採用成功を左右する採用課題とは?陥りやすい5パターンの解決方法 COLUMN

公開日:2022.10.26

更新日:2023.04.07

採用成功を左右する採用課題とは?陥りやすい5パターンの解決方法

「年々採用状況が厳しくなっているため対策を講じたいが、採用フローのどこに課題があるかわからない」
「毎年同じフローで採用をおこなっているが、何かを改善すべきではないだろうか……?」

少子高齢化にともない労働人口が不足している近年の日本では、人材の獲得競争が一段と厳しくなっています。これまでと同じ採用選考方法では、うまくいかなくなっている実感をお持ちの採用担当者も少なくないのが現状です。

それに加え、問題を漠然と認識しながらも自社の採用課題が見えず、どこから改善に取り組めばいいのかわからないという企業も多いようです。

今回は採用課題の見つけ方から、陥りやすい課題と解決するためのポイントまで、採用活動の効果を高めるための方法を紹介します。

目次

採用課題とは

採用課題とは、採用活動の効果を低下させ、人材獲得を難しくさせている要因を指します。課題を発見し改善すれば、採用活動での成果が上がりやすくなります。

昨今の採用を取り巻く環境においては、特に課題発見が重要視され、課題に対処できないと大きなデメリットにつながってしまいます。まずはその点について解説していきます。

昨今は採用課題の把握が重要

国内の採用市場は、近年売り手市場が続いています。

新卒採用は、2015年以降1.5倍を超える求人倍率を維持しています。新型コロナウイルス感染拡大の影響でやや減少したものの、バブル崩壊時やリーマンショック時の水準までは落ち込んでおらず、企業の採用難は続いている状況です。

また2022年以降、企業は再び人材採用を活発化させる傾向を見せはじめ、人材の獲得競争はさらに激化することが予想されます。
参考:「ワークス大卒求人倍率調査(2023年卒)」(リクルートワークス研究所)

中途採用においても、有効求人倍率がここ数年は1.0倍を上回る傾向があり、エリアや業界・職種などによっては、採用が非常に難しい状況になっています。
参考:「一般職業紹介状況」(厚生労働省)

つまり、厳しい人材獲得競争が続く昨今では、欲しい人材を採用するために自社の採用課題を発見する重要性が増しているのです。

採用課題を放置するデメリット

採用担当のミッションは「適正な費用・パワーで、必要な人材を採用する」ことです。現在、ミッション達成ができていないという場合は、採用課題を放置せずに対策を講じる必要があるでしょう。

採用課題を放置しないためには、「振り返り」をおこなう必要があります。しかし、単に「欲しい人材が採用できなかった」という結果に注目するだけでは、何を改善すべきなのか見えてこないでしょう。課題を特定することで、はじめて改善の動きへとつなげることができます。

通常の業務でも、結果の振り返りを行い、要因特定および改善策の実行を通じて成果を上げていきます。採用課題を放置することは「振り返り」をおこなわないことになり、いつまで経っても成果は上げられないでしょう。

効果的な採用課題の見つけ方

採用活動を改善するためには、まず自社の採用課題がどこにあるのかを明確にしておく必要があります。

採用課題は、母集団形成から選考、内定・入社へと至るまでの流れである採用フローに照らして、ボトルネックとなっている部分から判断します。

課題を見つけるためには、採用フローを段階ごとに切り分けて、歩留まりデータを確認することが重要です。フローを可視化し、どの段階が自社にとって改善すべき課題にあたるのかを浮き彫りにします。

採用フローと段階ごとの歩留まり【図1】採用フローの可視化例

上記の例のような採用フローの場合、事前試験から面接に進む候補者の割合が著しく低くなっています。この場合には、事前試験通過率の低さが採用課題のひとつとして考えられます。

自社の採用フローを一覧化し、歩留まりデータを確認したうえで、どの段階が採用活動に悪影響を与えているのかチェックしてみましょう。

【段階別】企業が陥りやすい採用課題

採用課題は企業によって異なりますが、多くの企業で陥りがちな5パターンについて紹介します。

応募段階の課題

応募段階の課題は、採用の出発地点に問題があることを意味します。かなり不利な状況で採用活動をスタートせざるを得ない、応募段階の課題を紹介します。

【課題例】

  • 人材募集サイトに掲載しても、応募人数が集まらない
  • 採用専用ホームページを立ち上げたが、ほとんど閲覧されていない

採用市場の厳しさが増すなか、市場に応じた手を打てていないことが考えられます。自社の採用ターゲットに適した「媒体の選定」や「掲載内容」になっていないことが多くあります。また求職者を「認知段階」から「興味・関心段階」に引き上げて応募につなげるには、より多くの情報開示が不可欠です。そのため、情報不足は応募が集まらない大きな要因になります。

