内定辞退を防止するには?辞退理由や防止策、事後の対処法も紹介 COLUMN

公開日:2019.02.13

更新日:2023.11.01

内定辞退を防止するには?辞退理由や防止策、事後の対処法も紹介

求職者が採用・内定を辞退する理由はさまざまですが、優秀な人材の流出を防ぐために、内定辞退防止対策は不可欠です。本記事では、内定辞退防止について、新卒・中途別の内定辞退理由ランキングやタイミング別の内定辞退防止策のほか、内定辞退の連絡対応、対処法を徹底解説します。

目次

知っておきたい内定辞退理由ランキング【新卒・中途別】

そもそも、なぜ求職者は内定辞退をしてしまうのでしょうか?まず、内定辞退理由ランキングを新卒採用・中途採用別に見ていきましょう。

内定辞退理由ランキング(新卒採用)

学生が内定辞退をする理由はさまざまですが、「より志望度の高い企業から内定が出た」といった理由が大半です。株式会社インタツアーの調査によると、「他企業の内定が決まった・他企業の方が魅力的だったから」が32.5%と最多となっています。次いで、「自分の理想と違っていた、企業のことを知っていくうちに社風などが自分とは合わないと感じたから」が27.4%、「勤務条件が自分の希望と合わないと感じたから」が13.9%と続いています。
学生が内定辞退した理由の棒グラフ

ランキング上位の結果から、学生は仕事のやりがいや働きやすさ、ワークライフバランスを重視していることがわかります。特に、1位と2位の合計が全体のおよそ6割を占めていることから、学生の内定辞退の傾向は、「志望度の高い他企業から内定を得るケース」「選考過程を経て社風が合わないと判断するケース」の2つのパターンが多いことが見て取れます。

(※引用・参考)株式会社インタツアー:【23~24卒 内定承諾・辞退の決定要因調査】23卒の75%は選考・内定辞退経験あり。辞退の決定的要因は「面接官の印象が悪い」

より志望度の高い企業から内定が出た

内定を辞退する理由として、「より志望度の高い企業から内定が出た」というものもあります。やむを得ない理由ですが、同業他社に優秀な人材を取られてしまうことを意味します。選考中から求職者の意向を確認し、「競合他社との違いを明確に説明する」「雰囲気の良い面接を行う」「自社の魅力をアピールする」など志望度を高くするための関わりを意識してください。なお、自社のアピールにあたっては、業界や職種など就活軸や、求職者のキャラクター・価値観によってもアピール内容が変わることにも留意が必要です。

社風が合わないと感じた

社風が自分に合わないことも、内定辞退理由として多い理由の一つです。近年の傾向として、「ワークライフバランスを重視して、仕事とプライベートのどちらも充実させたい」と考える学生も少なくありません。このような考えの学生は、労働環境が厳しい、上昇志向が高いといった社風の会社は、内定辞退となることがあるでしょう。

一方、上昇志向が高く、若いうちから責任ある仕事につきたいといった学生にとっては、厳しい環境でも自分を評価してくれるような社風にマッチするため、内定辞退は少ないでしょう。

このように、学生の価値観が自社の社風に合わない場合、採用ミスマッチとなる可能性が高まります。この採用ミスマッチを防止するために、会社説明会や面接の場で、自社の社風や価値観を学生に共有することが重要です。

内定辞退理由ランキング(中途採用)

転職者は、良い条件ややりがいを求めて転職活動を行います。そのため、「志望度の高い企業から内定が出た」といった理由のほか、条件や社風・価値観を重視していると考えられます。エン・ジャパン株式会社の調査によると、「他社の選考が通過したため」と「提示された条件がイマイチだったため」がともに37%と同率で最多となっています。次いで、「雰囲気が悪かったため」が14%、「面接官の態度が悪かったため」が13%と続いています。
内定取得後に選考を辞退した理由

転職者の内定辞退は、新卒における学生と同様、志望度が高い企業から内定が出た場合の割合が高い一方、条件面の優先度も高いことがわかります。3位以下は、雰囲気や面接官の態度、口コミなど、社風や印象に関する内容もあがっています。1、2位で7割を占めているように、転職者の内定辞退傾向は、「志望度の高い他企業から内定を得るケース」「条件がイマイチと判断するケース」の2つのパターンが多い状況です。

