内定者へのフォローメッセージ例文集|新卒者に喜ばれるメールとは COLUMN

公開日:2020.02.20

更新日:2021.08.31

内定者へのフォローメッセージ例文集|新卒者に喜ばれるメールとは

内定通知後、フォローを兼ねたメール連絡はさまざまな場面で必要です。
トラブルを防ぐことはもちろんのこと、内容の工夫次第で信頼関係を強固にする助けになります。
どのようなメールが喜ばれるのでしょうか。

 

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目次

内定者フォローのメール【例文】

今日からすぐ使えるフォローメールの例文を、内定通知後~入社前までの段階別に紹介します。

内定通知後|今後の見通し

【件名】
入社日までのスケジュールのご連絡

【本文】
◯◯様

△△株式会社 採用担当のSです。
先日は内定承諾のご連絡、ありがとうございました。

さっそくですが、来年度の入社までのスケジュールをお知らせします。
10月の内定式では昨年入社の先輩とお話いただく時間もありますので、奮ってご参加ください。

令和2年 10月1日 内定式(本社◯◯会館)※終了後懇親会開催予定
     12月10日 内定者研修① 
令和3年 1月20・21日 内定者研修②③ ※内定者研修は任意参加です
令和3年 4月1日 入社式

内定式の出欠確認は9月に行いますので、メール確認後、期日までに出欠をご返信ください。
今後ともどうぞよろしくお願いします。

(署名)

 

内定式前後|内定式の通知、フォロー

【件名】
【要返信】内定式のご連絡

【本文】
◯◯様

△△株式会社 採用担当のSです。
今年は厳しい暑さですが、元気でお過ごしでしょうか。

さて、来る10月1日に内定式を実施しますので、このメールに出欠をご返信ください。
出席、欠席いずれの場合も9月15日までにご連絡をお願いします。

<内定式当日の予定>
  9:45 本社ロビー集合 採用担当より説明
10:15 内定式会場(◯◯会館大ホール)へ移動
10:30 内定式 ※プログラムは当日配布
12:00 昼食会場へ移動
15:00 内定者懇親会

昼食は立食形式を予定しており、各部署の先輩社員も参加します。仕事内容や残りの学生生活の過ごし方など、気軽に尋ねてみてください。

不明点がありましたら、遠慮なくご質問ください。
どうぞよろしくお願いします。

(署名)

 

内定者研修前後|研修の通知、フォロー

【件名】
【要返信】内定者研修②③のご連絡

【本文】
◯◯様

あけましておめでとうございます。
△△株式会社 採用担当のSです。本年もどうぞよろしくお願いいたします。

内定式、先月の研修ともに、参加いただきありがとうございました。
今月20日、21日に続きの研修を行いますので、内容の確認と出欠のご連絡をお願いします。
出席、欠席いずれの場合でも1月15日までにご返信ください。

<内定者研修② 1月20日>
10:00 
……詳細を記載

<内定者研修③ 1月21日>
10:00
……詳細を記載

・持ち物
筆記用具
スマートフォン

なお、参加は任意です。
片方のみの参加も可能ですが、研修③は研修②で作成した資料を活用しますのでご注意ください。

不安や疑問点はいつでもご相談ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

(署名)

 

入社前|入社までの見通し、入社式案内

【件名】
入社式のご案内発送のお知らせ

【本文】
◯◯様

△△株式会社 採用担当のSです。
いよいよ入社式が来月となりましたので、ご案内いたします。

<入社式 4月1日>
9:00 本社ロビー集合
……予定を記載

詳細につきましては、本日入社案内を発送いたしましたので、届き次第ご確認ください。
入社式に関するお問い合わせは、前日まではこちらのメールに、当日は「090-✕✕✕✕-✕✕✕✕」までご連絡ください。

◯◯様に入社式でお会いできるのを楽しみにしております。
これからどうぞよろしくお願いいたします。

(署名)

内定者が嬉しいと感じるフォロー内容とは

事務的な連絡だけでなく、一人一人に配慮していることが伝わってくるメールは、内定者にとってやはり嬉しいようです。不安を解消するコミュニケーションができれば、内定辞退のリスクを下げることにもつながります。リクルーター社員などと役割分担をしつつ、親身なフォローを目指しましょう。