母集団形成の課題(採用要件・ペルソナ)

応募が集まっても、採用したい人材でなければ意味がありません。ここでは、実際に自社に応募してくる母集団に課題があるケースを紹介します。

【課題例1】

  • 応募はあっても、自社が求める人材と異なる人が多い
  • 冷やかし的な人が多く、書類選考に無駄な時間を割いてしまった

母集団は求職者との初めての接点となります。この母集団から将来自社で活躍する可能性を秘めた人材を探し出すため、課題がある場合は解決が必須です。

【課題例2】

  • 応募はあるが、求める人材像とかけ離れた応募者が多い
  • 採用ターゲットの応募が少ない

こうした場合、「採用要件」や「ペルソナ」が間違っている、または設定されていないことが考えられます。採用要件のハードルが高すぎると人材は集まりにくいこともあります。また、求める人材像を詳細に設定するペルソナが適切に設定されていなければ、自社の価値観に合った人材の応募が少なくなるでしょう。

選考時の課題(面接官)

選考時で多いのが、面接段階での課題です。ここでは、面接を担当する面接官に課題があるケースについて紹介します。

【課題例】

  • 面接官によって合格させる人材にバラつきがある
  • 面接官の応対が悪く、SNSに悪い口コミを書き込まれてしまった

面接官は、面接で「人材を見極める」とともに「自社の魅力を伝える」という両面の役割があります。しかし、人材を見極める役割を重視し、「自社の魅力を伝える」という側面がおろそかになっている企業もあるでしょう。

この両面の役割を面接官に担わせるには、面接官トレーニングが不可欠です。

選考時の課題(応募辞退)

応募数は順調だったのに、選考プロセスのどこかで応募者が減ってしまう企業も少なくありません。ここでは、選考段階で辞退されてしまうケースについて紹介します。

【課題例】

  • 選考中に離脱された
  • 内定を出したのに、辞退されてしまった

求める人材像やペルソナに合った広報をしていないと、自社の価値観に合わない求職者からの応募が多くなり、求職者は応募前と接触後のギャップから離脱するリスクが高まります。また、適切な内定フォローができていないことも大きな要因のひとつです。

入社後の課題

採用のゴールは、入社した人が本来の能力を発揮し、生き生きと働くことに他なりません。ここでは、入社して間もない段階で発生する課題について紹介します。

【課題例】

  • 入社式では元気だった社員が、職場でどんどん覇気がなくなっていった
  • 試用期間中にも関わらず、本人から辞意の申し出があった

入社後の課題は、採用側と受け入れ側の双方の課題が考えられます。しかし採用担当としては、入社後の活躍まで見据えてフォローをする広い視野を持つようにしましょう。

【段階別】採用課題の解決策

前章で紹介した採用課題について、効果的な解決策を紹介します。「自社なら何ができるだろうか」を考えながらお読みいただければ幸いです。

応募段階の課題の解決方法

「応募が来ない」という課題に対しては、「人材募集をする媒体の見直し」と「掲載内容の見直し」の対策が考えられます。

たとえば、自社ホームページのみの募集では、よほど知名度がある企業でなければ応募数は集まらないでしょう。その場合は、集客力が高い求人媒体などを活用し、まずは自社ホームページへ誘導するルートを確保する必要があります。

仮に求人媒体を活用しても応募が来ない場合は、掲載内容を見直しましょう。必要最小限の情報しか掲載していないと、求職者の目に留まらない可能性があります。

給与などの条件面で自信がない場合は、自社の採用にかける想いや自社理念、事業発展の将来性などの情報で、求職者の興味を惹くことが必要です。

また新卒採用の場合、近年ではSNSの活用も応募者増加に効果的です。自社の公式アカウントを開設し、自社の社風や働き方などを発信することで、応募者を増やした事例もあります。

