【人事担当者必見】新卒採用のスケジュールの組み方とコツ COLUMN

更新日:2019.11.15

【人事担当者必見】新卒採用のスケジュールの組み方とコツ

企業の採用戦略において、非常に重要な新卒採用。しかし、「採用担当が年単位で変わるためノウハウが社内に蓄積されない」「ほかの業務との兼務のため採用の予備知識をインプットする時間がない」などの理由により、どのように準備をしたらいいのかわからない方も多いのではないでしょうか。

この記事では、新卒を採用するためのスケジュールの組み方やコツについてまとめてご紹介いたします。

採用成功するために必要な考え方をまとめました。

 

目次

2020年卒採用のスケジュール|経団連加盟企業から中小企業まで

採用スケジュールを組む際真っ先に確認すべきなのが、経団連が発表する新卒採用のスケジュールです。2020年卒の採用については「3月広報、6月選考解禁」、と発表されています。これは、2019年卒採用のスケジュールと同様です。経団連加盟団体は、基本的にこのスケジュールに従わなければなりません。
このスケジュールは学業に向ける時間の確保などを目的に近年たびたび変更されており、2015年卒採用の際は「12月広報、4月選考解禁」だったのが、2016年卒採用より「3月広報、8月選考解禁」となり、翌2017年卒採用より現在の「3月広報、6月選考解禁」とされました。

経団連加盟企業の採用スケジュール例

経団連加盟企業の2020年卒生の採用は、2019年3月1日に採用広報が解禁され、2019年6月1日から、採用のための選考が始まります

 
【経団連加盟企業の採用スケジュール例】

多くの企業は、例年採用解禁前年の6月頃からインターンシップを開催し、学生たちに対して最初の接触を行います。インターンシップとは、学生の就業体験のための機会のこと。経団連は採用選考活動とは一切関係ないことを明確にすべきとしていますが、実質的に有望な学生の囲い込みの機会となっているケースもあるようです。2018年卒の採用活動までは「5日以上開催するべき」とされていましたが、2019年卒の採用活動より「1日からでも開催可能」となりました。そのため開催しやすくなった一方、他社と学生の奪い合いになるリスクがあり、短時間で学生を惹きつけるためのインターンコンテンツの工夫がさらに求められるようになりました。なお、インターンと並行して、ホームページや冊子による不特定多数に向けた採用広報は行うことができます。

3月1日から採用広報が解禁され、採用サイトに登録した学生への働きかけや、会社説明会の開催が可能となります。3月の広報活動解禁から6月の選考開始までの3カ月間が、自社の魅力をアピールし、学生の自社に対する興味・関心を「エントリー」するレベルまで引き上げるチャンスです。なお、この期間に、選考の前段階としてグループワークや先輩社員との面談を行う企業も多く存在します。

6月1日にはいよいよ本格的な選考がスタート。有望な学生に対して内定を出し始めることになります。しかし、就活生は自分が納得できる企業から内定をもらえるまで就職活動を継続することがほとんど。継続する理由は、内定をもらった企業が第一志望ではないパターンと、内定先への就職を前向きに考えながらも、本当にその企業で良いのか見極めるために同業他社の選考を受けて比較検討しようとするパターンに分かれます。そのため、8~9月頃までは内定辞退者が出ることを見越して、引き続き選考を行う必要があるでしょう。

10月を迎える頃には、経団連加盟企業の選考は終了し内定式を行う企業が多いです。ただし、夏の間留学に行っていた学生やスポーツに打ち込んでいた学生のうち、優秀な人材を追加で確保するために「二次募集」を行う企業も存在します。

経団連非加盟の大企業の採用スケジュール例

次に、経団連非加盟企業の新卒採用スケジュール例を見てみましょう。非加盟企業の場合、通達されたスケジュールに従う必要はありません。しかし、就活生が動き出すタイミングにある程度合わせて採用活動を行った方が、選考する際に人数の分母が広がり効率的となるので、加盟企業のスケジュールに近しい採用スケジュールを組むのが一般的です