(※引用・参考)エン・ジャパン株式会社:「9000人に聞いた『エン転職』アンケート(2022年9月)「選考辞退」に関する意識調査 55%が、転職活動において選考辞退を経験。 6割が辞退社数は「2社以上」と回答。辞退タイミングは「面接前」が最多。

雇用条件や待遇が合わないと判断した

内定をもらったあとに雇用条件や待遇が合わないと判断し、内定を辞退する方は少なくありません。募集要項の内容と面接の場で聞いた雇用条件が異なっていたり、面接で知った勤務地や職種が自分の希望する条件を満たしていなかったりする場合です。

このような問題の要因としては「求人誌や求人サイトに載せている情報が不十分」「採用担当と配属先との認識に相違がある」などが考えられます。内定辞退を防止するためにも、募集要項は具体的かつ正確に記載しましょう。

内定辞退に直結する決定的な要因は?

学生や転職者は、志望度や条件、社風のマッチ度などの要素を考慮し、内定辞退を行うことを前章で確認しました。しかし、これらの条件が合致していても、次の場合は、検討の余地なく内定辞退に直結することがあります。株式会社インタツアーの調査によると、「面接官の印象が悪い」が55.8%と過半数を占め、次いで「業務内容の詳細がわからない」が17.4%、「連絡時の対応が悪い」が10.7%と続いています。この結果から、面接官の印象が悪い場合、検討の余地なく内定辞退をされてしまうことに留意が必要です。
検討の余地なく内定辞退に直結した理由のグラフ

面接官の印象が悪い

面接官の対応や言動が原因で内定を辞退する求職者もいます。求職者にとって採用担当者や面接官は企業の顔といっても過言ではありません。そのため面接官から不安や不信感につながるような対応をされてしまうと、会社でうまくやっていく姿がイメージしにくくなってしまいます。

また、「この企業に決めてしまっても良いのだろうか……?」という思いが少しでも生じれば、求職者の働く意欲が低下してしまいます。企業に対する悪いイメージを持たれないように、誠実な対応を心がけましょう。

内定辞退理由ランキングやその対策・事例を詳しく知りたい方は、「内定辞退理由ランキングを紹介 企業がすべき対策や事例を解説」の記事をご参考にしてください。

タイミング別・内定辞退防止策

選考の段階によって、内定辞退の防止策は異なります。ここではタイミング別内定辞退防止策について解説します。

選考期間中の辞退防止策

選考期間中は、自社への志望度を高めるべく積極的に関わることが大切です。「どうしてもこの会社でなければダメだ」という思いを持ってもらえれば、内定辞退を防ぐことができます。優秀な人材を逃さないように、選考期間中から求職者に対して以下のようなアプローチを行いましょう。

【1】面接や説明会で自社の魅力を伝える

面接や説明会で自社の魅力を伝えることは、求職者の志望度を高めることにつながります。

例えば説明会では自社で生き生きと働く社員に会社の魅力を伝えてもらったり、年の近い社員と話をする機会を設けたりすることで、実際に働く姿をイメージできるように働きかけましょう。

また面接ではホームページや会社説明会だけでは伝えきれない会社の魅力について話すことも大切です。職場の雰囲気や会社の今後の展望、給料など求職者が知りたいと思うことを伝える時間を設けてください。

求職者と話ができる説明会や面接は大変貴重な機会です。いろいろな場面で会社の魅力を伝え、求職者の会社への志望度や好感度を上げていきましょう。

【2】内定の出し方を工夫する

内定の出し方を工夫することで、内定辞退を防ぐことは可能です。内定をメールでのみ知らせる企業も少なくありませんが、それでは少し味気ないですし、求職者の心には響きません。

電話で直接伝えたり、役員や社長が握手を交わしながら直接伝えたりするなど、印象的な場面を演出すると良いでしょう。また、すれ違う社員から「おめでとうございます」「一緒に働くのを楽しみにしています」などと伝えるのも良いかもしれません。社員一同で歓迎している雰囲気を出すことが大切です。

そして選考スピードも重要な要因です。ぜひとも確保したい人材には、少なくとも面接の3日後まで、できれば当日に内定の連絡を行いましょう。ただし新卒採用の場合は、求職者である学生が以下の2パターンに分かれることを考慮しなければなりません。

