内定者へのフォローメール例文集|新卒者に喜ばれるメッセージとは COLUMN

公開日:2020.02.20

更新日:2022.11.08

内定者へのフォローメール例文集|新卒者に喜ばれるメッセージとは

「内定を通知したあと、入社まで良好な関係性を保つためにメールを送りたい」

「ただ、いざメールを送ろうと思うと、どのようなメッセージを書けばいいか分からない」

内定通知後、入社までに数ヶ月程度期間が空くケースは多いかと思います。この期間はメールによるフォローを、要所要所で行うことになるはずです。

しかし、単なる事務連絡だけでいいのか、あるいはもう少し親近感を沸かせるべきか、などメールの文面で悩む方も多いようです。

内定者へのフォローメールは、入社前のトラブルを防ぐことはもちろんのこと、工夫次第で内定者との信頼関係を強固にする効果もあります。

今回は入社前のシーンに合わせて、最適なフォローメールの文面例文を紹介します。例文だけでなく、内定者が喜ぶポイントや悪い印象を抱くポイントも合わせて紹介しますので、「自社ならどんなメールを書こうか」と考えながらご一読ください。

目次

内定者へメールを送る意味

内定出しを終えてから入社までの期間に内定者にメールを送る意味は「事務連絡(=準備を整えて入社してもらうため)」と「動機づけ(=入社に向けてやる気を高めてもらうため)」の二つの目的があります。

事務連絡については、内定式や入社式などの必要な行事の連絡を正確に行い、場合によっては事前準備などを滞りなく行ってもらうためのメールです。

一方動機づけについては、この時期ならではの内定者の疑問や不安にこたえ、入社に向けて迷いがない状態にしてもらう目的があります。

内定者フォローのメール【例文】

今日からすぐ使えるフォローメールの例文を、内定通知後~入社前までの段階別に紹介します。

内定通知後|内定~入社までの全体見通し

内定を通知した後は、なるべく速やかに入社までの全体のプロセスを知らせるメールを送りましょう。
「本当に内定したのかな?」と不安に思う学生もいるため、全体見通しを送ることで、安心して入社に備えてもらう効果があります。

また、メールの例文と合わせて「内定者フォローの実施例」をまとめた資料をございますので、ご参考ください。

【件名】
【要返信】内定式のご連絡

【本文】
◯◯様

△△株式会社 採用担当のSです。
今年は厳しい暑さですが、元気でお過ごしでしょうか。

さて、来る10月1日に内定式を実施しますので、このメールに出欠をご返信ください。
出席、欠席いずれの場合も9月15日までにご連絡をお願いします。

<内定式当日の予定>
  9:45 本社ロビー集合 採用担当より説明
10:15 内定式会場(◯◯会館大ホール)へ移動
10:30 内定式 ※プログラムは当日配布
12:00 昼食会場へ移動
15:00 内定者懇親会

昼食は立食形式を予定しており、各部署の先輩社員も参加します。仕事内容や残りの学生生活の過ごし方など、気軽に尋ねてみてください。

不明点がありましたら、遠慮なくご質問ください。
どうぞよろしくお願いします。

(署名)

内定式前後|内定式の通知、フォロー

内定式が近づいたら、内定式の案内や出欠確認のメールを送りましょう。
学生にとっては「内定式は何をするのだろうか?」と疑問に思う人もいるため、当日のタイムスケジュールだけでなく、雰囲気などを事前に伝えると親切です。

【件名】
【要返信】内定式のご連絡

【本文】
◯◯様

△△株式会社 採用担当のSです。
今年は厳しい暑さですが、元気でお過ごしでしょうか。

さて、来る10月1日に内定式を実施しますので、このメールに出欠をご返信ください。
出席、欠席いずれの場合も9月15日までにご連絡をお願いします。

<内定式当日の予定>
  9:45 本社ロビー集合 採用担当より説明
10:15 内定式会場(◯◯会館大ホール)へ移動
10:30 内定式 ※プログラムは当日配布
12:00 昼食会場へ移動
15:00 内定者懇親会