【経団連非加盟企業の採用スケジュール例】

ただし、選考活動や内定出しについては、加盟企業よりも早めに行うケースがほとんどです。非加盟企業の選考活動は加盟企業の広報活動解禁に先駆けて2月には行われ、4月には内定を出す企業も。これは、経団連加盟企業と選考時期が重なることで、自社の選考を辞退されたり、他の企業へと就活生が流れたりすることを防ぐためです。経団連の指針に縛られない利点をいかに生かすかが経団連非加盟企業のポイントと言えるでしょう。

中小企業の採用スケジュール例

中小企業も、非加盟企業と同様に通達されたスケジュールに従う必要はありません。ただし、中小企業は大企業以上に戦略的に採用スケジュールを立てる必要があります。
意識すべきポイントは、3月~5月以外に説明会や選考のピークを持ってくること。その理由は、大手企業の会社説明会がその時期に集中するからです。多くの学生は大手企業をまず志望するため、大手の広報・採用活動のピークである3月~5月の説明会には、人数が集まらない可能性が高いです。そのため、12月~4月もしくは、6月~10月に短期決戦で広報ら内定出しまでを行うのが、ポピュラーな戦略となっています。

【中小企業の採用スケジュール例】

採用活動を前倒ししてスケジュールを立てれば、早い段階で有望な学生を確保できる可能性が高まります。前年から採用広報を開始し、経団連加盟企業の広報解禁となる3月1日までに内々定を出せば、学生が大手企業に集中する3月~5月が避けられます。ただし、多くの場合何人かの内定辞退が発生するため、辞退をなるべく減らすための働きかけと、辞退に備えた採用数の確保は不可欠です。

5月までに十分な採用数が確保できなかった場合は、6月の頭から再度採用を行う方法もあります。5月末頃に面接へと進めなかったり、非加盟企業の内定がもらえなかったりする学生が出始めるため、この時期も中小企業が学生を獲得するチャンスだといわれています。それらの時期に予算を集中し、短期決戦で会社説明会・選考・内定出しを行なえば、大手の影響を避け、戦略的に採用を進めることができるでしょう。

外資系・ベンチャー・マスコミは採用スケジュールが早い?

最後に、外資系企業・ベンチャー企業・マスコミの採用スケジュールを見てみましょう。

これらの企業は、かなり早い段階から採用・選考活動を行います。経団連加盟企業が選考を開始する頃には、全ての選考活動と内定出しを終了している場合がほとんどです。ただし、優秀な学生確保のため二次募集を行う企業はこちらも少なくありません。

【外資系・ベンチャー・マスコミの採用スケジュール例】

これらの企業が採用を前倒しで行う背景には、日系の大手企業よりも先に優秀な学生を確保したいという意図や業界特有の事情があります。マスコミの場合は、大手の採用が終了してから地方が採用するという流れがあり、地方の採用を円滑に行なうために、大手の採用をかなり早い段階から始めるといわれています。

これらの企業は経団連加盟企業と異なり、インターンシップやセミナーを採用に直結する事実上の選考活動として行っていることが多く、卒業の前年度に内定を出すこともあります。

新卒採用スケジュール策定の4ステップ

これまで新卒生を採用したことがない、または採用経験が少ないため、どのように準備を進めれば良いのかわからないという場合、「採用担当がジョブローテーションによって1~2年ほどで異動になるため、採用ノウハウが社内に蓄積されていない」「他の業務と採用を兼務しているため、そもそも採用の予備知識がない」などの社内体制が影響している場合もあります。

そこで、新卒採用のスケジュールを組むために必要な準備について、4つのステップに分けて解説していきたいと思います。

【1】採用したい人物像を決める

採用スケジュールを組むにあたって初めに行うのが、採用したい人物像を決めるということです。どのような人物を採用することが自社にとって最適なのかを考え、以下のように言語化していきましょう。 

(例)

  • 人と協力してタスクを進められる
  • 自分の考えを論理的に話すことができる
  • 明るい受け答えができる…

 