A:自社が第一志望である

B:自社が第一志望ではない

Aの場合は、その学生が求める人材であるならば早めに内定を出すべきです。一方Bの場合、仮に第一志望である他社から内定が出たとすると、その学生の就職活動は終わってしまいます。そのため先に内定を出した方が良いことに違いはありませんが、内定を出す前に「志望度を逆転させるために面談の場を設ける」「第一志望が落ちたら確実に自社の内定を承諾すると確信した状態にしておく」といった対応を取ることも重要になります。

Bの場合、自社への志望度が高まっていない状態で内定を出しても辞退される恐れがあります。そのため、しっかりと志望度の見極めを行ったうえで、他社の選考状況を確認しながら戦略的に内定出しのタイミング・選考スピードを考えましょう。

【3】自社のデメリットもしっかり伝える

内定辞退防止策として、自社のデメリットをしっかり伝えることも重要です。短期的には、内定辞退を増やすことにつながる可能性がありますが、長期的には、今後の内定辞退や入社後の離職を減らすことにつなげられます。

自社のデメリットをしっかり伝えることで、デメリットを許容できる学生を集められるため、結果として、採用ミスマッチを防止することが可能です。また、デメリットも正直に話してくれる企業と評価され、自社の信頼性を向上させる効果も期待できます。

内定後の辞退防止策

内定後から入社までの期間に適切な辞退防止策を講じていないと、内定者を逃してしまう可能性が高くなります。内定者に「この会社で働きたい」という思いを持ち続けてもらうために、計画的に内定者のフォローアップをしていくことが求められています。

【1】定期的にコミュニケーションをとる

定期的にコミュニケーションを取ることは、有効な対策の一つです。入社までの期間にモチベーションが下がったり、仕事に対する不安や心配事をフォローしたりするために採用担当者は積極的に内定者と連絡を取りましょう。

また、新卒採用の場合は電話やメールで連絡を取り合うだけではなく、懇親会を開催することも大切です。懇親会やランチ会など定期的に企画し、接触回数を増やしてください。

ただし内定者の住んでいる場所が会社から遠かったり、卒業研究や授業が残っていたりする学生である場合、過度の懇親会の開催は逆に負担となってしまいます。内定者のスケジュールを確認しながら2ヵ月に一回程度での開催を目指すことをおすすめします。

【2】社員・役員と会う機会を作る

社員や役員と会う機会を作ることで、自分が会社で働くビジョンを明確にできます。

内定者は入社までの期間、働いていけるのか、この会社に決めてしまって良かったのか、などさまざまな不安を感じながら過ごしています。そこで、働くことへのモチベーションを低下させないように、社員や役員と顔を合わせる機会をセッティングすることが重要です。

内定者が親しみを感じられるような、年の近い社員と話をする機会を設けることで入社後の不安を解消できますし、社員との関わりは前向きに入社を検討してもらうきっかけにもなります。

また、役員から会社の事業について具体的な話を聞いたりビジョンを共有できたりすれば、働くことへのモチベーションをアップさせることも可能です。入社意欲をなくさせないために、社員全員で内定者と関わっていく姿勢が必要です。

【3】職場見学・内定者研修を取り入れる

内定者は職場の雰囲気や人間関係に対して不安を感じるものです。この不安を解消し、内定者が働くイメージをつけてもらうために、職場見学や内定者研修を取り入れることが有効です。

たとえば製造業では、生産・技術系採用の内定者にとって、工場の設備や開発環境は気になるポイントなので、工場見学を取り入れることもおすすめです。

また近年では、内定者研修をオンライン化する動きも加速化しています。オンラインの研修では、企業から内定者へと一方通行のコミュニケーションになりがちです。こうした問題点を解消するため、ゲームやグループワークの要素を取り入れることも有効です。職場見学をWebで配信するといった工夫をすると、より効果を高められるでしょう。

【4】内定者同士の懇親会実施

内定者同士の懇親会を実施するなど、内定者間のつながりを醸成することも内定辞退防止に有効です。対面での交流によって同期の絆が生まれ、悩みや不安が生じても内定辞退を踏みとどまるなどの効果が期待できます。また、内定者は、長い付き合いになる同期と上手くやっていけるか不安になるものです。こうした不安を取り除くうえでも、内定者同士の懇親会実施は効果的です。

人事担当者や先輩社員など、会社側が参加する懇親会であっても、内定者同士が交流できるような配慮をすれば、内定者同士のみに限らなくても良いでしょう。自社の開催しやすい形式で行ってください。

