中途採用の書類選考の目的とは？
中途採用の書類選考の目的は、大きく分けて2つあります。
応募者の絞り込み
中途採用の書類選考は、面接に向けて応募者を絞り込むという目的で行われます。中途採用は既存事業の拡大、新規事業への参入、欠員補充などのために行われることが多いのですが、1年近くかけて応募から入社までのフローをこなしていく新卒採用とは違い、採用活動期間に余裕がない場合も珍しくありません。そのため、できる限り効率的かつスピーディーに進めていくことが求められます。よって、応募書類の情報をもとに自社が求める条件に近いと思われる応募者を絞った上で、面接を行う必要があるのです。
面接の参考資料の収集
中途採用の書類選考には、面接に備えた資料収集という意味もあります。面接では、質疑応答を通して応募者が自社のニーズにマッチしているかを見極める必要がありますが、質問をするための資料となるのが履歴書や職務経歴書です。採用担当者は事前にそれらを確認して、面接時の質問をまとめます。
また、中には書類選考は通過したものの、実際には応募書類の内容に見合ったスキルがない応募者もいます。この場合、採用に至っても入社後にミスマッチが起こる可能性が高いため、面接で応募書類の内容をもとにさまざまな質問をし、実際にスキルがあるのかどうかを判断していきます。
履歴書で重視すべきポイント
中途採用のミスマッチや早期離職を防ぐために、履歴書でしっかり確認すべきポイントは以下の通りです。
転職回数・在籍年数
履歴書の職歴欄の転職回数や在籍年数は、応募者が組織対応力や忍耐力をどの程度持っているかの目安になります。応募者の年齢やキャリアにもよりますが、あまりにも転職回数が多い、自営業でもないのに年単位で在籍していた会社が一つもないという場合は組織対応力や忍耐力が足りない可能性があり、もし採用に至っても短期間で離職してしまうケースも考えられます。
専門的なスキルの実用性
履歴書の免許・資格欄や特技欄などに専門的なスキルが記載されている場合、職務経験で生かされているかどうかを確認しましょう。もしそのスキルとこれまでの職務経験に関連性がない場合、実務レベルではない可能性があります。例えば「TOEIC公開テスト750点取得」と記載されていても、英語力が必要となる業務の経験がない場合、ビジネスシーンで活用できる英語力を持っていないケースも考えられます。専門性の高い職種の書類選考では特にチェックしておきたい部分です。
写真を見たときの印象
履歴書の証明写真には、応募者の人間性が現れるものです。表情や服装がだらしない、適正なサイズでない、切り貼りが雑という場合は、自分の印象を良くするための努力を怠りがちな人物である可能性も考えられます。また、応募先企業への本気度が低いために、証明写真の扱いが雑になっている場合もあります。
内容の不備や誤字脱字
空欄が多かったり、誤字脱字が目立っていたりするのは、確認を十分に行っていない証拠です。
この場合、業務上の書類作成でも同じ傾向がみられる可能性があるので要注意です。
ブランク期間の過ごし方
職歴欄にブランク期間がある場合、その間何をしていたのかが重要になります。ブランク期間があるにもかかわらず、その間の過ごし方についての記載がない場合は、キャリアにブランクが空くことへの危機感がない、または何もしていなかったために記載する内容がないというケースも考えられます。
職務経歴書で重視すべきポイント
職務経歴書では以下のポイントを重視し、より自社にマッチした人材の採用を目指しましょう。
経歴の具体性
職務経歴は、客観性や具体性があるかどうかが重要です。例えば「トップクラスの営業成績をキープしていました」という抽象的な書き方をする応募者よりも「◯人の営業スタッフの中で、受注数は24カ月連続でトップ5に入っていました」と数字を入れ込みながら詳しく綴っている応募者の方が、自己アピール力が高いといえるでしょう。
文章や構成のわかりやすさ
文章のわかりやすさはもちろん、適度に改行や段落分けをしたり、見出しや括弧などを使ったりして読みやすさを意識していることが伝わる場合は、読み手の立場を考えて文章を書いているといえます。応募者のプレゼン力や書類作成能力にもかかわってくる部分なので、しっかりとチェックしましょう。
守秘義務を負う意識
職務経歴の中に守秘義務違反となるような記述がないかにも注目しましょう。守秘義務違反となる内容は応募者の前職にもよりますが、独自の製品の製造工程など企業の利益や経営に影響するような内容や不正競争防止法（※）に触れるような内容があった場合は守秘義務を負う意識が低い傾向があるでしょう。
※同業者間の不正な競争を防止するための法律で、他社商品をコピーして商品を誤認させたり、商品に関する機密情報を不正に取得したりといった行為が罰則の対象となる。
専門用語の説明
業種や職種によっては、業務内容の説明で専門用語を使う場合があります。例えば、エンジニアなどの職種は業務説明に専門用語を使わざるを得ませんし、同業界への転職であれば、むしろ専門的な内容が職務経歴書に記載されてあるべきです。
ただし、異業種・異業界への転職については、職務経歴書の読み手となる採用担当者に専門知識がないことも十分に考えられます。そのため、職務経歴書で専門用語を補足なく多用している応募者は、読み手についての想像力が乏しい傾向にあります。専門用語にわかりやすい説明を加えていたり、知識のない人でも理解できるよう噛み砕いた表現にしていたりという工夫がみられる場合は、配慮がしっかりとできているといえます。
まとめ
今回紹介した履歴書や職務経歴書の重視すべきポイントは、採用後のミスマッチなどのリスクを排除するために役立ちます。さらに、自社の評価軸や条件を加えることで中途採用の効率化につながります。応募者の本質を見抜く材料として有効活用しましょう。
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監修／中森規仁（中小企業診断士）
コピーライター、人事（採用担当）を経て、大手人材会社でディレクターとして、クリエイティブ企画や経営戦略にひもづいた人材採用・活用のコンサルティング業務などに従事。現在はIT企業勤務の傍ら、マーケティング・人材採用の領域を専門に中小企業支援を行っている。