母集団形成の課題の解決方法

母集団形成の課題は「求める人物像を見直す」か「発信する情報を見直す」の2点が挙げられます。

求める人物像については、漠然と設定していたり、数年間見直しをしていなかったりすると、効果的な採用活動につながりません。より具体的に設定し、事業変化に応じてアップデートすることをおすすめします。

たとえば「前向きな人」という漠然とした人物像では、その人に響きやすい情報を届けられません。「こんな仕事をして欲しいから、このような人物が必要」と実際の業務に紐づけながら、よりリアルな人物像を設定してください。

発信する情報の見直しは、求める人物像の興味を喚起できるかという点でのチェックが必要です。

たとえば情熱的でチャレンジ精神が高い人材が欲しいにも関わらず、地味な色味で、淡々と業務の実務情報ばかり掲載しているような採用ホームページでは、見向きもされない可能性があります。

求める人物像を詳細に設定すれば、その人に響きやすい情報提供ができるようになります。そうすれば「こういう人を待っていた!」と感じられる人からの応募が増える確率が上がるでしょう。

求める人物像(ペルソナ)の設定方法は当サイトの別の記事で詳しく解説しています。
採用活動を成功させたい採用担当者の方はぜひ参考にしてください。
採用活動におけるペルソナの作り方 メリットや具体例を紹介

選考時の課題(面接官)の解決方法

面接官による評価のバラつきや面接スキルの問題は、面接官に対して必要な支援やトレーニングをおこなうことで解決できます。

評価のバラつきがある場合は、面接で活用できる評価シートを作成してみましょう。「見極めが必要な項目」「質問例」「評価基準」などが一覧化されたシートです。面接に慣れていない現場の社員でも、面接シートを見れば面接でスムーズなコミュニケーションが取れるという点を目的達成の目安としてください。

面接官の態度や会話などに不安がある場合は、面接官トレーニングなどで面接のロールプレイングをおこなうのがおすすめです。準備や実施に少々パワーはかかりますが、実際の面接を想定した訓練になるため、面接官の実践スキル向上が期待できるでしょう。

面接官トレーニングについては、当サイトの以下の記事で詳しく解説しています。面接官のスキルに課題を感じている方や、面接での会話に不安がある方はぜひ参考にしてください。
面接官トレーニングの目的と効果。いま面接官に必要なスキルとは?

また昨今は「Web面接(オンライン面接)」も主流となっているため、その対策も必要です。Web面接では目線の配り方や相手の話の聞き方など、独特の注意ポイントがあります。Web面接マニュアルなどを作成して面接官に配布することで、面接の安定感がぐっと増すでしょう。

面接官マニュアルについては、当サイトの別記事で詳しく解説しています。
社内の人材で面接を対応している、面接官を増やす予定がある場合には、ぜひ参考にしてください。
【2023年最新】面接官マニュアルとは?求める人材を見極める質問20選

選考時の課題(応募辞退)の解決方法

選考時における応募辞退が多い場合、「求める人材像やペルソナに合った広報」と「内定フォローの強化」の検討をしましょう。

求める人材像やペルソナに合った広報

求める人材像やペルソナに合った広報を実践することで、自社の価値観に合った求職者から応募されやすくなり、応募前と選考時のギャップが生じにくくなります。

この広報を実践するには、「採用マーケティング」が効果的です。

採用マーケティングとは、企業が求める人材を確保するため、採用活動にマーケティングの考え方を取り入れた活動を指します。激化する採用市場で自社が打ち勝つには、不可欠な取り組みです。

応募者は、「認知→興味→応募→選考・内定→入社」の各段階の心理変遷を経て入社に至りますが、この選考前の段階で、自社の価値観の理解を深めてもらうことが重要です。たとえば、自社ブログや採用サイトで、キャリアパスや社員の人柄、活躍する姿など、応募者が活躍できるイメージを情報発信することが効果的な手段として考えられます。

採用マーケティングについて詳しく知りたい方は、「採用マーケティングとは?メリットやフレームワーク、7つの実施ステップを解説」の記事をご参考ください。

内定フォローの強化

内定後の辞退が多い場合、内定フォローの強化は不可欠です。

2020卒における就職活動調査によると、内定者は、入社を意思決定するためには「食事会や懇親会」「現場社員や人事との面談」「社内や施設などの見学会」などの内定フォローが必要であると回答しています。

