【例文・件名付き】スカウトメールの返信率を上げるポイント COLUMN

公開日:2019.12.05

更新日:2021.06.29

【例文・件名付き】スカウトメールの返信率を上げるポイント

狙った人材に直接アプローチできるため注目が集まっているスカウトメール。ターゲットとの1対1のコミュニケーションとして取り入れたいものですが、現実には返信率の低さに悩む採用担当者は少なくありません。

今回は、スカウトメールの返信率を上げるポイントを例文とともに解説します。

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目次

スカウトメールとは?

スカウトメールとは、企業自ら求職者に対してメールで直接アプローチする採用手法です。少子高齢化による働き手不足が懸念される中で、自社が求める人材や優秀な人材に直接アプローチできるため注目されています。

スカウトメールが有効な状況

スカウトメールは、求人を出しても応募が集まりにくいときや短期間で人材を集めたいときに特に効果的です。これらが有効な理由を紹介します。

求人を出しても応募が集まりにくい

求人を出しても応募が集まりにくいときに、企業側からスカウトメールを送ると応募件数を増やせます。例えば、医療機関や建築関係などの専門職は人手不足のため応募が集まりにくい状況です。他にも、知名度が低い職種などは、求人広告を出しても検索されない可能性が高く、応募が0件というケースもあり得ます。スカウトメールを活用すれば人材募集していることをターゲットにアピールできるため、応募件数増加につながります。

短期間で人材を集めたい

社内で欠員が出てしまい、すぐに人材を獲得したい状況のときもスカウトメールは有効です。スカウトメールは条件に当てはまる人材に直接アプローチできます。通常の採用では、ターゲットからの応募があるまで待ち続ける必要がありますが、スカウトメールで企業側からアプローチすれば素早く選考をスタートできます。

返信率UP!スカウトメールの例文

まずは、ターゲットから返信してもらいやすくなるスカウトメール例文を紹介します。件名も返信率アップにつながる重要な要素ですので、併せてチェックしてみてください。

※例文に登場する企業名、人物名等は架空のものであり、実在するいかなる企業や個人との関連性はありません。

新卒(未経験者)向け

新卒採用や未経験者採用でスカウトメールを実施するときの例文を紹介します。

◆ターゲット像

  • 大学3年生(男性)/就活中
  • 経済学部で行動経済学を専攻しており、勉強を役立てられる仕事を希望
  • 「サービス」よりも「モノ」を扱いたい
  • 安定志向で、教育制度の充実度を重視
  • 飲料メーカー業界に興味があり、ビジネスコンテスト参加経験がある

◆件名

経済の知識を生かして、株式会社ドリンク飲料(東証一部上場)でマーケティングに取り組みませんか?

◆本文

A様

はじめまして。株式会社ドリンク飲料 人事部の佐藤と申します。

A様のご経歴を拝見したところ、大学で消費者行動について勉強されており、当社のマーケティング事業で活躍していただけると感じ、ご連絡いたしました。

昨年参加されたビジネスコンテストの事業計画書では、消費者のニッチなニーズをいかに取り上げ訴求するかの考察があり、先日ローンチしたプロジェクトにマッチすると考えております。

─────────────────────

■入社後の流れ

3ヶ月間の全社研修の後、配属後は指導担当の先輩社員と一緒に業務に取り組んでいただきます。A様には、新商品開発プロジェクトに入っていただき、マーケティング部企画開発課の先輩社員たちと一緒に、ペットボトル飲料の売り上げを促進するための仕掛けを作ってほしいと思っています。

入社年、3年後、5年後と段階的な研修を行っていますので、順調にスキルアップできる環境が整っています。毎年の社内公募で、ビジネスのアイデアを形にするチャンスもあります!

