選考辞退・ドタキャンを防ぐ!応募者対応をスムーズにする方法。 COLUMN

選考辞退・ドタキャンを防ぐ!応募者対応をスムーズにする方法。

応募者対応は、速ければ速いほど良いと言われています。
速い対応をすることで、応募者が心変わりしたり、他の企業に内定したりといった離脱の可能性を減らせるためです。

しかし、速い対応をすべきと頭ではわかっていても、様々な事情により実行するのが難しいのが応募者対応のやっかいなところです。

本日は、そんな応募者対応について、明日から実践できる対応スピードアップのコツをお伝えいたします。

目次

応募者対応は「段取り」が9割

応募者対応は、応募が入り始めてから、場当たり的に対応しようとしても上手くいきません。
しかし、前もって対応ルールやスケジュールを事前準備しておくだけで、相当スムーズに対応できるようになります。

以下に、その方法をまとめました。
自社の採用を振り返りながらご覧ください。

前もって、選考にかかる工数を計算しておく

たとえば、求人広告を出すのであれば、出稿前におよその応募数の目安を知ることができると思います。応募数がわかれば、過去の実績からおおよそこのくらいの面接がありそうだと見立てることもできます。

そこから事前に、書類選考にかかる時間や面接時間などを想定しておくことで、社内の誰にどのくらいのご協力をお願いしなくてはならないか、予測を立てることができるはずです。

この取り組みは、いざ応募が来てから慌てないためにも必要ですし、以下でご紹介していく施策を講じるための重要なステップにもなっているので、初めにご紹介させていただきました。

面接官の予定を押さえておく

自分自身も含めて、面接にかかわる人の予定を前もって押さえておきましょう。

たとえば面接をお願いする方に対して、広告掲載から1~4週間後くらいの期間で、ひとまず空いている予定のいくつかを押さえさせてもらいます。これは1次面接を自身が務める場合も同様です。その場合は、ご自身のスケジュールを予約しておいてください。

応募者と日程調整するときに、予め設定している候補日を優先的に案内するようにすれば、面接担当者に確認する時間が省けますから、これだけでも初動の対応速度がかなり短縮できます。

仮に予定が合わなかったとしても、初動の対応が遅いために応募者と音信不通になるリスクを軽減することにはつながりますので、やって損はありません。

もしも、社内でGoogleカレンダーなどが共有されている場合は、
空いている時間に面接の予定を自由に入れられるように、前もって社内でコンセンサスを得ておけると、よりスムーズに面談の調整ができます。

また、最終面接を社長自ら行うような場合は、この時点でスケジュールを確認するとともに、後で協力をお願いしやすいよう「前フリ」をしておきましょう。

この辺りの社内調整に関わるところは、社長との距離感など組織ごとに温度差がある部分だと思います。貴社基準でご対応ください。

面接官を複数たてておく

面接日を予め押さえていたとしても、想定通りに調整ができることはそう多くありません。

その場合に、スムーズな面接調整を行うためには、面接官を複数立てておくことです。
AさんがダメならBさん、BさんがダメならCさん、といった具合です。

面接官は、役職者の方が務めるケースが大半だと思います。
ありがちなのは、急な顧客対応やどうしても外せない用事が入り、一度決まった面接日程をキャンセルせざるを得ない状況になってしまうこと。

人事の方であれば、一度や二度はご経験がおありだと思います。
すでに確定していたはずの面接日程を変更してもらうのは、辞退のリスクも高まるし、候補者の心証も損ねるし、良いことが何一つありません。

そんなとき、面接官を複数たてておくことで、急な予定変更に対しても対処しやすくなります。

電話面接・Web面接の導入を検討する

新卒で、地方の大学生をターゲットにする場合や、中途採用で就業中の方をターゲットにする場合は、電話面接・Web面接の導入も検討してみてください。

電話だけだと応募者の雰囲気が見えないため判断しづらいかもしれませんが、Web面接であれば顔をみながら会話できるので、対面の面接に近い感覚を得ることができます。

Web面接の導入は、昔に比べて格段にハードルが下がってきています。
いまだとskypeなどの無料アプリを使えば、スマートフォン同士でも問題なくコミュニケーションをとることができます。

一次面接や二次面接など、選考途中の面談を電話やWebで代替できると、就業中や遠方の候補者との調整もスムーズになるはずです。

18時以降・土日祝の面接対応の開放

就業規則等の関係で難しい会社も多いとは思いますが、
経験者募集に本気で取り組むのであれば、検討は必須だと言っても過言ではありません。

考えてみれば当然のことですが、貴社が採用したいと思うような「優秀な経験者」が、都合よく離職状態である可能性は低いでしょう。日中は何らかのミッションやプロジェクトに参画し、忙しくしている可能性が大です。

18時が定時だとして、やや余裕をもって19時に会社を出たとして、そこから1時間以内で来社できる距離感と想定した場合、最大20時からの面接にも対応する必要があります。実際これでもギリギリの設定だと思います。

ただし、日中に自由に外出することができる職種(たとえば営業職など)を対象に募集する場合は、この限りではありません。
※転職者の方へ:就業時間内の転職活動は、倫理観に欠ける人物だと誤解される可能性もありますので、会社に了承を得て活動していることをきちんと伝えておくことをお勧めいたします。