この内定フォローによって内定者と定期的に接点をもち、内定者の不安を取り除くことで、内定者の入社意思決定を支援することが可能です。また、内定フォローは、内定後だけにスポットをあてるのではなく、「応募→選考→内定・入社→定着・活躍」の各段階で、右肩上がりに入社意欲を高められるようにすることが重要になります。

内定フォローについて詳しく知りたい方は、「内定者フォローは何をやるべき?重要性や事例・便利なツールを紹介」の記事をご参考ください。

(※参考・引用)株式会社ディスコ:「2020年卒 6 月 1 日時点の就職活動調査

入社後の課題の解決方法

入社してもすぐに辞めてしまう社員が多い場合、「入社前のギャップの解消」と「入社後のフォロー」の2つの対策を検討してください。

入社前と入社後で会社に対するイメージギャップが生じてしまうと、早期の退職に結びつきやすくなります。採用選考段階で「自社をよく見せたい」「入社してほしい」という思考が働き、会社の実態とは異なるアピールをしてしまっている場合などは注意が必要です。ありのままの自社を誠実にさらけ出し、そこに共感する人材を採用するようにしましょう。

入社後の研修が短かったり、社内のフォロー体制が不十分なケースも早期退職につながりやすくなります。社内で用いられている用語や慣習など、入社者に必要なレクチャーは数多くあります。入社後に不安を感じさせないよう、十分な教育体制を整えましょう。

一方で、配属先の上司やメンターへの対応も忘れてはならないポイントです。人事の責務として、受け入れ先へのトレーニングなど必要な施策を実施するようにしてください。早期退職は、既存社員のモチベーションにも悪影響を及ぼしかねません。入社前と入社後に必要な対策を講じることで、早期退職を防止しましょう。

早期退職を防ぎ、離職率を下げる方法は以下の記事で詳しく解説しています。なかなか人材が定着せず、事業拡大の課題になっているとお悩みの採用担当の方はぜひ参考にしてください。
自社の離職率は平均より高い?主な原因と離職率を下げる方法

知っておきたい、本質的な採用課題と解決策

これまで段階別における採用課題の解決方法を見てきましたが、ここでは企業で陥りやすい本質的な採用課題と解決策を解説します。

本質的な採用課題

採用関係者の認識が統一されていない

「求める人材像の認識が統一されていない」「人によって、企業価値観や認識が違う」など、社内で採用への認識が統一されていない構造的な問題点が挙げられます。

こうした環境下では、会社説明会と一次面接、最終面接など各プロセスで、採用の判断基準が統一されていないことが大半です。そのため、いくら応募者を集めても最終面接で落とされる、選考離脱や内定辞退が多くなるなどのデメリットが生じます。

採用コミュニケーションがバラバラ

採用関係者の認識が統一されていないと、求職者に対する採用コミュニケーションも統一できません。

この採用コミュニケーションを統一できていないと、会社説明会と一次面接、最終面接など各プロセスで、人によって説明内容が異なる恐れがあります。そのため、内定者に不信感が生じるリスクが出てくるでしょう。

本質的な解決策【候補者体験(採用CX)の設計】

ここまで見てきたように、企業における本質的な採用課題は「採用関係者の認識が統一されていない」「採用コミュニケーションがバラバラ」といった構造的な問題点であるケースが大半です。

この構造的な問題点を解決する手法は、候補者体験(採用CX)を戦略的に設計すること。応募者の心理変遷「認知→興味・関心→共感・理解→比較・不安解消→決意」の各段階に応じたタッチポイントで、右肩上がりに応募者を動機付けできるよう、候補者体験を設計することで、構造的な問題点の解決が可能です。

この候補者体験を設計するには、自社の求める人材像やペルソナを明確化し、一連のタッチポイントに応じたコンテンツメイクをおこなうことが重要といえます。

まとめ

採用課題とは採用活動における課題のことで、課題をそのままにしていては採用活動の効果を低下させてしまいます。

今現在、採用がうまくいっていない場合はもちろんのこと、うまくいっている場合でも常に採用課題を見出す意識を持ち、採用活動のブラッシュアップを心がけてください。

しかし採用担当がおこなう業務は長期間・広範囲にわたるため、自社のみでの採用課題の発見や解決に自信がないという方もいらっしゃるかと思います。そのようなときは、採用のプロフェッショナルのサポートを受けるのも一手段です。

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