【5】先輩社員との懇親会実施

先輩社員との懇親会を実施することも、内定辞退防止には効果的です。

懇親会などの非公式の場で先輩社員のリアルな声を聞くことで、内定者は入社後を具体的にイメージすることが可能です。懇親会でのざっくばらんな話は、内定者に親近感を与えられるメリットもあるでしょう。また、先輩社員の人選は、内定者の配属先にすることがおすすめです。これによって、より内定者が欲しい情報を共有することができます。

単なる飲み会にならないよう、先輩社員から「仕事の紹介」「当社を選んだポイント」「内定者へのアドバイス」などを話してもらったうえで、先輩社員と内定者が触れ合えるようにプログラムを組むことが成功のポイントです。

内定辞退の連絡への対応方法【例文付き】

内定辞退の連絡が来た場合、適切に対処できないと悪い印象を口コミサイトに書かれたり、再度の応募の可能性が途絶えたりします。アプローチ次第では内定辞退を引き止められることもあります。この記事を参考に、内定辞退の連絡を受けた際の正しい対応方法を身に付けましょう。

電話で連絡があった場合

内定辞退の連絡は電話で来ることも多いです。電話で辞退の連絡があった際は理由を必ず確認すること、必要に応じて再度話し合いの機会を設けてもらうことがポイントです。

具体的な電話対応を見ていきましょう。

求職者:○○と申します。今お時間よろしいでしょうか? せっかく内定をいただきながら、身勝手なお願いで誠に心苦しいのですが、本日は御社の内定を辞退したくご連絡を差し上げました。

あなた:差し支えなければ辞退の理由を伺ってもよろしいでしょうか?

求職者:(内定辞退の理由)

あなた:ありがとうございます。後日改めて連絡させていただきます。お忙しいなかご連絡いただきありがとうございました。

 

メールとは異なり電話対応では返答の内容を考える時間がありません。まずは理由を伺ったうえで、返答を保留するのがベターでしょう。早めに上司と対応を検討し、2、3日中には返答するようにしてください。

アプローチ次第では引き止め可能

一緒に働きたいと思わせるような優秀な人材の場合、もう一度自社で働く余地はないか検討してほしい場合もあるでしょう。

そのようなときは電話やメールではなく、直接会う機会を設けられないか提案することが大切です。一緒に働きたいという思いを誠実に話し、本人の希望に沿うように会社として対応する意思があることを伝えていきましょう。

それでも内定者の意思が変わらない場合は、残念ですが仕方ありません。しつこく引き止めず潔く受け入れることが必要です。

メールで連絡があった場合

メールで辞退の連絡があった場合、速やかに返事をし、相手に悪い印象を残さないことが大切です。以下では、了承する場合、引き止める場合、両方の例文をご紹介します。

例文(了承する場合)

件名:内定辞退の受諾の件

○○○様

株式会社○○ 人事部の□□でございます。
このたびは弊社の社員募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。
弊社といたしましても誠に残念ではございますが、採用選考辞退のお申し出を承りました。

なお、これまでお預かりしました履歴書などの応募書類は当社にて破棄いたしますことをご了承ください。
末筆ではありますが、○○○様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。

署名

 

了承する場合のポイントは、「内定辞退を受け入れたことをわかりやすく伝える」「文末に内定辞退者の今後を応援する文章を添える」ことが挙げられます。相手が気持ちよく次のスタートを切れるような文章を心がけてください。

例文(引き止める場合)

件名:内定辞退のお申し出について

○○○様

株式会社○○、人事部の□□と申します。
このたびは弊社の社員募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。

ご辞退を決められた理由や背景についてもう少し詳しくお話をお聞かせいただきたいのですが、お時間をいただくことは可能でしょうか?

