採用ペルソナとは?メリットや項目、ステップを徹底解説!テンプレートも紹介 COLUMN

公開日:2021.12.21

更新日:2024.02.08

採用ペルソナとは?メリットや項目、ステップを徹底解説!テンプレートも紹介

企業の発展のためにも、能力や人柄が自社にマッチした人材の採用が必要です。しかし、思ったように求める人材から応募が集まらない、応募はあるものの自社にマッチした人材でないとお困りの人事担当の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、採用ペルソナの概要やメリット、成功に導くポイントのほか、項目例、作成ステップや効果的に作成する方法を解説します。また、ペルソナの具体例も紹介していますので参考にしてみてください。

目次

採用ペルソナとは?

求める人材を採用するために不可欠な採用ペルソナ。この採用ペルソナは、自社の採用活動にどのようなメリットをもたらすのでしょうか? ここでは、採用ペルソナの意味と採用ターゲットとの違いと関係性について解説します。

そもそもペルソナとは?

ペルソナとは、サービスや商品を利用すると想定される架空のユーザー像を意味するマーケティング用語のこと。実際にそのユーザーが実在しているかのように、年齢や性別、居住地、職業に加えて、価値観、家族構成、休日の過ごし方まで、リアルな設定をおこないます。

採用ペルソナの意味

採用ペルソナとは、採用したい人物の年齢や性別、経験・スキルなどの情報を具体化したものです。日本では少子高齢化によって労働人口が減少しています。人材の確保が難しくなっているなか、自社の求める条件に近い人材を一人でも多く採用するため、採用分野でもペルソナの概念が取り入れられているのです。

採用ペルソナと採用ターゲットの違いと関係性

採用ペルソナと採用ターゲットの違いは、設定する人物像の具体性です。

たとえば、ペルソナであれば、「21歳男性、サッカー部に所属しており、チームメイトからの信頼が厚い」というように一人の架空の人物を詳細に作り込みます。それに対してターゲットは「20代男性、運動部所属」というように大まかに設定します。このように、採用ペルソナは、求める人材像を具体的に作り上げることが可能です。

採用ペルソナ3つのメリット

採用ペルソナは、採用活動にどのようなメリットを見出すのでしょうか?ここでは、採用ペルソナ3つのメリットを紹介します。

採用ミスマッチを防げる

一つ目は、採用ミスマッチを防げることです。
採用ペルソナは、採用ターゲットのイメージを具体化し、ターゲットニーズに合った自社の魅力を打ち出すことができます。こうして自社の魅力をアピールし、自社にマッチする人材を集めることで、採用ミスマッチを防ぐことが可能になります。

採用活動を効率化できる

二つ目は、採用活動を効率化できることです。
採用ペルソナを設定し、自社にマッチした人材を集めることで、採用活動にかかる工数を削減できます。採用活動には、「書類選考」「一次面接」「最終面接」といった選考する工程が複数ありますが、採用ペルソナを設定していないと、自社にマッチしない求職者の選考工程が大幅に増えるでしょう。採用ペルソナの設定によって、効率的な採用活動をおこなうことが可能です。

採用マーケティングを戦略的におこなえる

三つ目は、採用マーケティングを戦略的におこなえることです。
採用マーケティングの下、採用ペルソナを設定し、求める人材像の具体的なイメージを作り上げることで、求職者の目線に立った施策を検討できます。具体的には、求職者の価値観や志向性、行動特性を踏まえて、どのようなチャネルでどういった魅力を発信すべきかなど、採用マーケテイングを戦略的におこなうことが可能になります。

採用ペルソナの作り方・7つの設計ステップ

採用ペルソナは、適正な作成ステップを踏むことが成功の秘訣です。ここでは採用ペルソナを作るために必要な設計ステップを解説します。

【1】採用マーケティングによる環境分析

第1ステップは、採用マーケティングによる環境分析です。

競合他社に打ち勝つため、採用マーケティングの下、求職者のニーズにあった採用ペルソナを設定するため、採用市場の環境や競争環境を分析します。

環境分析(3C分析)

まず、自社を取り巻く採用市場の環境分析を「3C分析」のフレームワークを活用して分析します。

採用マーケティングにおける3Cとは、「Customer(自社のニーズに合う求職者)、Competitor(採用市場で自社と比較検討される企業)、Company(自社の強みや弱み)」を指し、これらにより自社の立ち位置を分析します。

環境分析(SWOT分析)