採用基準を明確にする

採用基準を明確にすることにより、書類選考の時間短縮や、面接後の検討時間の短縮につなげることができます。
また、上記でご紹介した複数の面接官を立てる場合も、人材の質を保つために、採用基準の目線合わせは重要になります。

採用基準について、以下にいくつかバリエーションをご紹介しておきます。

学歴、経験などによるスクリーニング

もっともシンプルなのは、学歴や資格、経験などによって機械的に判断する方法です。

求人サイトを使った募集などでは、管理画面のソート機能を使えば、簡単に書類選考の合格者を抽出することができます。

適性検査によるスクリーニング

適性検査をご活用いただく方法も一般的です。
貴社にとっての重要指標をいくつか定めて、その項目が基準値以下であれば不合格。基準値以上であれば一次合格とする方法です。

Web受験が可能な適性検査もたくさんありますので、来社前に受験してもらうことも可能です。

面接時の、合格・不合格の決定ルールを決めておく

たとえば、こんなふうに事前にルール決めをしておくとスムーズです。

A⇒文句なしに合格
B⇒いったん合格
C⇒不合格
※ただし、Bが2回出たらその時点で不合格

面接をした結果、合格か不合格か迷うのはよくあることだと思いますので、その際はいったん通過させて、上位者が見極めるフローにすることで意思決定のスピードを上げています。

B判定が何回出たら不合格にするかなど、細かい点につきましては会社ごとの状況に応じてご調整ください。

採用基準について、事前に関係者が話し合って決めておく

合否に迷いが生じてしまう要因の一つに、上役の合否判定基準が理解できない、という状況があります。

たとえば、人事は合格なのに、現場面接で頻繁に不合格がでる場合。
人事も現場もOKなのに、役員面接がまったく通らない場合。

合否をめぐって、
「なぜ不合格なのか?」
「なぜあんな人を上げてくるのか?」
と、社内で論争になったことがある方も多いのではないでしょうか。

役職や立場ごとに見ている基準が異なるために、本来、合格にすべき人を落としてしまっていたり、不合格にすべき人を上に上げてしまっていたり…、食い違いが起きていることが原因なのですが……。
これでは採用フローが非効率になってしまうのも無理はありません。

私たちが解消策としてお勧めしているのは、シンプルですが、社内で採用のキックオフミーティングを実施いただき、お互いの採用基準について目線合わせを行っていただくことです。

採用基準は、募集広告のメッセージなどにも影響するため、ミーティングはできれば採用広報よりも前に実施いただくのが望ましいです。

<より明確な採用基準を設定したい企業様向けに、弊社でご支援も実施しております>
【実施事例①】採用担当と現場との価値観のズレ。解消した施策とは?
【実施事例②】未経験の採用担当者が、いきなり昨対比250%の採用成果を実現

そもそも「ムダな応募を集めない」という発想も大事

最後に、これまでとは異なる角度からの解決策も提示させていただきます。

それは、やみくもにエントリー数・接触数・応募数などを追わないことです。
言い換えると「ピンポイントの採用」を心がけていくと、応募者対応は楽になります。

ピンポイントの採用を行うためには?

欲しい人材を明確にイメージして、その人に向けて1対1の感覚で、求人メッセージを投げかけるような広報を行います。

具体的には、〇〇部署の〇〇のポジションで、職位は〇〇で、年収はこれくらいで、ミッションはこれで、期待する成果はこれで…、と具体的に提示するスタイルをお勧めしています。

えっそんなに細かく?
と驚かれる方もいらっしゃるかもしれませんが、求職者にとっては、このくらい詳細に書かれていた方が応募の判断をしやすいのです。

これは勤務地にたとえると、直感的にご理解いただきやすいと思います。

たとえば、勤務地に北海道と書いてあれば、東京の方はあまり応募しないと思います。
でも、勤務地の記載がなければ判断のしようがないので、東京の人も間違って応募してしまうかもしれませんよね。一方で、勤務地の記載がないことで、本来はターゲットとなる北海道の人が応募をためらう可能性もあります。

仕事内容やお給料なども、勤務地と同様です。
詳細な情報を提示すればするほど、求職者によるセルフスクリーニングが進み、マッチングの精度は高まります。
つまり、対象外の人からの応募が減り、本来、欲しかった層からの応募の増加が期待できるのです。

応募者の対応だけでなく、入口となる応募数そのものをコントロールすることも視野に入れていただけると、より効率的な採用活動を実施いただくことができます。

応募者対応に苦慮されている方は、ぜひお試しください。

また、ピンポイントの採用を実施するにあたって、どんなふうにターゲットを定めて何を広報をすれば良いのかは、以下の記事が参考になりますので、ぜひご覧ください。

 

→上記について、弊社では少額から実施可能なコンサルティングサービスも実施しています。
 詳細は以下の資料をダウンロードの上ご確認ください。

編集・執筆/中森規仁

コピーライター、求人媒体の管理・運用職を経て、2011年クイックに入社。ディレクター・プランナーとして、求人広告や採用企画(採用プランニング・採用ツールのご提案)、Indeedなどの広告運用に携わっています。2018年より本メディアの編集・執筆も兼任。◎連絡先⇒nakamori-norihito@919.jp

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