なお、上記でご紹介したフォローメールはあくまで例文です。メールをやり取りする方と学生の関係性によっては、あえて「やわらかい表現」や「くだけた表現」を使い、文面が硬くなりすぎないよう工夫しても良いでしょう。もちろん、上記の内容以外の文章を付け加えても構いません。

悩みや不安に寄り添ってくれる

例えば研修課題に自信がないことや、内定者イベントの参加をためらっているなど、不安や悩みを示唆したときに事務的・威圧的な対応をせず、内定者の不安を一度受け入れることで、安心感を抱いてくれる可能性が高まります。

第一志望の会社の内定を得た学生であっても、人生の節目を迎え不安を感じていてもおかしくありません。悩みを打ち明けられたら、突き放さず向き合う姿勢を見せましょう。

社会人としてのアドバイスをくれる

これから新生活を迎える学生にとって、学内ではわからない社会人経験を踏まえたアドバイスは貴重です。引っ越しなどの生活面から、仕事を覚えるときのちょっとした習慣まで、日常会話をできる機会があれば伝えてみても良いでしょう。

質問に明確に答えてくれる

マイナス面でもごまかさずに、質問に率直に答えてくれる企業は信頼感が向上します。昨今では企業の評判がSNSで拡散することも多いため、欠点を取り繕うよりもきちんと伝える方が結果的に信用を獲得できると考えても良いのではないでしょうか。

会社の印象が悪くなるフォロー内容に注意

反対に、フォローの内容が不適切だと印象が悪くなり、最悪の場合内定辞退を招いてしまうかもしれません。閉鎖的なコミュニケーションはトラブルの遠因になり得ますので、複数の社員がログを確認できる状態で進めることをおすすめします。

それでは注意しておくべきポイントを紹介します。

メールの頻度が多すぎる・少なすぎ

内定通知後、連絡の頻度が極端に偏っていると、あまり良い印象につながりません。多すぎると授業や卒業論文が残っている学生に負担をかけることになり、音沙汰ない状態では入社して大丈夫なのかと不安を与えてしまいます。内定通知の際に今後のスケジュールを伝えておくなど、相手を連絡の多寡で振り回さないよう工夫しましょう。

極端に事務的・くだけすぎ

メールの頻度とともに、距離感にも気をつけたいものです。常に事務的な内容、温度感だと人によっては冷淡に感じることもあるため、可能な範囲で個人に寄り添った内容を盛り込むと良いでしょう。

特に注意すべきなのは、親しみやすさを重視するあまり必要以上にくだけた態度になってしまうことです。内定者は不快だと感じていても言い出しにくい立場であることを理解し、あくまで会社の顔として節度を持った振る舞いを心がけましょう。

「オワハラ」になってしまっている

内定者の意思確認は企業にとって非常に重要ですが、本人が返答する前に畳み掛けて連絡をしたり、他社との内定で迷っているときに無理に決断を迫ってはいけません。いわゆる「オワハラ」と捉えられ、入社を断られるリスクもあります。適切な検討期間を設け、必要があれば質問や悩みに応えられるのがベストです。

まとめ

内定者に送るメールは、単なる連絡だけでなくフォローとしても重要な役割を果たします。全体連絡を採用担当者から行い、個別の相談はリクルーターと協力するなど、役割分担を検討しても良いでしょう。不安の多い時期に相手に寄り添い、より入社したくなるような丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。

今回はひとつの手段であるメールでのポイントを紹介しましたが、欲しい人材の内定辞退を防ぐためには、あらゆるタイミングで内定者とコミュニケーションを取る必要があります。「内定辞退の防止策『この会社で』と感じてもらえるフォローアップの方法」では企業の誠意と魅力が伝わる接し方を紹介していますので、ぜひご覧ください。

 

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監修/中森規仁(中小企業診断士)

コピーライター、人事(採用担当)を経て、株式会社クイックに入社。ディレクターとして、求人広告や採用企画(採用プランニング・採用ツールのご提案)に携わる傍ら、経営戦略にひもづいた人材採用・活用のコンサルティング業務にも従事。2018年より本メディアの編集・執筆も兼任。

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