昼食は立食形式を予定しており、各部署の先輩社員も参加します。仕事内容や残りの学生生活の過ごし方など、気軽に尋ねてみてください。

不明点がありましたら、遠慮なくご質問ください。
どうぞよろしくお願いします。

(署名)

 

内定者研修前後|研修の通知、フォロー

内定者研修を実施する場合は、研修の案内メールを送ります。
事前課題や持ち物などを伝え、きちんと準備をしてもらいましょう。
文例は研修前の案内メール文ですが、研修終了後に「不明点はなかったですか?」などのフォローメールを送ると、学生の安心感を醸成する効果もあります。

【件名】
【要返信】内定者研修②③のご連絡

【本文】
◯◯様

あけましておめでとうございます。
△△株式会社 採用担当のSです。本年もどうぞよろしくお願いいたします。

内定式、先月の研修ともに、参加いただきありがとうございました。
今月20日、21日に続きの研修を行いますので、内容の確認と出欠のご連絡をお願いします。
出席、欠席いずれの場合でも1月15日までにご返信ください。

<内定者研修② 1月20日>
10:00 
……詳細を記載

<内定者研修③ 1月21日>
10:00
……詳細を記載

・持ち物
筆記用具
スマートフォン

なお、参加は任意です。
片方のみの参加も可能ですが、研修③は研修②で作成した資料を活用しますのでご注意ください。

不安や疑問点はいつでもご相談ください。
どうぞよろしくお願いいたします。

(署名)

 

入社前|入社までの見通し、入社式案内

いよいよ入社が近づいてきたら、入社式の案内メールを送りましょう。
場所や時間、持ち物などの事務連絡がメインとなりますが、「会えるのを楽しみにしています」や「社員一同、お待ちしています」など、入社を歓迎するようなひとことを添えると温かみのあるメッセージとなります。

【件名】
入社式のご案内発送のお知らせ

【本文】
◯◯様

△△株式会社 採用担当のSです。
いよいよ入社式が来月となりましたので、ご案内いたします。

<入社式 4月1日>
9:00 本社ロビー集合
……予定を記載

詳細につきましては、本日入社案内を発送いたしましたので、届き次第ご確認ください。
入社式に関するお問い合わせは、前日まではこちらのメールに、当日は「090-✕✕✕✕-✕✕✕✕」までご連絡ください。

◯◯様に入社式でお会いできるのを楽しみにしております。
これからどうぞよろしくお願いいたします。

(署名)

内定者が嬉しいと感じるフォロー内容とは

事務的な連絡だけでなく、一人一人に配慮していることが伝わってくるメールは、内定者にとってやはり嬉しいようです。
不安を解消するコミュニケーションができれば、内定辞退のリスクを下げることにもつながります。
リクルーター社員などと役割分担をしつつ、親身なフォローを目指しましょう。

なお、上記でご紹介したフォローメールはあくまで例文です。
メールをやり取りする方と学生との関係性によっては、あえて「やわらかい表現」や「くだけた表現」を使い分け、文面が硬くなりすぎないよう工夫しても良いでしょう。
もちろん、上記の内容以外の文章を付け加えても構いません。

悩みや不安に寄り添ってくれる

内定~入社前の期間は、まだ働いたことがない内定者はあれこれ不安に思う時期です。

例えば研修課題に自信がない、内定者イベントの参加をためらっている、など不安や悩みが生じる内定者もいるでしょう。

仮に内定者が不安を覗かせた際には、事務的・威圧的な対応をせず、内定者の不安に共感を示すだけでも、安心感を抱いてくれる可能性が高まります。

仮に第一志望の会社の内定を得た学生であっても、人生の節目を迎え不安を感じていてもおかしくありません。
悩みを打ち明けられたら、突き放さず寄り添う姿勢を見せましょう。