次に、自社の競争環境を「SWOT分析」のフレームワークを用いて分析します。

具体的には、「Strength(強み)、Weakness(弱み)、Opportunity(機会)、Threat(脅威)」の4つを軸に分析し、採用戦略を練ります。

【2】採用目的の明確化

第2ステップは、採用目的の明確化です。

前ステップで検討した採用戦略の下、「何のためにどのような人材を採用するか」という目的を明確にしてください。 採用の目的によって作成する採用ペルソナが異なります
たとえば、欠員が出て業務が回らなくなっている状況であればスキルや経験を重視し、事業拡大に向けて人員を増やしたい状況であれば組織に適応できる人柄を重視して採用ペルソナを作成します。

【3】人材要件のヒアリング

第3ステップは、人材要件のヒアリングです。

自社の求める人材を定義するために効果の高い手法であるコンピテンシーモデルを作成するため、各セクションを対象に人材要件のヒアリングをおこないます。ハイパフォーマーに共通する要件を抽出し、前章の「採用ペルソナの項目例」であげた定量要件や定性要件の項目を参考に、自社で必要な人材要件を抽出してください。
なお、採用ペルソナのハードルが上がりすぎないように、MUST(必要条件)・WANT(あると望ましい条件)・NEGATIVE(不要条件)に分類することが重要です。

人材要件について詳しく知りたい方は、「人材要件とは?設定する目的や作成のフレームワークを具体的に解説」の記事をご参考ください。

【4】コンピテンシーモデルの作成

第4ステップは、コンピテンシーモデルの作成です。

ヒアリングで抽出した人材要件をベースに、行動特性を集約し、評価基準を作成します。そして、この評価基準をコンピテンシーモデルに落とし込みます。なお、コンピテンシーモデルの作成方法には、実在するハイパフォーマーを基準とする「実在型モデル」、企業理念などから自社が求める人材像を作り上げる「理想型モデル」、実在型モデルと理想型モデルを組み合わせた「ハイブリッドモデル」の3つがあります。自社の環境や目的に合わせた手法で、コンピテンシーモデルを作成しましょう。

コンピテンシーモデルを詳しく知りたい方は、「コンピテンシーとは?意味や採用面接・人事評価への活用法を簡単解説!」の記事をご参考ください。

【5】コンピテンシーモデルの調整

第5ステップは、コンピテンシーモデルの調整です。

コンピテンシーモデルを確定するには、経営サイドとの調整が必要になります。コンピテンシーモデルと自社の経営層の考え方や経営ビジョンとを照らし合わせ、採用ミスマッチが起きないよう、コンピテンシーモデルを調整してください。場合によっては、経営層と現場、人事でコンピテンシーモデルのすり合わせが必要となるケースもあるでしょう。

【6】採用ペルソナの設計

第6ステップは、採用ペルソナの設計です。

コンピテンシーモデルで整理した条件をもとに、年齢層や家族構成、職務経験や保有スキル、働き方の価値観やキャリア志向性など、キャラクターを作り上げるように設計します。実際に活躍できる人物像とギャップが生まれないように、現場社員にチェックしてもらうことも有効です。

【7】採用ペルソナのブラッシュアップ

第7ステップは、採用ペルソナのブラッシュアップです。

このあとに解説する「採用ペルソナを成功に導く5つのポイント」の章を参考に、採用市場と自社の要件に乖離がないかなどを定期的にチェックし、採用ペルソナの設定基準をブラッシュアップしましょう。

採用ペルソナを成功に導く4つのポイント

採用ペルソナは、根拠もなく自己流で作成しても、採用活動を成功に導くことはできません。ここでは、採用ペルソナを成功に導く4つのポイントを解説します。

採用マーケティングの実施

1つ目は採用マーケティングを実施することです。

人材不足を背景に採用難が深刻化する一方、ITの急速な進展により、採用市場の環境は劇的に変化しています。競合他社に打ち勝つためには、採用マーケティングによって採用市場や競争環境を分析し、求職者のニーズにあった採用ペルソナの設定が可能になります。

複数パターンの作成

2つ目は、複数パターンを作成することです。

企業には、さまざまな特性や強みをもった人材が集まり、組織が成り立っています。また、組織毎に求める人材像が異なることもあるでしょう。そのため、採用ペルソナは1人の人物像に絞るのではなく、人の多様性や組織毎の特性を踏まえて、複数パターンを作成することが有効です。

