面接評価シートの作り方とは？作成のメリットや含める項目を紹介 COLUMN

面接評価シートとは【サンプルあり】

応募者を客観的に評価するための「モノサシ」となるのが、面接評価シートです。まずは、評価シートの利用目的や注意点について確認しましょう。

面接時の評価項目・基準を明記したチェックシート

面接評価シートとは、面接時に確認する「評価項目」と「評価基準」を一覧にしたチェックシートのことです。面接官は、それに沿って質問・評価を行い、最終的に合否を判断します。

面接官によって評価ポイントや基準が異なると、応募者からの不公平感を生むだけでなく、入社後のミスマッチにもつながるリスクがあります。面接評価シートは公平で客観的な評価を行い、自社の要件に合致した人材を見極める助けとなります。また、評価項目と基準が統一されることで、面接の振り返りが容易になり、配属時の参考資料としても活用できます。

人材要件を正確に反映させることが重要

面接評価シートを作成する際に重要なのが、人材要件に合致した評価項目をつくることです。業界や事業戦略、社風、募集職種などによって必要なスキル、経験、志向性は異なります。これらの人材要件と評価項目がリンクしていないと「自社や応募職種に必要な人材かどうか」見極めることができません。

何年も同じ評価シートを使いまわしていたり、テンプレートをそのまま活用している場合は、自社が求める人材像と評価項目が合致しているか、シートが形骸化していないか見直すことをおすすめします。

面接評価シートのサンプル（エクセル版）

評価シートには、おおむね以下のような項目が必要です。

面接評価シートの作成方法

それでは実際に、自社に合った面接評価シートを作成する手順について解説します。

【STEP1】評価項目を一覧にする

まずは、評価項目を俯瞰します。この時点では優先順位をつけず、幅広くフラットに項目を洗い出すことが重要です。一般的には下記のような項目に分類されます。

※履歴書などの提出書類、適性検査などで判断できる項目も含まれます。

また、業界や企業規模を問わずに利用できる評価項目としては、経済産業省が提唱する「社会人基礎力」が参考になります。これは「職場や地域社会で多様な人々と仕事をしていくために必要な基礎的な力」として2006年に発表されたもので、「前に踏み出す力」「考え抜く力」「チームで働く力」の3つの能力と、それらの能力を構成する12の要素に分解されます。

出典：経済産業省『社会人基礎力』 より作成

【STEP2】人材要件を明確にする

面接の評価項目を決めるにはピックアップだけでは不十分で、自社が求める人材要件と照らし合わせる必要があります。
そのため、人材要件を明確にしましょう。

人材の要件定義には、さまざまなアプローチ方法があります。

事業計画から今後必要になるスキル・経験・志向性を絞り込む方法や、自社で高い業績を残している社員がどのような項目で優れているか照らし合わせる方法など、自社に合った方法を見つけてください。

※人材要件を定義する方法について詳しくは→「人材要件の定義や作り方、条件の優先順位付け・ペルソナ設定のコツ」

【STEP3】評価項目を選定する

STEP1の評価項目から、STEP2の人材要件に適合するものを絞り込み、自社独自の評価項目とします。
さらに、絞り込んだ項目の優先度の順位づけも行いましょう。なお、優先度のつけ方は、次章で説明いたします。

【STEP4】評価基準を定める

面接の評価基準として、5段階評価など数値で表せる定量評価と、面接官の所感を自由に記入できる定性評価をどちらも採り入れましょう。

次章で詳しく説明しますが、定量評価の場合は「1〜5」という段階だけでなく、各段階の評価基準を言語化することを心がけてください。

採用基準については当サイトの別の記事で詳しく解説しています。
明確な採用基準を定めて採用効率を上げるためにも、ぜひ参考にしてください。
「採用基準の作り方ガイド 基準例や注意点、コンピテンシーモデルも解説」

【STEP5】質問例を挙げる

面接を担当するのは、必ずしも面接に慣れている人事・採用担当者とは限りません。各項目を確認するための質問例をいくつか例示しておくと、初めて面接を担当する人もスムーズに対応できるでしょう。

次に、状況別の質問例を例示しますので、参考にしてください。

ここでは、状況別に質問を例示しましたが、「【面接官向け】中途採用の面接で使える質問15選｜コツや準備も」「採用面接の流れ 新卒・中途への質問やマナーも紹介」では、これらの質問の作り方やコツを詳しく解説していますので、ご参考ください。

面接評価シート作成時のポイント

それでは実際に、自社に合った評価シートを作成するポイントをお伝えします。

新卒と中途で評価シートは分けるべき？

就業経験がない新卒採用と、他社での就業経験がある中途採用では、評価シートも分けるべきです。

なぜなら、新卒採用と中途採用で評価基準が違うからです。

そのため、新卒採用の場合は「ポテンシャル」の評価項目を中心として、性格や志向性などの項目を多く盛り込み、さまざまな部署での活躍可能性を探ります。

一方で、中途採用の場合は「即戦力」の評価項目を中心として、スキルや経験の項目を多めに構成し、配属予定の部署とのマッチングを確認します。

このように、新卒採用と中途採用では求める要件が異なるため、評価シートを分けるべきなのです。

評価項目は最低限の内容にとどめる

つい確認したい項目をたくさん盛り込みたくなってしまっても、評価シートの項目は最低限の内容にとどめてください。最低限の内容に絞り込むには、評価基準で重視すべき項目を抽出し、重要な項目を選定すると良いでしょう。