社会人としてのアドバイスをくれる

まだ学生である内定者にとっては、フォローメールは「社会人の先輩からのメッセージ」と映ります。

特に就業経験がない内定者にとっては、通勤・オフィス環境など未知な世界への細々とした疑問が湧きがちです。
例えば引っ越しなどの生活面から、仕事を覚えるときのちょっとした習慣まで、日常会話をできる機会があれば伝えてみても良いでしょう。

質問に明確に答えてくれる

マイナス面でもごまかさずに、質問に率直に答えてくれる企業は信頼感が向上します。

特に昨今ではSNS上で企業の評判が拡散するケースが増えています。
もし内定者から質問があった際は、たとえ答えにくい質問であっても実直に返事をするようにしてください。
欠点を取り繕うよりもきちんと伝える方が結果的に信用を獲得できるはずです。

会社の印象が悪くなるフォロー内容に注意

反対に、フォローの内容が不適切だと企業の印象が悪くなり、最悪の場合は内定辞退を招いてしまうかもしれません。
閉鎖的なコミュニケーションはトラブルの遠因になり得ますので、複数の社員がメールログをチェックできる状態で、面でフォローすることをおすすめします。

それでは注意しておくべきポイントを紹介します。

メールの頻度が多すぎる・少なすぎ

内定通知後、連絡の頻度が極端に偏っていると、あまり良い印象につながりません。

頻度が多すぎると、授業や卒業論文が残っている学生に負担をかけることになります。
一方で、内定通知後に全く音沙汰ない状態では、「本当に入社できるのか?」や「入社しても放置されるんじゃないか?」などの不安を与えてしまいます。

内定通知の際にあらかじめ今後の会社からの連絡スケジュールを伝えておくと内定者側にも心の準備ができるためおすすめです。

極端に事務的・くだけすぎ

メールの頻度とともに、文面の距離感にも気をつけたいものです。
常に事務的な内容のみの素っ気ないメールの場合、人によっては冷淡に感じることもあるため、可能な範囲で親しみやすさが出る内容を盛り込むと良いでしょう。

特に注意すべきなのは、親しみやすさを重視するあまり必要以上にくだけた態度になってしまうことです。
内定者は仮に不快だと感じていても言い出しにくい立場であることを理解し、あくまで会社の顔として節度を持った振る舞いを心がけましょう。

「オワハラ」になってしまっている

内定者の意思確認は企業にとって非常に重要ですが、くまで本人の意思を尊重するスタンスを貫きましょう。
本人が迷っている場合や検討中の場合でも、畳み掛けるようにて連絡をしたり、無理に決断を迫ってはいけません。
いわゆる「オワハラ」と捉えられ、入社を断られるリスクもあります。
適切な検討期間を設けつつも、必要があれば質問や悩みに応えられる関係性を保つのがベストです。

まとめ

内定者に送るメールは、単なる連絡だけでなくフォローとしても重要な役割を果たします。全体連絡を採用担当者から行い、個別の相談はリクルーターと協力するなど、役割分担を検討しても良いでしょう。不安の多い時期に相手に寄り添い、より入社したくなるような丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。

今回はひとつの手段であるメールでのポイントを紹介しましたが、欲しい人材の内定辞退を防ぐためには、あらゆるタイミングで内定者とコミュニケーションを取る必要があります。

内定者フォローの実施例」をまとめた資料もございますので、内定者フォローでお困りの方はぜひご参考ください。

また、「内定辞退の防止策『この会社で』と感じてもらえるフォローアップの方法」では企業の誠意と魅力が伝わる接し方を紹介していますので、あわせてご覧ください。

 

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コピーライター、人事(採用担当)を経て、大手人材会社でディレクターとして、クリエイティブ企画や経営戦略にひもづいた人材採用・活用のコンサルティング業務などに従事。現在はIT企業勤務の傍ら、マーケティング・人材採用の領域を専門に中小企業支援を行っている。

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