世代の価値観に合わせた設計

3つ目は、世代の価値観に合わせた設計をすることです。

旧来の価値観のままでは、Z世代などの今の世代の共感を得ることは難しいでしょう。採用マーケティングの下、世代価値観に合わせた採用ペルソナを設計することで、求職者ニーズに適した採用活動の展開が可能になります。

社内でのブラッシュアップ

4つ目は、社内でブラッシュアップをすることです。

設計した採用ペルソナに沿って募集しても、想定した人材が集まるとは限りません。設定した採用ペルソナが「採用市場の変化に対応していない」「要件が高すぎて、応募者が集まらない」といったことがあり得ます。定期的に、採用市場と自社の要件に乖離がないか、要件に無理が生じていないかをチェックし、採用ペルソナの設定基準をブラッシュアップすることが重要です。

採用ペルソナの設計に重要な項目

ここでは、人材要件と採用ペルソナの関係性を踏まえて、採用ペルソナで設定すべき重要項目を紹介します。

人材要件 採用ペルソナ
定量要件 年齢層(年齢制限該当事由に該当する場合)・募集地域など 年齢・家族構成・性別・居住地など
経歴 職務経験、現職の業界・職種・組織規模など
年収レンジ 年収や給与体系など
保有スキル 保有スキル、保有資格など
定性要件 価値観 働き方の価値観、求める社風、ポリシーなど
志向性 キャリア志向、仕事のやりがいなど
人柄 趣味、特技、部活・サークル活動、性格など

定量要件

【1】年齢・家族構成・性別・居住地など

ペルソナ設計には、年齢・家族構成・性別・居住地など、求職者の定量的な属性情報の設定が重要になります。

母集団形成において、セグメント分けするための基本情報となりますので、自社のターゲットとなる属性を設定しましょう。

【2】職務経験、現職の業界・職種・組織規模など

中途採用で即戦力を求める場合、現職の業界や職種、職務経験などを具体的に設定する必要があります。

ただし、要件を高くしすぎるとターゲットが狭くなるため、市況に合わせた設定が重要です。

【3】年収や給与体系など

自社が求める人材について、どの程度の給与水準を対象にするかの観点で、ペルソナの年収や給与体系を設定します。

基本的には、前職給与を下回らないことを念頭におき、ターゲットとなる求職者の給与水準や年齢、自社における給与制度や想定給与などを考慮しましょう。

【4】保有スキル、保有資格など

ターゲットに求めるスキルを明確化するため、具体的な保有スキルや保有資格を設定します。

特に、有資格者でないと従事できない職種や、専門性の高い職種の場合は、必ず設定してください。ただし、多くのスキルを設定しすぎると、ターゲットが狭くなることに留意が必要です。

定性要件

【1】働き方の価値観、求める社風、ポリシーなど

自社にマッチした人材の価値観を明らかにするため、働き方の価値観や求める社風、ポリシーを定めます。

こうした価値観を設定するには、自社で高業績を上げている従業員をモデルとした「コンピテンシーモデル」の作成が最適です。コンピテンシーモデルモデルを活用し、活躍人材の行動特性を明らかにして、理想の人物像を作り上げてください。

コンピテンシーモデルを詳しく知りたい方は、「コンピテンシーとは?意味や採用面接・人事評価への活用法を簡単解説!」の記事を参考にしてください。

【2】キャリア志向、仕事のやりがいなど

どのような志向性をもった求職者が自社の環境にマッチしているかを明確化するため、キャリア志向や仕事のやりがいを設定します。

求職者における企業選びは、企業風土や成長環境も重要なポイントになるため、自社の風土や社風に合った設定が不可欠です。また、世代によっても志向性は異なります。ターゲットの世代にマッチした設計を心がけてください。

【3】趣味、特技、部活・サークル活動、性格など

どのような人柄・性格の求職者が自社に合っているかの指標のひとつとして、趣味、特技、部活・サークル活動、性格を設定します。

ただし、同じような人柄・性格の求職者だけを採用してしまうと、同質性が高まって一体感が醸成できる一方で、多様性を失うリスクが生じます。この項目は、あくまでも一例であることを念頭に設定するとよいでしょう。

採用ペルソナを作るときの注意点

採用ペルソナの作成ステップを踏むときに注意すべき点が2つあります。ここでは、その注意すべき理由を紹介します。

自社の魅力を把握してから作る

求職者にとって自社にどのような魅力があるかを理解したうえでペルソナを作成してください。自社の魅力の理解が不十分だと、自社にマッチする人材の条件がわからず、社風にマッチしていないペルソナになる可能性があります。ペルソナの設計を誤ると、選考中に求職者にアピールすべき魅力・強みを誤り、採用につながらない、入社後にミスマッチが発生するといった事態になりかねません。

