企業の成長と持続性を左右する最大の経営資源は「人」です。しかし、労働人口の減少や求職者ニーズの多様化により、新卒・中途を問わず採用の難易度は年々高まっています。
こうした状況下で重要性を増しているのが、採用活動を担う「採用担当者」の存在です。
採用は単なる人事業務ではなく、経営課題として向き合うべきテーマといえるでしょう。
本記事では、採用担当者の役割や業務内容、求められる適性に加え、現場で頻発する「あるある課題」とその解決策を整理します。自社の採用体制を見直すヒントとして、ぜひ参考にしてください。
【この記事で分かること】
- 採用担当者の役割と人事・リクルーターとの違い
- 成果を出す採用担当者に求められる考え方やスキル
- 採用現場で起こりやすい課題と具体的な打開策
採用担当者の役割とは？
採用担当者とは、人材の募集・選考・獲得に特化して採用活動を推進する役割を担う存在です。単に応募者を集めることが目的ではなく、企業の事業計画や経営方針を理解した上で、必要な人材を見極め、適切な人数を確保する責任があります。
採用の成否は、現場の生産性や事業成長に直結します。ミスマッチが起これば、現場負荷の増大や早期離職につながるためです。
また、採用担当者は求職者にとって企業の「顔」となる存在でもあります。選考過程での対応や情報発信の姿勢は、企業イメージや採用ブランドに大きな影響を与えます。
特に中小企業では、経営者と近い距離で採用戦略を考えるケースも少なくありません。現場と経営の橋渡し役として、バランス感覚を持った対応が求められるポジションといえるでしょう。
人事担当者・リクルーターとの違い
採用担当者は、人事担当者やリクルーターと混同されがちですが、役割には違いがあります。それぞれの立場を整理することで、自社の採用体制を客観的に見直しやすくなります。
人事担当者は、採用に加えて以下のような業務を幅広く担います。
- 人材育成・研修
- 人事評価
- 労務管理
- 配置・報酬設計
一方、採用担当者は採用フェーズに特化した専門職です。母集団形成から選考、内定・入社までを一貫して設計・運用します。
またリクルーターは、人事部ではなく現場部署に所属しながら採用に協力する立場の人です。人事部所属の専任担当者とは異なり、現場視点で候補者を見極める役割を担います。
大企業では新卒・中途でチームを分けることもあります。一方、中小企業では一人が複数の役割を兼任するケースが一般的です。
役割が曖昧なまま採用を進めると、判断基準のズレや業務過多が起こりやすくなります。それぞれの立場と責任範囲を整理することが、採用改善の第一歩といえるでしょう。
成果を出す採用担当の仕事の流れ
採用担当者の仕事は、求人を出して終わりではありません。事前準備から入社後のフォローまで、複数の工程を同時進行でこなす必要があります。
どこか一工程にでも欠陥があると、採用全体の失敗につながる可能性があるため、全体最適の視点でフローを構築することが不可欠です。以下に、その具体的な流れを詳しく解説します。
採用計画を立てる
採用活動の起点となるのが採用計画です。計画が曖昧なまま進めると、採用の長期化や現場との摩擦が生じやすくなります。
まずは経営層や現場部署にヒアリングを行い、採用の前提条件を整理します。この段階で重要なのは、以下の点を具体化することです。
- どの部署に
- どのような人材を
- 何人
- いつまでに採用するか
併せて、予算や採用担当者の工数も考慮します。理想だけを並べた計画では、実行段階で形骸化しやすいため注意が必要です。
なお、採用計画は事業計画と連動させることで、実効性が高まります。一度立てた計画も、状況に応じて定期的に見直す姿勢が重要です。
求める人物像を定義する
「優秀な人がいれば採用する」という考え方は、ミスマッチの原因になります。採用では、求める人物像を明確に定義することが欠かせません。
スキルや経験、資格といった要件だけではなく、人柄や価値観、働き方の志向といった要素まで言語化する必要があります。この人物像を「採用ペルソナ」「人材要件」などと呼びます。
人材要件は、現場と経営層のすり合わせが不可欠です。どちらか一方の理想に偏ると、採用後の期待値のズレが生じやすくなり、最悪の場合は早期離職を招くリスクを孕んでいます。採用後の育成や評価とも連動させながら、定期的に更新する視点が重要です。