■東証一部上場の安定企業! 株式会社ドリンク飲料について

当社はお客様の生活にうるおいを与えることをモットーに、10年連続売上増、緑茶飲料ではシェアNo.1を獲得しています。堅実かつ大胆な挑戦に取り組む社風です。

より詳しくは、当社採用サイトをご覧ください。

─────────────────────

まずはお互いに理解を深めたく、説明会にご参加いただけますと幸いです。
このページから参加申込ができますので、お気軽にお越しください。

→プレエントリーはこちら
→説明会参加はこちら

また、選考や就職活動について不安がございましたら、このメールや説明会で遠慮なくご質問ください。
A様のご参加を心よりお待ちしております!

(署名)

中途(経験者)向け

ここでは、20代の若手人材に対してスカウトメールを実施するときの例文を紹介します。

◆ターゲット像

  • 20代(女性)/転職を検討中
  • 専門学校卒業後、アパレル会社の販売職として就業中
  • 5年以上の店長経験あり
  • ファッションが好きで、業界、勤務地は変えたくない
  • 契約社員のため将来に不安を感じており、キャリアアップができる正社員に就職したい

◆件名

店長歴5年のB様へ|エリアマネージャーとしてご活躍しませんか【大阪/正社員】

◆本文

B様

はじめまして。
ファストファッショングループ 株式会社レディースファッションの鈴木と申します。
B様のプロフィールを拝見し、エリアマネージャー候補(正社員)として当社でご活躍いただきたく、ご連絡いたしました。

ファッション激戦区である大阪中心部で店長を5年ご経験されており、徹底した在庫管理による売上向上を達成、アルバイトも含めた人材育成に尽力された点に、大変感銘を受けております。

ぜひ、弊社で店長・エリアマネージャーとして、B様のリーダーシップを発揮していただけないでしょうか。

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■B様にお願いしたい業務■

入社後はまず、梅田店の店長として販売・マネジメント業務全般を担っていただきたく考えております。当社では店舗ごとの目標達成のため独自の予算も計上しており、活用は競合調査やスタッフの交流促進など、店長の裁量にお任せしております。

ゆくゆくはエリアマネージャーとして大阪エリアの売上管理や、スタッフの全体教育などをお願いしたいと考えております。

■求人情報■

職務内容:レディースファッション梅田店 店長
雇用形態:正社員
勤務時間:シフト制
待遇:月給◯万円~◯万円 ※能力、経験により優遇いたします
福利厚生:社保完備、社員割引など
キャリアステップ:勤続5年をめどに、エリアマネージャー就任を目指していただきます

→求人情報詳細はこちら
→会社情報はこちら

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キャリアステップや仕事内容など、より詳しくお伝えいたしたく、最寄りの店舗にてカジュアルな面談を設定させていただければと思います。まずはご都合のよい日を複数ご提示いただけますと幸いです。

御多忙中恐れ入りますが、ご連絡をお待ちしております。

(署名)

マネジメント、専門職向け

中途採用でも、経験豊富でマネジメントできる人材や専門的な知識や技術を持っている人材に対して送るスカウトメールの例文を紹介します。

◆ターゲット像

  • 40代(男性)/転職経験あり
  • 前職、現職ともに不動産業で、1社目は仲介、2社目は収益物件売買を経験
  • いずれも営業職で、現在は20~30代の部下が十数人
  • 市場のトレンドである中古住宅・リノベーション事業に関心がある
  • 仕事選びにおいて重視するのは、企業の将来性、給与、役職

◆件名

マネージャー層を求めています【営業部の管理職経験があるC様へ】

◆本文

C様

はじめまして。
住宅ストック株式会社 人事部の高橋と申します。

当社では中古住宅販売の事業拡大に伴い、マネージャーとしてご活躍いただける方を求めています。C様のご経歴を拝見したところ、巨額の物件を扱う収益物件事業にて、営業・マネジメント・後進の指導を兼務され、同時に過去最高の契約数を達成という素晴らしい実績をお持ちであり、ぜひ当社の事業を牽引いただきたく、ご連絡差し上げました。