他社より優れている点や自社の魅力を発見するために、新卒・中途入社にかかわらず新入社員に自社を選んだ理由についてヒアリングすることがおすすめです。

正解が一つだけではないことを意識する

ペルソナは一人の架空の人物像を作り上げることですが、採用活動におけるペルソナの正解は一つだけではありません設計した一つのペルソナに固執していると人材の対象範囲が狭くなり、優秀な人材の採用機会を喪失するリスクがあります

リスク回避のために、人材を配置する部署や採用するタイミングを考慮して、複数のペルソナを設定することがおすすめです。たとえば、「将来の幹部になりえる人材」「主力事業の軸となる人材」というように、活躍してほしい内容によって複数のペルソナを用意しておきます。

【新卒・中途】ペルソナ設定の具体例

採用ペルソナ設定の7ステップに沿って、ペルソナの具体例を新卒採用と中途採用の2パターン作成しました。ここでは、採用ペルソナ作成時に考慮した点とあわせて具体例を紹介します。

【新卒】営業職を募集する例

日用品メーカーのA社は、代理店営業の人材を増やすために新卒採用で営業職を募集することになりました。A社はチームワークを重視する企業風土で、繁忙期には残業が増える傾向があります。

ここから、コミュニケーション能力が高く、ある程度体力・忍耐力のある人材になるように下記のペルソナを設定しました。

項目 設定内容
基本情報 年齢 21歳
性別 男性
学歴 〇〇大学 □□学部(文系)
部活・サークル 野球部
アルバイト ファミリーレストラン
趣味 映画鑑賞
能力 長所 協調性があり、周囲を巻き込む力がある
短所 おせっかいと思われることがある
学生時代に力を入れたこと チームメンバーに積極的にアドバイスをして、チームの基礎力向上に貢献し、全国大会ベスト8進出
価値観
行動特性
志望業界・業種 業界未定、営業職希望
企業選びで重視している点 ・社内のコミュニケーションが活発か
・新人のうちから活躍できるか

ペルソナを設定するうえで以下の2点を考慮しています。

  • 部活やアルバイトで人とのコミュニケーションに慣れており、チームワークを大切にしていそう
  • 部活にアルバイト、学業も両立しているならば、忙しさに耐性がありそう

【中途】エンジニアを募集する例

IT企業のB社では、クライアントのシステム開発に携わっていた社員が退職してしまい、欠員補充のためにSEを募集することになりました。B社は実力主義で、年齢に関係なく評価しています。また、営業と同行しクライアントに提案するケースもあり、コミュニケーション能力の高い人材が必要と考えています。

これらの要素から、エンジニアとしての経験が豊富で、普段から相手に情報をわかりやすく伝える習慣のあるペルソナを下記に設定しました。

項目 設定内容
基本情報 年齢 36歳
性別 女性
学歴 〇〇大学 △△学部(理系)
趣味 オンラインゲーム
年収 500万円
家族構成 夫と息子と3人暮らし
能力 現職(前職)の仕事内容 SE
スキル 納期や予算を考慮して適切なシステムを構築できる
資格 応用情報技術者
価値観
行動特性
仕事で大切にしていること クライアントやチームとの積極的なコミュニケーション
転職理由 ・適切な評価を受けたい
・リモートワークと出社を柔軟にできるようにしたい
企業選びで重視している点 ワークライフバランスが取れるか

ペルソナを設定するうえで以下の3点に考慮しています。

  • システム開発に関わるにあたって、必要なスキルや資格を保持している
  • 子どもとのコミュニケーションで、相手に伝わりやすいように言葉を言い換える力がありそう
  • 家計の管理を普段からしており、予算や工数を意識して業務を進められそう

採用ペルソナ設計後におこなうべきこと

採用ペルソナは、設定すれば終わりではなく、設定後におこなうべきアクションがあります。ここでは、採用ペルソナ設計後におこなうべきことを解説します。

採用ペルソナに応じた採用手法の選定

採用ペルソナを設定したあとは、ペルソナに合わせた母集団形成をおこないます。

就職ナビサイトや人材紹介、ダイレクトリクルーティングなど、どのような採用手法が設定した採用ペルソナにアプローチできるかを検討します。

ターゲット層が広く、多くの採用人数を見込んでいる場合は、就職ナビサイトなどのマス型の採用手法が適しています。専門性が高く、ターゲット層が狭い場合は、人材紹介のほか、ダイレクトリクルーティングやヘッドハンティングなど、ワントゥワン型の採用手法が考えられます。ただし、高額な費用が発生するサービスもあるため、費用対効果を踏まえて検討しましょう。