面接は本来、目の前の相手と対話をする場です。評価項目が多すぎるとチェックすることばかりに気を取られてしまい、相手とのコミュニケーションが疎かになってしまいかねません。

評価基準を言語化する

評価基準は「1〜5」など評価段階を設けますが、面接官による判断のバラつきを抑えるために、段階ごとの具体的な基準を言語化するようにしてください。

例えば5段階評価の場合はすべての段階を言語化することが望ましいですが、難しい場合は中間の「3」だけでも言語化するようにしましょう。具体的には『自己PRをする際、自身の経験を交えて回答できたら「3」とする』など、中間の基準を具体的にすることで、低〜高評価の段階を設定しやすくなります。

評価項目の優先順位をつける

評価項目は並列に位置付けるのではなく、項目ごとの優先順位（重みづけ）を行いましょう。

優先順位は「会社全体の人材要件の重要度」「採用職種ごとの人材要件の重要度」などで決定します。前者は自社に入社する人なら必ず持っていてほしい要件となるため、必須項目もしくは他の評価項目の〇倍などの重みづけをします。後者の場合は募集職種に応じて重みづけを調整してください。

優先順位をあまり細かく設け過ぎるとチェックが困難になるため、「MUST要件・WANT要件」、または「高・中・低」程度の大括りでスタートするのもオススメです。

面接評価シートを作成するメリット

ここでは、評価シートを作成するメリット3つを見ていきます。

複数の面接官で評価・判断を統一できる

面接官が複数になると、求職者の評価・判断が属人的になることが多くあります。 特に、選考段階が増えるほどこの傾向は強くなります。

また、せっかく評価基準を定めていても、その基準が正しく面接官に伝わっていなければ、評価のバラつきを解消することはできません。

評価シートを作成することで、面接官全員が同じ項目で評価・判断ができ、自社の人材要件を満たした人材を採用することが可能です。

面接の進行管理・時間配分を行いやすい

評価項目が決まっていない場合、面接官が主観で質問するなどして時間配分をコントロールすることが困難になりがちです。

面接評価シートを活用すれば、ヒアリング項目の抜け漏れなく、面接をシステマチックに行うことができます。また、項目を絞り込むことで、時間配分を行いやすいメリットがあります。

このように評価シートを使うことで、不慣れな面接官がいてもスムーズな面接が可能になります。

情報の共有が簡単にできる

面接評価シートを活用していない場合、次の選考を担当する面接官に、求職者の評価を共有することが煩雑になります。

次段階の面接官に、社内で統一されたフォーマットを用いることで、容易な情報共有が可能になります。また、選考書類だけでは判断できない人柄や特性などを評価シートに落とし込むことにより、可視化された評価を簡単に共有できます。

このように評価シートを活用することで、各段階における面接官の評価を統一フォーマットで集めることができ、より精度の高い採用判断が可能になります。

面接評価シート作成時の注意点

評価シートを活用すれば、効率的かつ効果的な面接を実施できますが、作成時には注意事項もあります。ここでは、評価シート作成時の注意点を3つ説明します。

シート作成に時間をかけすぎない

まず1つ目は、評価シートを作るのに時間をかけすぎないことです。

評価項目を多く盛り込みすぎても、面接時間のなかですべてを評価できません。また、評価項目を構造化して細かくしすぎると、面接官が意図を汲み取ることができない恐れがあります。

このような本末転倒な事態を避けるため、作りこみすぎず、シンプルでわかりやすいものを目指しましょう。

テンプレをそのまま使わない

評価シートをWebで検索すると、多くのテンプレートが見つかりますが、安易にそのまま使用することはオススメできません。

せっかく自社の人材要件を評価基準として設定しても、評価シートに反映していなければ、自社の欲しい人材を的確にスクリーニングすることが困難になります。
業界や業種、採用予定職種など、自社の人材要件に合わせてカスタマイズしてください。

項目を定期的に見直す

自社の求める人材要件は、常に一定ではないケースが少なくないでしょう。社会情勢、経営戦略の変化にともない、同様に変化するものです。また、価値観の違いも大きく影響し、団塊ジュニア世代の価値観は、ゆとり世代やZ世代には通用しないこともあります。

人材要件は、採用予定の職種に合わせることはもちろん、こうした求職者の世代に合わせるような柔軟性が必要です。また、新規事業部門の採用にはチャレンジ精神を重視するなどの経営戦略の変化なども、人材要件を見直すタイミングのひとつです。

こうして人材要件を見直し、面接評価シートを更新することで、時流や経営環境に合わせた人材を採用することが可能です。

まとめ

面接評価シートには、応募者の評価項目と基準を統一することで、面接官の主観による評価のズレを防ぎ、面接の質を安定させる効果があります。面接で自社に合わない人材を採用してしまうと、早期離職や現場でのトラブルなどにつながってしまいます。ぜひ自社の人材要件に合致した評価シートを作成し、採用効率を高めましょう。

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監修／中森規仁（中小企業診断士）

コピーライター、人事（採用担当）を経て、大手人材会社でディレクターとして、クリエイティブ企画や経営戦略にひもづいた人材採用・活用のコンサルティング業務などに従事。現在はIT企業勤務の傍ら、マーケティング・人材採用の領域を専門に中小企業支援を行っている。