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◆C様にお願いしたい業務◆

中古住宅販売事業部のリノベーションチームにて、営業管理職としてC様の売り上げ管理、部下の育成などのスキルを発揮いただきたく思います。
将来的には、事業部のマネージャーとして、経営戦略を推進いただくことも視野に入れております。

◆企業紹介◆

当社はリノベーション事業のパイオニアとして、創業以来30年間、中古住宅に付加価値を与えるサービスをワンストップで提供してまいりました。新築・戸建て住宅の供給が頭打ちになる中、ストック住宅市場はこの10年で3倍の規模に成長しており、当社の売上も順調に増加しております。
事業内容について詳しくは「当社ホームページ」もご覧ください。

◆待遇について◆

当社のマネージャー層の平均年収は800万円となっております。年齢やご経験、前職の給与を考慮し、当社規定により優遇いたします。

─────────────────────

興味をお持ちいただけましたら、こちらのメールにご返信ください。
選考においては、通常3回の面接を、管理職・役員面接(2回)にて実施させていただきます。

どうぞよろしくお願いいたします。

(署名)

◆ターゲット像

  • 30代(女性)/理学博士
  • ポスドクから大学附属の研究センターの研究員になった
  • 研究を続けたいが、アカデミックな研究所では任期付職員の求人がほとんどで将来が不安
  • 学生時代は化学と数学を中心に学んでおり、ビジネスにも興味がある

◆件名

D様へ|業界No.1シェアの化学メーカーで、研究とキャリアを両立しませんか?

◆本文

D様

はじめまして。
株式会社ケミカル化学 採用担当の田中と申します。

当社は燃料電池触媒の研究開発・生産で国内シェアトップを誇る化学メーカーです。
この度は生産体制強化に伴う開発促進のため、金属材料の専門家であるD様のお力を発揮いただきたくご連絡いたしました。D様のプロフィールや論文を拝読し、当社の開発事業にぴったりではないかと感じております。

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◆業務内容◆

研究開発部門金属材料センターにて、研究職として特殊合金、触媒の研究に取り組んでいただきます。当社は日本化学グループの一員であり、グループ会社内の設備・素材の活用や最先端の共同研究に取り組むことができます。

また、全社一丸となるために研究職・ビジネス職問わず事業の健全性を追求しており、統計や経済学も学ばれたことのあるD様には、即戦力としてスキルを発揮いただけると存じます。

◆待遇・福利厚生◆

当社は子育てをサポートする企業に与えられる厚生労働省の「くるみんマーク」を取得しており、育児、介護などさまざまな事情を抱える社員が働き続けられるよう、柔軟な勤務体制を導入しています。
財形貯蓄制度、各種祝金、カフェ割引プランなどのほか、研究職の方には前年度の実績次第で報奨金支給と研究予算の増額を行っております。
当社について、詳しくは「コーポレートサイト」をご覧ください。

─────────────────────

まずはキャリアのイメージや研究内容など、マッチングの場を設けさせていただきたく思います。当社カフェテリアにて、金属材料センター所長伊藤と、私田中でお話させていただきます。
お電話(00-0000-000)またはこちらのメールに直接ご返信ください。

ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

(署名)

【NG例】無視されがちなスカウトメールとは?

ターゲットが読み飛ばしてしまうスカウトメールにも共通点があります。NGポイントを例文と併せて紹介します。

こんな件名は嫌われる

求職者に嫌われてしまう件名には、「不信感を抱くワード」や「一斉送信メールだと思われるワード」が含まれています。

【急募】就活中のみなさんへ

「急募」「大量募集中」といった会社都合が強い印象があるワードはNG。人手が足りないブラック企業かもしれないという疑いを持たれる懸念があります。

要開封! 中途採用のご案内(株式会社〇〇)

