採用結果の連絡が遅い! と思われないための対処法 COLUMN

更新日:2019.04.25

採用結果の連絡が遅い! と思われないための対処法

求職者は採用結果の通知を今か今かと心待ちにしています。だからこそ、採用結果の連絡が遅いと「不合格になったのか?」「なぜ連絡が遅いのか?」と焦ってしまいます。
今回は、求職者を不安にさせないために知っておきたい採用結果の連絡方法や期日の目安、連絡が遅くなる場合の対処法をご紹介します。

目次

採用結果を連絡するときの基本

まず、採用結果はいつまでにどのような手段を使って連絡すると良いのか、採用結果を連絡するときの基本をご紹介します。

採用結果の連絡は3日~1週間以内に

採用結果は3日~1週間以内に出す企業が多いです。中には2週間以上かかる企業もありますが、結果待ちの期間が1週間を越えると求職者が「不合格なのか?」「いつ連絡をもらえるのだろう」と不安な気持ちになるため、できるだけ早く連絡するようにしましょう。

一方で、即日・翌日に合否連絡を行う企業も相当数あります。採用したい気持ちが強ければ、他社に先を越されないよう、できるだけ早く結果を伝えましょう。

連絡は電話? メール? 郵送?

採用結果の連絡手段は、電話、メール、郵送の3種類があります。状況に応じて連絡手段を変えましょう。

【採用通知】スピーディーにやり取りするなら電話がおすすめ

素早く求職者の意思確認が取りたい場合、採用通知には電話を使うのがおすすめです。電話なら今後のスケジュールや事務手続きの確認のやり取りをスムーズに行えます。

採用電話のかけ方についてより詳しく知りたい方は→「採用電話のかけ方まとめ ベストな時間や例文を紹介」

そのほか、メールや郵送で結果通知を行う手もあります。メールや郵送は、内容の行き違いを防ぐ、文章として連絡内容が残る、時間に縛られないといった利点があります。また、郵送にすると、入社時に必要となる内定承諾書などの入社手続き用の書類を合格通知書とあわせて送ることができることから、手間を減らせます。

【不採用通知】コストを抑える&抵抗感を減らすならメールがおすすめ

不採用通知はメールがおすすめです。ただし、メール文が自社に対するイメージを左右する場合もあるため、求職者を気遣う丁寧な文章を書くことがポイント。例えば、不採用通知文の最後に「ご健勝とご活躍をお祈り申し上げます」といった求職者に配慮した一文を添えると良いでしょう。

もちろん、郵送で結果を通知しても問題はありません。郵送はコストがかかりますが、求職者に提出してもらった履歴書やポートフォリオなども一緒に送ることができます。

そもそも不採用になると、メールも電話も郵送も行わない企業がありますが、求職者が「不親切な会社だ」といった感情を持つ可能性があります。求職者が自社に抱くイメージを悪くしないためにも、手間にはなりますが、結果通知は必ず行ってください。

採用・不採用メールの作り方についてより詳しく知りたい方は→「採用・不採用メールの作り方 電話の場合も【例文付き】」

人材紹介会社を利用した場合も迅速な連絡を

中途採用などで人材紹介会社を利用する場合も同様に、早めに採用結果を伝えましょう。求職者への結果連絡は、人材紹介会社が行う場合もありますし、企業の場合もあります。いずれにせよ、紹介会社は複数の転職先を求職者に紹介するものなので、他社に遅れを取らないためにも迅速な連絡を心がけてください。

なお、不採用のときはその理由も人材紹介会社に伝えると、自社が必要とする人物像をより正確に理解してもらえるため、さらに適切な人材を紹介してもらえる可能性が高くなります。

連絡が遅い! 求職者の不安を解消するには

結果通知が遅くなる場合は、あらかじめその旨を伝えておきましょう。求職者を不安にさせないことが大切です。

結果通知が遅れる場合は早急に連絡

面接時に結果通知日を伝えていたとしても、稟議が通らない、応募人数が多い、選考を担当する社員が少ないなどの理由で求職者への連絡が遅れる場合もあります。その際は、すぐに求職者に遅れる旨を連絡しましょう。連絡する際は、「○日までに連絡いたします」と、いつまでに連絡するのかを伝えてください。
ハローワークや人材紹介会社を通して募集した求職者に対しては、ハローワークや人材紹介会社にも同じように連絡しましょう。

早くて正確な合否判断をするためには

もし、合否の判断に迷っていることが原因で合否通知が遅れている場合は、「採用基準」を設定することをおすすめします

採用基準は、担当者の主観ではなく客観的視点で公平に判断する「ものさし」です。採用基準がなければ作成が必要になりますし、たとえ採用基準があっても合否判断が遅れるようであれば、基準を見直さなければなりません。

採用基準を見直す際は、採用を始めた経緯や就活市場の動向のほか、評価項目に過不足がないか、求めている人物像が明確か、なども改めて確認しましょう。

問い合わせ方法を伝えればさらに安心

面接の場で「◯日までに結果をお伝えします」と伝えたものの、何らかのミスで採用結果通知が遅くなる可能性もあります。そうした場合を想定して、問い合わせ方法を面接時などに伝えておくと良いでしょう。

メールの場合はメールアドレスを、電話の場合は担当者と電話番号、連絡が取れる時間・曜日などを伝えてください。どちらでも問題はありませんが、採用担当者のタイミングで求職者からの問い合わせに対応できるメールをおすすめします。

まとめ

採用結果の伝え方は企業イメージにも影響します。求職者に「採用結果が遅い」と不安を抱かせないよう、採用結果はいつまでに伝えると良いのか、遅れる場合はどのような対応をすると良いのかといった基本を押さえた選考を心がけましょう。

監修/ナカモリ ノリヒト

コピーライター、求人媒体の管理・運用職を経て、2011年クイックに入社。ディレクター・プランナーとして、求人広告や採用企画(採用プランニング・採用ツールのご提案)に携わっています。2018年より本メディアの編集・執筆も兼任。御用の方はこちらまで⇒nakamori-norihito@919.jp

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