言語化した人物像はペルソナを立てるなど、より具体的に掘り下げて、イメージを膨らませていきましょう。この際、具体化を「徹底する」ことが重要です。それは、自分では明確に基準を設定したと思っていても、掘り下げが足りないということが多いからです。
例えば採用したい人物像として「コミュニケーション力のある人」が人気ですが、実はこれでは、人物像が明確になっていないのと変わりません。ここから、「求めるコミュニケーション力は何なのか」より具体的に洗い出すのが真の具体化です。コミュニケーション力と一口に言っても、例えば以下のような複数のタイプに分けられます。

  • お客様と打ち解けて仲良くなれる
  • 社内スタッフ同士でうまく意思疎通ができる
  • うまく気を利かせた接客を行うことができる
  • 論理的思考が得意で、意見がしっかり言える

 

また、出来上がったイメージは採用チーム内でしっかり共有することが、目当ての学生を獲得するためには不可欠です。

採用基準が明確になっていない場合、本来受かるはずの学生を一次面接で落としてしまう、一次・二次面接で人事と現場責任者がOKを出した学生を、部長や社長が最終面接で不合格にしてしまう、といった事態が起こりがちです。このような機会の損失を回避するためにも、採用基準のすり合わせは重要です。

【2】採用の戦略を練る

採用したい人物像のイメージが固まったら、実際に採用するためにはどうしたらいいかの戦略を立てていきます。学生に「御社に入社したい」と思わせるまでのストーリーを、インターンシップから選考、内定後のフォローまで採用の全ステップを踏まえて考えてください。
ここで大切なのが、採用競合と比較した自社の魅力とは何かをよく考えることです。就活生の目線で自社を俯瞰して、どのポイントが他社に優っているのかを分析してください。例えば以下のようなポイントに注目してみると良いでしょう。

  • 知名度
  • 企業規模
  • 商品の独自性
  • 関われる業務の範囲
  • 社風
  • 福利厚生
  • 社内制度
  • 影響力の大きい市場

 

自社 の魅力を把握したら、求める学生に訴求するポイントを絞り込みます。これは採用キャッチコピー、就活生に対するメッセージ、採用サイトに盛り込むコンテンツなどを考える際の指標になります。

このとき、上記のような要素を「掛け算」で考えるとユニークな採用メッセージを作ることができます。突出した魅力がなく、平均的な要素ばかりという場合でも、それらを2つ以上組み合わせて考えることで自社らしさを見つけやすくなります。
ひとつの魅力が抜きんでるのは一部の大手企業に限られますし、採用競合も大手となるため、結局はどの企業も魅力の掛け算で勝負する必要が生じます。

自社の強みを押さえた打ち出し方ができるかどうかで、採用コンテンツを学生がどう受け取るかも大きく変わってしまいます。自社の分析は徹底的に行いましょう。

【3】採用スケジュールの作成

採用の戦略が決まったら、いよいよ採用スケジュールの作成です。大切なのは実際に行うアクションにしっかりと日付を入れてスケジュールを組むということです。まずは、採用(広報活動)開始・選考活動開始・内定出しの3つの時期を決めましょう。 

経団連加盟企業や非加盟企業など大手企業、中小企業など、自社がどのような企業かによってスケジュールの組み方は変わってきます。冒頭で紹介したスケジュール例やアドバイス第一章を参考に、自社の規模や業界にあった採用スケジュールを決めましょう。

ただし、こちらのスケジュールはあくまでスタンダードな例のため、自社の業界や地域性、【2】で紹介した採用戦略、求める学生のタイプを踏まえて求人広告の掲載や会社説明会のタイミングを見極める必要があります。
この際、どんな学生を求めるかから考えると足掛かりにしやすいです。例えば、理系・文系を問わず優秀な学生を採用したい場合は、企業規模問わず早期に動き始める必要があり、大手企業に受からなかった学生を狙うのであれば、6月以降が採用活動のメインとなります。

採用・選考活動・内定の時期が決まったら、それぞれから逆算し、より細かいアクションについても計画していきます。考えるべきステップとしては以下のような項目があります。

