い日をいくつかご提示いただけますでしょうか」

今後の手続きは、こちらから入社に際して必要になる書類を郵送して応募者に期日までに返送してもらうパターンや、入社日に手続きを行うパターン、入社前にスケジュールや待遇などに関するミーティングを行うパターンなど、会社によってさまざまです。手続きの内容に合わせて必要事項を明記します。また、不明点があった場合の問い合わせ先や担当者名も忘れずに書きましょう。

【6】結びの挨拶

例1）「新たな人材を迎えられることを、社員一同大変嬉しく思っております。まずはメールにて恐縮ですが、ご連絡申し上げます。どうぞよろしくお願いいたします」

例2）「この度、多数の企業の中から当社に応募頂きましたことを心より感謝いたします。メールにて恐縮ですが、取り急ぎご連絡申し上げます」

結びの挨拶で、応募者が入社してくれることに関する喜びや感謝を表現することは、自社の印象アップ効果や、内定辞退を防ぐフォローの意味もあります。

空欄を埋めるだけでOK！ 採用通知メールの例文

以下は採用通知メールの例文です。（）を自社や応募者の名前、必要事項に変えて活用してください。

件名：選考結果のご連絡（社名）採用通知

（応募者名）様

（社名）の（採用担当者名）と申します。
先日は、当社の（最終面接または採用試験など）にお越しいただき、誠にありがとうございました。

選考の結果、（応募者名）様を当社社員として採用することに決定いたしました。

つきましては、入社にあたって必要となる書類を本日郵送いたしますので、ご確認・ご記入いただき、○月○日までに同封した返信用封筒にてご返送くださいますようお願いいたします。

ご不明な点等ございましたら、（採用担当者名・電話番号）までお問い合わせください。

（応募者名）様に入社いただけることを、社員一同大変嬉しく思っております。

メールにて恐縮ですが、ご連絡申し上げます。

どうぞよろしくお願いいたします。

※署名・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

（会社名）
（所属部署）
（担当者名）
（電話番号・メールアドレス）
（会社の住所）

不採用通知メールの書き方・例文

続いて不採用通知メールの書き方です。採用通知と違う点はどこなのかをみていきましょう。

不採用通知メールは自社の印象を左右する

不採用通知メールは、応募者が持つ自社の印象を大きく左右することがあります。無礼な文面や誠意のない文面は、自社のイメージを悪化させます。不採用だったとしても、その応募者が今後取引先や関連会社に就職して接点ができる可能性もありますし、今後事業を拡大した際に再度求人に応募してくれるかもしれません。そのため、失礼のないように配慮することが大切です。

不採用通知メールの構成

基本的には採用通知メールと同じ構成ですが、不採用通知メールの場合は「今後の手続き」の代わりに「エクスキューズ」という項目が入ります。

【1】件名

例）「選考結果のご連絡（社名）」
採用通知メールでは件名に「採用通知」と入れ、件名を見ただけで採用の可否がわかるようにしますが、不採用通知メールの場合はその必要はありません。

【2】応募者の名前

例）「○○　○○様」
採用通知メール同様、本文の冒頭に応募者の名前をフルネームで書きます。

【3】名前・挨拶

例）「（社名）の△△と申します。先日は、当社の社員採用試験（最終面談）にお越しいただき、誠にありがとうございました」

こちらも採用通知メールと同じく、社名・採用担当者（メールの送り主）の名前、採用試験や面接を受けてくれたことについてのお礼を綴ります。

【4】選考結果

例1）「選考結果につきまして、社内で慎重に検討いたしましたところ、誠に残念ながら貴意に沿いかねる結果となりました」

例2）「慎重に検討をいたしました結果、誠に残念ながら、この度は採用を見送らせていただくこととなりました」

例3）「慎重に検討をいたしました結果、弊社では○○様のご希望に沿うことが難しいと判断し、採用を見送らせていただくこととなりました」
不採用であることを丁寧にわかりやすく伝えます。

【5】エクスキューズ

例1）「ご希望に添えず恐縮ですが、何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。お預かりしました応募書類につきましては、責任を持って処分させていただきます」

例2）「今回は予想を上回る多数の応募があり、大変苦慮した上での決定でございます。どうぞご了承くださいませ。応募書類は、こちらで責任を持って処分させていただきます」

例3）「ご応募をいただきながら、このようなご返事を差し上げるのは心苦しい限りですが、悪しからずご了解くださいますようお願い申し上げます。頂いた応募書類を同封させていただきますので、ご査収ください」
エクスキューズとは、弁明や弁解をするという意味です。エクスキューズを入れることは、不採用となったものの、たくさんの会社の中から自社にエントリーしてくれた応募者に対する感謝や気遣いでもあります。さらに、履歴書などは個人情報保護法に基づいて取り扱う必要があるため、応募書類は処分するのか、それとも返却するのかについても明記すると、より丁寧な印象になります。
こちらも採用通知メールと同じく、社名・採用担当者（メールの送り主）の名前、採用試験や面接を受けてくれたことについてのお礼を綴ります。

