ジョブディスクリプション（Job Description）とは？
ジョブディスクリプションとは、「特定の職務やポジションに関する詳細な情報をまとめた文書」のことで、日本語では「職務記述書」と呼ばれます。
具体的には、以下のような、業務の内容や範囲、必要なスキルや求められる成果などが記載されています。
ジョブディスクリプションと似たものに募集要項がありますが、ジョブディスクリプションと募集要項の違いは以下の通りです。
募集要項は、どちらも採用プロセスにおいて重要な役割を果たす文書ですが、それぞれ異なる目的や内容を持っています。以下に、ジョブディスクリプションと募集要項の主な違いを説明します。
「採用」に用途を限定している募集要項に対して、「採用」のみならず、「評価」や「生産性・競争力の向上」もその目的としている点が最も大きな違いです。
日本でジョブディスクリプションの導入が増えている理由
これまでの日本において、ジョブディスクリプションを導入する企業はあまり多くはありませんでした。
理由は複数ありますが、日本においては一つのポジションで多様な業務を担当することが一般的であったことや、情報や権限の非公開性が高いことが主な要因です。
しかし近年の労働環境の変化により、ジョブディスクリプションを導入する企業が増えています。ここから、その理由について詳細をご紹介します。
メンバーシップ型からジョブ型への変化
従来の日本企業においては、従業員が幅広い業務を担当し、柔軟な働き方が求められるメンバーシップ型の雇用が一般的でした。
しかし、多様性を重んじられる近年において、個々人のスキルや能力に応じた雇用が必要となり、各従業員の役割が明確であるジョブ型の雇用が広まりつつあります。
そのため、ジョブ型の雇用に必要であるジョブディスクリプションの導入が増加しています。
外国人雇用機会の増加
国内での労働力確保の難化やグローバル化の進行に伴い、外国人労働者の採用が増加しております。
異なる文化背景を持つ外国人を雇用するために、職務内容が明文化されたジョブディスクリプションの導入が重要となっています。
高度なIT人材の必要性
労働人口が減少する日本において、ITの導入とそれに伴う生産性の向上が急務となっています。
技術の進歩が速いIT分野において高度なスキルを有するIT人材の活用は不可欠となっており、そのようなポジションにおける役割定義を明確にするジョブディスクリプションの導入が進んでいます。
ジョブディスクリプションを利用するメリット
採用成功しやすい
ジョブディスクリプションの作成は、採用要件を明確化する重要な手段です。これにより、採用基準や評価基準がはっきりと定義されます。その結果、求職者は採用要件を理解しやすくなると同時に、スキルアップやキャリアアップのイメージが湧きやすくなり、応募に至る確率を高めることができます。これは特に、前述した高度人材や即戦力人材の採用において有効です。
さらに、ジョブディスクリプションを活用することで明確になった採用要件は、面接業務において明確な合否基準を提供し、面接プロセスの効率化やスクリーン精度を向上させます。
最後に、ジョブディスクリプションを活用することで採用におけるミスマッチを防ぐことが期待できます。ジョブディスクリプションには、職務内容の詳細や必要なスキルなどが明確に記載されるため、応募者と採用側との期待値やイメージギャップが減少するためです。
公平な人事評価を行える
ジョブディスクリプションの作成は、人事評価の公平性向上に重要な役割を果たします。
ジョブディスクリプションの作成により業務内容や目標が明確になると、その達成についても客観的に判断することができるようになるため、目標の達成度合いに応じた公平な人事評価が可能となるためです。
これにより、評価の被対象者と認識の齟齬が生まれづらく、納得感のある人事評価を実施することが可能です。
また、評価の内容が明確であることで、短時間で効率よく評価を終えることができます。
スペシャリスト（専門家）の育成がしやすい
ジョブディスクリプションの導入において、ある職務に関する業務内容が明確になることで、その職務に専門的に携わる従業員の専門性を業務の中で高め続けることが可能です。
加えて、ジョブディスクリプションの作成により今後のキャリアパスや磨くべき能力も明らかになるため、それらをベースにした成長機会の提供やキャリア開発支援をすることができ、自社に必要なスペシャリスト（専門家）の育成を行うことが可能です。
生産性・競争力の向上
ジョブディスクリプションの作成による明確な目標と業務内容は、以下の3つの観点から、生産性の向上や企業競争力の強化を行います。
❶業務効率の向上
ジョブディスクリプションの作成により、業務内容や目標のあいまいさが排除されるため、業務上の無駄や非効率が少なくなり、効率的に業務に取り組むことが可能となります。
❷従業員への成長機会の提供
各社員のキャリアパスや目標が明確になることで、従業員の成長速度の高まりや、従業員に対する本質的な成長機会の提供が可能となります。それにより、一人一人のパフォーマンスを向上させることができ、生産性や競争力の強化に繋がります。