  • インターンシップ
  • 広報活動(求人情報掲載・求人サイト制作・求人資料の作成)
  • 会社説明会(資料作成・会場の手配・合同説明会への参加)
  • 選考・面接
  • 内定連絡

 

このように採用までにすることは多く、準備には時間が掛かります。インターンシップ実施ための準備や求人広告作成には少なくとも1カ月以上の時間が必要になりますし、それぞれの施策は同時並行的に進めることが不可欠です。そのため、施策を打つべき時期を逃さないよう、事前に細かくスケジュールを設定する必要があります。

【4】内定者へのフォロー体制をつくる

新卒生の採用において大切な要素のひとつが、内定者へのフォロー体制をしっかりつくっておくことです。これは、内定辞退を防ぐために必要で、本来であれば事前に整えておくことがベストです。

具体的には、以下のような場・制度を用意して内定者と定期的にコミュニケーションを取れる体制をつくりましょう。

  • 内定者研修
  • 採用担当者との面談
  • 先輩社員との懇親会
  • 社内メンター制度

 

大切なのは、つながりが失われないように定期的に連絡を取ることです。内定者が入社までに感じる不安を解消し、問題があればいつでも頼れる状況を用意してあげましょう 。
また、企業によっては内定後から学業の妨げにならない程度に、アルバイトとして少しずつ働き始めてもらうところもあるようです。早期戦力化と学生フォローが同時にできる一石二鳥の施策といえるでしょう。

学生の動きから見る採用スケジュールの組み方のコツ

新卒採用のスケジュールを立てるためには、就活生の動向について把握しておかなければなりません。

ここでは、大手企業を志望する就活生を例に、その動向に合わせた採用スケジュールの組み方のコツについて解説していきます。

前年の5月には準備を終えておくこと

大手企業を志望する学生の場合、卒業前年度の6月頃からインターンシップへの申し込みが始まります。そのため、その前月である5月には採用に必要な準備をすべて終えておくことが理想といえます。

ただし、新卒採用に時間と人員を掛けられず、前年5月までに準備を完了させるのは難しいことも。その場合は、広報活動が解禁される3月頃までにインターンシップやホームページなどでの広報と並行して準備を進めることになります。夏インターンの終わったタイミングで採用の忙しさは一旦落ち着くため、そこで準備を進められるように計画すると良いでしょう。

卒業前年度の6月頃からインターンでの接触が始まる

卒業前年度の6月頃には、各企業で本格的なインターンシップへの参加が始まり、企業と学生の接触が始まります。インターンシップでは、学生を囲い込むことは禁止されていますが、就業体験の内容や与えられる情報などは、実際のところ学生の志望度を大きく左右します

そのため、いかに魅力的で充実させた就業体験にするのか、しっかり企画することが重要です。インターンの内容をつくり込むことはもちろん、インターン生が入ってくる前には社内で周知を行い、良い印象が与えられるよう全社を上げて協力できる体制をつくると良いでしょう。

ここ数年はインターンの重要性が高まりつつあり、インターンに参加する学生も増えています。リクルートキャリアの「就職白書2018」によると、2018年卒の学生の55.2%が何らかのインターンシップに参加しており、インターンに参加した学生の約6割がその企業にプレエントリーしています。インターンはもはや広報の主戦場といっても過言ではありません。万全の準備で臨みましょう。

広報活動は3月頭がピーク

3月のナビサイトオープン時には、多くの学生が一気に動き出すことになります。その後は説明会ラッシュとなるため、それまでにいかに自社の採用に興味を持ってもらえるかが、母集団形成のカギとなります。
それまでに打てる広報活動を時系列順に並べると、以下のようになります。

  • 夏インターン前の合同イベント(5~6月)
  • 夏のインターン(7~9月)
  • 冬インターン前の合同イベント(9~11月)
  • 冬のインターン(11~1月)
  • 就活スタート直前の合同イベント(1~2月)

 