「要開封」「採用のご案内」といった誰にでも使えるワードは、求職者に一斉送信メールと思われてしまうため、避けるのが無難です。

読まれない本文に共通する傾向

はじめまして。
株式会社インターネットクラウド 採用担当です。

【1】弊社は、「いつでも快適なオンライン環境を」というコーポレートスローガンのもと、IT系ソリューションを自社開発・運用しています。提供しているサービスは、「abcクラウド」や「クラウドツールonline」など多種多様です。最近リリースした「大容量ストレージ」は、携帯大手や官公庁のお客様を中心に導入いただいています。

このたびは人員拡充のため、弊社で働いてくださる方を募集しています。【2】「人の役に立ちたい」と思っている方には、おすすめです。一緒に、弊社のIT系ソリューションの売り上げを促進していきませんか?

【2】お客様とのやり取りも直接できるので、あなたが開発したソリューションの感想も聞くことも可能です!モチベーションアップにつながること、間違いなしです。

【2】昨年の有給取得率は61%と、プライベートとの両立がしやすい環境が整っています。勤務地は、京東駅から徒歩3分。アクセスの良い場所に会社があるため、通勤がしやすいと評判です。社員食堂もあるため、毎日栄養バランスの整った昼食を取ることも可能です。社員食堂は若手社員の利用が多く、近い年代同士で他愛のない会話を楽しむことができるのではないでしょうか。

【3】弊社で働きたいと思っていただけた方は、ぜひこちらの応募フォームにて応募をしていただけると、幸いです。お会いできること、大変楽しみにしております。

上記の例文では、企業紹介が長く一方的であり、訴求ポイントが不明確です。また、一斉送信していると取れる文言が入っている点もNGです。これらが、NGとなる理由を説明します。

【1】企業紹介が長く、一方的

企業紹介が長くなればなるほど、ターゲットに一方的な印象を与えてしまい、最後まで読まれない確率が高まります。求職者が知りたいのは、具体的な待遇や個別の業務内容です。一方このメールでは、「いつでも快適なオンライン環境を」というコーポレートスローガンや「abcクラウド」「クラウドツールonline」などのサービス名を紹介する内容となっています。これらの情報は求職者にとって自分の働く姿がイメージしにくい一方的な情報になり得ます。

【2】訴求ポイントが不明確

このメールでは、訴求点が不明確なため、送信相手の心に響くメールになっていません。具体的なターゲットが設定されていないため、会社の良さをだらだらと述べた内容になっており、訴求点が不明確です。「有給取得率の高さ」や「アクセスの良さ」なども、他社との差別化ができていない「ありきたりな内容」になっています。

【3】一斉送信されたことが一目瞭然な内容

一斉送信されたと一目瞭然な内容になっているため、「誰でもいいから人手が欲しいだけなのでは」と企業に対する印象が悪くなってしまいます。このメールでは、「あなたが」「弊社で働きたいと思っていただけた方は」と記載されていて、送信相手の名前や送信理由、送信相手のどの部分を評価しているのか書かれていません。また、人手が足りていない、未経験者歓迎といった表現は、誰でもいいから採用したいという印象を求職者に与えかねません。

スカウトメール作成の3つのポイント

スカウトメールを作成するときは、「事前準備をする」「魅力的な件名にする」「応募者に寄り添った内容にする」の3つを抑えてください。職種やターゲット問わず、スカウトメールで重要になるポイントを解説します。

【1】必ずやっておきたい事前準備

効果的なスカウトメール作成のためには、曖昧で訴求点がぼやけたメールにならないよう、事前の検討が必要です。

目的とターゲットを絞る

まずスカウトメールを送信する目的と、送りたい相手を絞ります

スカウトメールは知名度向上や応募の増加、タレントプール構築のための接触など多様な状況で使える方法です。しかし、目的を1つに定めておかないとメール本文で「ターゲットに何をしてほしいのか」が完結できず、一貫性が失われてしまいます。