❸組織内のスムーズな連携
業務内容の明確化は、スムーズな業務分担や責任の所在の明確化にもつながるため、組織内でのコミュニケーションコストの抑制や、効果的な連携を可能にします。
以上の理由から、ジョブディスクリプションを作成することにより生産性や競争力を高めることが可能です。
ジョブディスクリプションによるデメリット
柔軟性のある働き方がしづらい（人事異動がしづらい）
ジョブディスクリプションは特定の職務での勤務を前提としているため基本的に人事異動がなく、従業員の柔軟な働き方が制約される可能性があります。
これは、場合によっては企業と従業員の双方にとってデメリットとなります。
社員の成長範囲が限定される
従業員が特定の業務に従事することになるため、従業員の成長範囲が限定される可能性があります。従業員に求めるスキルが多角的である場合、ジョブディスクリプションの活用（ジョブ型の雇用の実施）は向いていないでしょう。
運用の難易度が高い
ジョブディスクリプションの作成には、業務内容の整理や言語化、必要に応じた社内の個人、業務との連携が必要となります。これらを実行するには時間や労力がかかるだけでなく、組織全体での努力や工夫が必要となります。
管理職が育ちにくい
ジョブディスクリプションに則った運用が厳格になされた場合、各従業員は個々の業務に特化していくため、組織全体を統括する管理職が育ちにくい可能性があります。
新卒採用には向かない
新卒採用は、まだ社会経験のない学生をポテンシャル採用する採用手法であるため、必要なスキルや経験が明確であるジョブディスクリプションの活用は不向きな傾向にあります。
社内ネットワークが生まれにくい場合がある
ジョブディスクリプションの運用によって業務が細分化されるため、社内組織間のコミュニケーション、連携が非活発になる可能性があります。そのため、ジョブディスクリプションの運用においては、職務ごとの業務を連携させる仕組みを同時に設計する必要があります。
ジョブディスクリプションの作成手順
ジョブディスクリプションの作成手順をご紹介します。これは、職務の詳細を文書にまとめるプロセスです。
❶導入目的の整理
新しい職務の導入がなぜ必要なのかを明確にし、その目的を整理します。この目的を把握することで、ジョブディスクリプションの作成において方針を定める基礎となります。
❷対象職務の定義を定める
どの職務がジョブディスクリプションを必要としているのかを明確に定義します。
❸対象職務について情報収集・ヒアリングを行う
次に、定めた対象職務に関する情報を収集するため、関係者へのヒアリングを実施します。これにより、職務に関する洞察を獲得し、必要な情報を収集します。
❹ 集めた情報を精査する
収集した情報を詳細に精査し重要な情報を整理します。
❺ 精査した職務情報をもとにジョブディスクリプションを作成する
精査した情報をもとに、ジョブディスクリプションを詳細に作成します。これには職務の概要、役割と責務、必要な資格要件、報告ライン、業務場所、報酬パッケージ、目標と成果評価などの情報を含みます。
❻ 振り返る
ジョブディスクリプションを作成した後も定期的に振り返り、必要に応じて更新および改善を行います。ジョブディスクリプションが実際の業務に適合しているかどうかを確認し、変更が必要な場合は適切に調整します。
これらの手順に従うことで、新しい職務に関する明確な指針を提供し、従業員が役割を遂行する際に混乱を避けるのに役立ちます。また、変更や改善のサイクルを通じて、ジョブディスクリプションを最新かつ効果的に保つことができます。
ジョブディスクリプションのテンプレート・記載例
ジョブディスクリプションの項目にルールはありませんが、一般的な内容を以下に添付します。
各企業ごとの特徴を踏まえて、貴社に合うジョブディスクリプションを作成してみてください。
▼ダウンロードはコチラ▼
ジョブディスクリプションのテンプレート
まとめ
本記事でご紹介した通り、ジョブディスクリプションの作成は、採用成功や生産性の向上など様々なメリットを有します。
しかし、ジョブディスクリプションは、その作成難易度が高いだけでなく、作成したジョブディスクリプションの確からしさの確認は非常に難易度が高いです。
ジョブディスクリプションを作成したとしても、その内容を満たす人材がマーケット内にどれくらいいるのかの確認や、他の事業競合がどのようなジョブディスクリプションを作成しているかの比較がないかぎり、ジョブディスクリプションの完成は難しいと言えます。
弊社クイックにおいては、『採活力』というクイック独自の採用設計フォーマットをご用意しております。
『採活力』では、ワークショップやインタビューをベースに、「誰に」、「何を」届けるかの整理を経営層、人事、現場の方々を巻き込みながら行います。
マーケット調査や競合分析も併せてご支援させていただく内容となっておりますので、ジョブディスクリプションの作成にお困りの企業様はぜひ、お問い合わせくださいませ。
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