採用手法について詳しく知りたい方は、「【2023年版】採用手法12選を徹底解説|最新トレンドや選定ポイントも紹介」の記事を参考にしてください。

採用ペルソナに合った募集要項やスカウト文面の作成

次に、採用ペルソナに合った募集要項やスカウト文面を作成します。

募集要項では、「経歴」「年収レンジ」「保有スキル」などの定量要件をペルソナに合わせて設定します。ただし、性別や家族構成などの情報は就職差別にあたるため、採用ペルソナでは設定していても、募集要項に記載できないことに留意してください。

また、スカウト文面については、採用ペルソナの価値観に合わせて作成することで、自社に共感してくれる求職者を集めることが可能です。ペルソナの立場に立ってスカウト文面を作成するように心がけましょう。

採用ペルソナにマッチする候補者体験(採用CX)の設計

採用ペルソナは、各採用プロセスにおける候補者体験を設計するうえでも重要です。

せっかく採用ペルソナにマッチした採用手法やスカウトで求職者を集めても、選考段階で志望度が下がれば、途中で離脱される恐れがあります。しかし、候補者体験(採用CX)を採用ペルソナに合わせて設計することで、選考から入社に至るまで、入社動機を右肩上がりに向上させることが可能です。

候補者体験(採用CX)の設計方法を詳しく知りたい方は、「【事例付】採用CX(候補者体験)とは?成功に導く採用戦略構築ポイント」の記事を参考にしてください。

採用ペルソナを効果的に設計するには?

採用ペルソナを効果的に設計するには、外部ノウハウの活用がポイントです。ここでは、採用ペルソナを効果的に設計するポイントを紹介します。

フォーマット/設計シートの活用

1つ目は、フォーマットやペルソナ設計シートの活用です。

単にひな形だけ取り寄せても、どのように手を付けてよいかわかりにくいこともあるでしょう。また、本記事で紹介した手順で進めても、困難にぶつかることがあるかもしれません。良質な採用ペルソナのフォーマットや設計シートを活用すれば、自社の環境や目的に合った採用ペルソナを合理的に作ることが可能です。

【ダウンロード】採用ペルソナ設計シート

弊社クイックでは、採用ターゲットを明確にするための採用ペルソナを作成する「ワークシート」を提供しています。自社の採用ターゲットにマッチした効果的な採用ペルソナを作り上げたい場合などにご利用ください。

ペルソナ設定に役立つワークシートをダウンロードしたい方は→「ペルソナ設計シート(求める人物像の明確化)

採用コンサルティングの活用

2つ目は、採用コンサルティングの活用です。

本記事で紹介したプロセスに従って採用ペルソナを作成したくても、「採用活動に手一杯でリソースがない」「採用マーケティングに取り組むことが困難」といったケースがあるでしょう。効果的に採用ペルソナを設計するには、自社の求める人材像や強みを引き出すことが重要です。採用コンサルティング会社であれば、これらを引き出し、採用ペルソナの設計が可能です。

弊社クイックでは、採用マーケティングの下で採用活動全体をデザインすることで、効果的な採用ペルソナ設計のご支援にも対応した「採用コンサルティング」を展開しております。ぜひ参考にしてください。

まとめ

本記事では、採用ペルソナの概要やメリット、成功に導くポイントのほか、項目例、作成ステップや効果的な作成方法を解説しました。

採用ペルソナとは、採用したい人物の年齢や性別、経験・スキルなどの情報を具体化したものです。採用ペルソナを作ることで、採用活動の効率化やミスマッチ防止につながります。
本記事を参考に、自社の採用活動に効果的な採用ペルソナを設計しましょう。

自社の魅力とは何か整理したいという方は、以下のシートをご活用ください。

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監修/中森規仁(中小企業診断士)

コピーライター、人事(採用担当)を経て、大手人材会社でディレクターとして、クリエイティブ企画や経営戦略にひもづいた人材採用・活用のコンサルティング業務などに従事。現在はIT企業勤務の傍ら、マーケティング・人材採用の領域を専門に中小企業支援を行っている。

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