また、ペルソナを細かく設定したうえで送信相手を決めないと、スキルや会社に求めるサポートが噛み合わないなど、求職者の心に響かない的外れなメールになります。

スカウトメールのゴールを決める

スカウトメールを通して、ターゲットに起こしてほしいアクションを決めます。例えば「面談に来てもらう」「会社説明会に参加してもらう」「応募してもらう」などが挙げられます。スカウトメール初心者の方は、まず「返信してもらう」というミニマムゴールを設定し、目的に合った内容でまとめてみるとスカウトメールを作成しやすくなります。

【2】魅力が伝わる件名を書く

魅力が伝わる件名を書くと、開封率に直結します。求職者がメール画面を開いたときに最初に目に入るのは、「件名」です。いかに求職者の目に留まるワードを置くか、限られた文字数の中で自社の魅力を伝え、求職者の心を動かすかが重要になります。

長すぎず、重要な情報は前の方に書く

重要な情報は前の方に書いておくと、ユーザーの目に留まりやすく、開封率が上がりやすくなります。

件名は25~40文字程度がおすすめです。長い件名はメール画面によっては、途中で切れたり省略されたりし、メールの用件が分かりにくくなります。一方で短すぎると、自社の訴求ポイントや採用したいという熱意などが伝わらず、印象が薄くなってしまいます。

相手の名前やスキルを盛り込む

「自分宛てに来たメールだ」とターゲットに思ってもらえるよう、「店長歴5年のB様へ|エリアマネージャーとしてご活躍しませんか【大阪/正社員】」「マネージャー層を求めています【営業部の管理職経験があるC様へ】」など、送信相手の名前やスキル、経験などを件名に盛り込んでください。

訴求点を絞り込む

開封率を上げる策として、「自社の訴求ポイント」を含んだ件名にする方法も効果的です。新卒ならば「安定している会社」、20代の中途採用ならば「仕事内容」などと、会社を選ぶ軸はターゲットによって異なります。ターゲットのニーズと、自社の特徴を比較し、最も合致したポイントを訴求点として件名に含めてください。

【3】本文は相手に寄り添った内容にする

開封されたとしても、好印象を与えられなければ返信には至りません。返信率を上げるには相手に寄り添った内容になっているかが大切です。

冒頭で相手だけに送ったことを示す

ターゲットにだけメール送信したことを伝えるため、まず送信相手の名前を明記します。その後、経歴を読んで魅力的に感じた経験や能力を記載するなど、送信理由を説明します。

さらに、求職者の経験・スキルが自社でどう生かせるかまで言及できると、ぐっと説得力が増します。

自社のアピールを簡潔にする

自社アピール文は、簡潔にまとめます。文字数は限られているため、企業理念のような抽象的な部分は盛り込まず、ターゲットが求めているであろう自社の特長のアピールに注力します。強調したい部分は括弧を使ったり、太字や箇条書きにして見やすく区切ったりすると効果的です。

紹介文の直後に企業ホームページや採用サイトのURLを記載すれば、アクセスしてもらいやすくなります。

まとめ

スカウトメールは、企業自ら求職者に対して、メールで直接アプローチする採用手法です。スカウトメールが一方的な内容や不特定多数に送信していそうな内容だと、求職者から無視されてしまいます。返信率が上がるスカウトメール文にするには、ターゲットに寄り添い、訴求点を絞って効果的にアピールすることが大切です。

自社の魅力をきちんと整理して発信し、他社にはない唯一無二のカラーを打ち出すと、ターゲットに効果的です。「自社の魅力を『過小評価』していませんか?」では、訴求点に困ったときの解決策を紹介していますので、ぜひご覧ください。

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監修/中森規仁(中小企業診断士)

コピーライター、人事(採用担当)を経て、株式会社クイックに入社。ディレクターとして、求人広告や採用企画(採用プランニング・採用ツールのご提案)に携わる傍ら、経営戦略にひもづいた人材採用・活用のコンサルティング業務にも従事。2018年より本メディアの編集・執筆も兼任。

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