【6】結びの挨拶

例1）「メールにて大変恐縮ではございますが、結果のご報告とさせていただきます。末筆ながら、○○様の今後のご活躍とご健勝をお祈りしております」

例2）「末筆ながら貴殿におかれましては、今後ますますご健勝、ご活躍されますことを心よりお祈りしております」
最後に結びの挨拶を入れます。

不採用通知メールの例文

以下は不採用通知メールの例文です。（）を自社や応募者の名前、必要事項に変えて活用してください。

件名：選考結果のご連絡（社名）

（応募者名）様

（社名）の（採用担当者名）と申します。
先日は、当社の（面接または採用試験など）にお越しいただき、誠にありがとうございました。

選考結果について慎重に審議いたしましたところ、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご期待に応えられず恐縮ですが、ご了承下さいますようお願いいたします。

今回の求人にご応募いただき、選考にご参加いただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。

末筆ではございますが、（応募者名）様のご健康とご活躍を、弊社一同心よりお祈り申し上げます。

※署名・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

（会社名）
（所属部署）
（担当者名）
（電話番号・メールアドレス）
（会社の住所）

電話で採用結果を伝える際のポイント【テンプレ―トつき】

続いて、電話で採用結果を伝える場合のポイントについて解説していきます。

採用結果を伝える3ポイント

【1】応募者の都合に配慮する

電話で採用結果を伝える場合、応募者が電話できる状態かどうか確かめることが必要です。最近では、自宅の固定電話ではなく携帯電話を自分の連絡先としている人がほとんどです。そのため、採用通知の電話をかけた際、応募者は外出先にいて落ち着いて会話ができない、騒音で会話が聞き取りにくいという状況であることも考えられます。

応募者が電話に出たら、まずは「（会社名）の○○と申します」と名乗り、「今、お電話よろしいでしょうか？」と状況を伺いましょう。もし応募者が電話に出ず、留守番電話に切り替わった場合は、採用に関する連絡の電話であることと、再度連絡するというメッセージを残しましょう。なお、採用の可否については留守番電話では触れず、電話がつながった時に伝えます。

【2】はっきり情報を伝える

電話は対面で話すのと比べてどうしても声が聞き取りにくくなり、聞き間違いが起こりやすいため、いつも以上にはっきりと話すことを心がけましょう。特に聞き間違いが多いのは、日程や番号などの数字や、BとD、NとMなど似た発音の多いローマ字です。聞き間違いに気づかないまま話が進んでしまうこともあるので、電話で採用通知をした後に、改めてメールを送るなどの対策をしましょう。

【3】次に取るべき行動を説明する

採用に至ったことを応募者に告げたら、次にどうすべきかをわかりやすく説明します。その場で入社の意思が確認できた場合は、入社日や入社手続きの日程や方法のすり合わせを行います。そうでない場合は、○月○日までに電話またはメールにて入社の意思を連絡してほしいという旨を伝えます。

採用の場合のテンプレート

（会社名）の○○です。
（応募者名）様の携帯電話でよろしいでしょうか？

ただ今、お電話よろしいでしょうか？

この度は、当社の採用選考にお越しいただき、誠にありがとうございました。

厳選なる審査の結果、（応募者名）様を正社員として採用することになりました。
つきましては、○月○日までに入社していただけるかどうかをお電話あるいはメールにてご連絡いただけますでしょうか？

（入社の意思が確認できた場合）
ありがとうございます。では入社手続きのために来社していただきたいのですが、来週のご都合はいかがでしょうか？

お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。

採用通知のQ&A

最後に、採用通知に関するQ&Aを紹介します。

採用通知はいつまでにするべき？

採用通知は、面接日から3日後～遅くとも1週間以内に行いましょう。それより遅くなってしまうと、応募者は不採用だと思い、別の会社へのエントリーや入社を決めることもあります。応募者はできる限り早く選考結果を知りたいと思っているので、もし面接当日に採用が決まった場合はすぐに連絡してもかまいません。

連絡の時間帯はいつ頃がベスト？

電話での採用通知は午前中のうちに行いましょう。午前中のうちに行えば、もし応募者が電話に出なかった場合でも午後や夕方にかけ直すことが可能です。また、応募者がお昼休みなど都合の良いタイミングで折り返しの電話をくれることもあります。
メールの場合は、自社の就業時間内であれば問題ありません。ただ、採用通知メールを見た応募者が不明点などをなるべく早く問い合わせたいと考える場合もあるので、電話同様午前中など早めの時間帯がベターです。

メール・電話、どちらが良い？

採用通知は、できる限り対面または電話といった応募者の感情が汲み取れる方法で行い、その後、入社手続きの日程などの確認事項についてメールするのがおすすめです。

メールによる採用通知は、電話ほど時間帯を気にする必要もなく、文章として残るという意味では便利ですが、採用を知った応募者の感情が見えません。一方、電話などで会話して応募者の反応を伺うことは、内定辞退に気づくことや入社の動機付けにつながります。内定辞退に気づいた場合、その後のフォローで回避できることもあるため、特に有望な応募者については必ず電話で採用通知をしましょう。

また、採用することがほぼ決まっていて、最終面接で入社の意思を確認するだけといった場合は、面接終了後に社長自ら応募者に採用することを伝えたり、OBや面談で関わった先輩社員が入社を歓迎する声がけをしたりする方法もあります。こちらも入社の動機付けとして効果的です。

まとめ

採用・不採用を通知する際には、わかりやすい内容を心がけ、応募者の立場を考えた配慮を欠かさないことが重要です。ポイントを抑えて、採用活動をスムーズに進めていきましょう。