夏と冬に開催されるインターシップやインターン関連・就活スタート目前の合同イベントへの参加が、就活スタートまでに行われる広報のメインの場となります。

理想の採用活動時期は経団連加盟・非加盟でほぼ変わらない

理想の採用活動時期は、経団連加盟・非加盟でほぼ変わりません。インターンシップから広報を始めるとすると、加盟企業も非加盟企業も3年生の夏には実質的な広報活動を開始し、選考活動もできる限りほかの企業に出遅れないよう進めていく必要があります。

経団連加盟企業は協定に縛られているため、内定出しは6月以降になりますが、動き出しの時期自体には、大きな違いはありません。

体育会学生には部活引退後に積極的に接触を

大学で体育会に所属している学生は、どのタイミングで就職活動を開始しているのでしょうか。

競技や所属リーグによって違いはありますが、大抵の場合大学3年生時の冬頃に引退を迎えるケースが多く、それから就職活動を開始する学生が多くなります。一方、有望な体育会学生の場合、大会への参加を優先し企業の選考を辞退するケースもあるようです。
そのため、体育会学生を確保するためには、年明け以降にインターンシップを開催する、就活解禁前の就活合同イベントなどに参加するなどして、接点を積極的に持つ必要があるでしょう。また、社員数が多い企業では、部活のつながりなどを利用して有望な学生を直接勧誘する場合もあります。

公務員試験落ち学生には働きやすさをアピール

公務員試験の結果は、毎年卒業年度の夏から秋にわかります。そして、公務員試験に合格できなかった学生は、そこから秋冬採用に向けて就職活動を行う可能性があります。そのため、企業側にはわずかながら試験に落ちたものの自社には適した有望な人材を採用するチャンスがあります。 

秋冬採用では、求人数が減少しているので就活生は希望の業種ではなく、働きやすさを軸に企業を探す傾向にあります。そのため、この時期の採用では、ワークライフバランスや福利厚生を重視した自社アピールを行うと良いでしょう。

大手企業が意識すべきポイント

大手企業が採用スケジュールを立てる場合に意識すべき点は、就活解禁前の準備期間を大切にするということです。

というのも、経団連加盟企業の場合、3月の広報活動開始から、6月の選考開始まで、たったの3カ月しかありません。非加盟企業は開始時期が微妙に異なりますが、期間的には大差がないのが現状です。

そのため、それまでの間に工夫を凝らして自社の魅力をアピールし、質の高い母集団を形成することが採用数の多い大手企業の場合は重要になります。採用したい人物像の策定や採用戦略の構築をおろそかにせず、どのような学生が欲しいのか、自社の魅力はどこにあるのかを一貫したメッセージとして発信することを心がけましょう。

中小企業が意識すべきポイント

中小企業が意識すべき点は、大手企業のスケジュールを把握したうえで戦略的に採用スケジュールを組むということです。

ベンチャー企業や中小企業を志望する学生は、動き始めも早いです。それらの学生と接触するために、積極的に前年度からインターンシップや合同説明会への参加を行いましょう。なかには就活のアドバイスを無料で行うことで学生と接触する企業もあります。
また、6月以降も就職活動を継続する学生を狙って採用計画を組むのも戦略のひとつです。大手の採用が落ち着いたらすぐに動き出せるよう、あらかじめ詳細な計画を立てて置きましょう。

まとめ

新卒採用のスケジュールの組み方について解説してきました。経団連加盟企業・非加盟企業、中小企業を問わず、3年生の5月までを目標に採用の準備をしっかりと進めておくことが重要になります 。また、経団連が通達するスケジュールは、企業全体の採用スケジュールに直結するため、必ずチェックしておくことが肝心です。企業の規模や業態に寄らず、自社に合った学生を採用できるよう、この記事を参考に戦略的にスケジュールを練り上げましょう。

採用成功するために必要な考え方をまとめました。

 

監修/中森規仁

コピーライター、求人媒体の管理・運用職を経て、2011年クイックに入社。ディレクター・プランナーとして、求人広告や採用企画(採用プランニング・採用ツールのご提案)に携わっています。2018年より本メディアの編集・執筆も兼任。御用の方はこちらまで⇒nakamori-norihito@919.jp

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