○○○様のご希望を再度お伺いして、弊社としましても可能な限りの対応を検討させていただきます。
もし可能でしたら再度面談の日程をご相談させていただけますと幸いでございます。何卒宜しくお願い申し上げます。

署名

 

引き止める場合は、それまでの面談や面接を通して顕在化した「自社の働き方や処遇のアンマッチ」について、会社側に譲歩の用意があることなども伝えると良いでしょう。求職者にとってのデメリットを補うような条件を提示することがポイントです。

内定辞退が起きた際の対処法

もし内定辞退が起きた場合、まず行うべきは新たな採用活動です。しかし、内定解禁日以降に内定辞退が起きた場合は、通常の採用活動では採用が困難なケースが大半です。ここでは内定辞退が起きた際の対処法を解説します。

人材紹介サービスを利用する

1つ目は、人材紹介サービスを利用することです。人材紹介サービスは、自社の要件にあった候補者を紹介するサービスで、新卒紹介の場合は、内定に至った時点で1名あたり数十万〜百万円の成功報酬が発生するケースが大半です。

成功報酬型が基本なので、初期費用が発生せず、求める要件に合致する求職者を納得いくまで選考できます。また、自社に合った求職者を抽出し、面接日程の調整から合否連絡などの採用に関する業務は人材紹介会社のエージェントが代行してくれるため、採用業務の工数を削減することも可能です。

人材紹介会社に登録している求職者のなかには、優秀な人材がなんらかの事情があって、内定解禁日以降に登録していることもあります。このように思わぬ人材が登録しているケースもありますので、内定解禁日以降に優秀な人材を採りたいといったケースでは有効な手段といえます。

送客サービスを利用する

2つ目は、送客サービスを利用することです。送客サービスとは、自社の求める要件に合致する求職者を、説明会や選考に動員するサービスです。人材紹介と同様に成功報酬型ですが、送客サービスは説明会や選考に動員した時点で報酬が発生します。ただし、成功報酬単価の相場は、1名あたり3万円程度ですので、母集団を多くしたい場合におすすめです。

採用コンサルティングを導入する

3つ目は、採用コンサルティングを導入することです。人材紹介や送客サービスを利用しても、対症療法としては有効ですが、内定辞退を防ぐという根本的な解決にはつながりません。ここでは、この根本的な解決を図るため、採用コンサルティングについて解説します。

採用コンサルティングを解説する前に、まず、内定辞退防止に取り組むにあたって、知っておきたい「候補者が自社に内定を決めるまでの心理的変遷と内定辞退の関係性」を説明します。就活する候補者は、採用企業である自社に内定を決めるまで、「認知→興味・関心→共感・理解→比較・不安解消→決意」の一連のプロセスを経ています。

内定辞退を防止するためには、直接的には、「比較・不安解消」の段階として、内定フォローや社内イベント、内定者研修をすることが有効です。こうした取り組みによって内定辞退を防止し、候補者が入社を決意できるよう、企業が内定者を支援する必要があるのです。

しかし、内定辞退防止は「比較・不安解消」だけでなく、各プロセスで支援することが不可欠です。この一連のプロセスを設計・運用していくには、採用コンサルティングの導入がおすすめです。

弊社では、候補者が自社に内定を決めるまでの心理的変遷を「候補者体験」と定義し、この一連の候補者体験を通じて、自社への入社意欲が高い状態の候補者を増やす支援をしています。弊社の採用コンサルティングにご興味のある方は、ぜひ、次のページをご参考ください。

(※参考)株式会社クイック:「採用課題を解決に導く採用戦略構築のポイント

お問い合わせは、「お問い合わせ・資料請求」のページから簡単に行えます。

まとめ

本記事では、内定辞退防止について、新卒・中途別の内定辞退理由ランキングやタイミング別の内定辞退防止策のほか、内定辞退の連絡対応、対処法を徹底解説しました。

内定辞退は、「他社から内定が出たから」など自社で防げないこともありますが、「自社の魅力訴求」「内定出しの工夫」など選考中の防止策や、「定期的なコミュニケーション」「職場見学」「懇親会」など内定後の防止策など、選考中・選考後の関わり方次第で引き止めることは十分可能です。優秀な人材を確保するためにも、内定辞退の防止策を学び実施することが大切です。

候補者は、自社に内定を決めるまでに候補者体験である「認知→興味・関心→共感・理解→比較・不安解消→決意」の一連プロセスを踏むことを念頭に、本記事で紹介した、タイミング別の内定辞退防止策を自社に合わせて実施しましょう。

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監修/中森規仁(中小企業診断士)

コピーライター、人事(採用担当)を経て、大手人材会社でディレクターとして、クリエイティブ企画や経営戦略にひもづいた人材採用・活用のコンサルティング業務などに従事。現在はIT企業勤務の傍ら、マーケティング・人材採用の領域を専門に中小企業支援を行っている。

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