適した採用手法を選ぶ
採用市場の難化に伴い、近年の採用手法は多様化・複雑化しています。従来の求人広告だけでは十分な成果が得られないケースも増えており、現代の採用担当者には各チャネルの特性を理解した「チャネルミックス」の思考が求められています。
代表的な採用手法には、次のようなものがあります。
- ダイレクトリクルーティング：企業側から候補者に直接アプローチする手法
- リファラル採用：社員紹介を通じて、カルチャーマッチの精度が高く、採用コストを抑制できる手法
- ソーシャルリクルーティング：SNSを活用し、潜在層へ企業の魅力を発信する手法
重要なのは、ターゲット層がどの媒体を利用しているかを分析することです。コストや工数とのバランスを踏まえ、自社に合った選択を行いましょう。
選考の運用と内定後のフォロー
選考の運用と内定後のフォローは、採用の成功率に大きな影響を与えます。感覚的な判断を避け、公平な選考を行うことが重要です。
運用においては、事前に評価基準を設定し、評価シートや構造化面接を活用します。これにより、判断のブレや属人化を防ぐことができます。
また内定後のフォローも欠かせません。定期的な連絡や社内見学、懇親会やカジュアル面談などを積極的に行い、応募者の不安を軽減しましょう。結果として、内定辞退や早期離職の防止につながります。
こうした選考体験は企業イメージにも影響します。応募者を管理対象として扱うのではなく、対等な関係であることを意識して接することが大切です。
株式会社クイックの採用コンサルティングサービスでは、面接評価シートのダウンロード資料をご提供しております。応募者を客観的に評価するための「モノサシ」となる面接評価シートです。基本を押さえた採用サロンオリジナルサンプルは、そのまま使える上、自社に合わせて柔軟にカスタマイズが可能です。
また内定者フォロー実施例まとめもご用意しています。内定者フォローの進め方に悩む企業向けに、具体的な実施例や押さえるべきポイントをまとめた資料です。内定者のニーズや傾向を踏まえ、自社に合ったフォロー施策の設計に役立ちます。ので、ぜひ参考になさってください。
採用担当者に向いている人の特徴
採用担当者には特定のスキルだけではなく、論理的に考える力・交渉する力など複数の能力が求められます。
ここからは、採用担当者に向いている人の特徴を具体的に紹介します。
対人・交渉能力
採用担当者は、多くの人と関わるポジションに当たります。成果を出すためには、対人・交渉能力が欠かせません。
まず重要なのが、応募者の本音を引き出す傾聴力です。一方的に説明するのではなく、相手の考えを丁寧に受け止める姿勢が信頼関係の構築につながります。
同時に、自社の魅力を分かりやすく伝える説明力も必要です。採用の際は、仕事内容や期待されている役割を整理して伝えるなどして、ミスマッチを防ぐ必要があります。
また社内では、現場部署との調整力が求められます。要件のすり合わせや日程調整が滞ると、選考全体が停滞しやすくなります。
さらに、外部エージェントとの連携や条件交渉も、重要な業務の一つです。採用担当者は社内外のハブとなり、全体をまとめ上げる役割を担います。
客観的・論理的な思考
採用の質を高めるには、客観的かつ論理的な判断が不可欠です。第一印象や先入観といった主観だけで評価を下すと、ミスマッチが起こりやすくなります。
こうした事態を防ぐには、あらかじめ評価基準を明確にし、その基準に基づいて判断する姿勢が重要です。構造化面接や評価シートは、判断のブレを防ぐ有効な手段となります。
また、採用担当者には、現場が求める要件を整理する能力も求められます。感覚的な要望を言語化し、採用計画に落とし込む役割を担います。
マーケティング・営業の視点
現在の採用市場では、応募を待つだけでは成果が出にくくなっています。採用活動には、マーケティングや営業の視点を取り入れることも必要です。
まず、自社を取り巻く採用市場や競合状況を分析します。その上で、自社の強みや特徴を整理し、ターゲット層に対して戦略的に伝えることが重要です。
ダイレクトリクルーティングなどの能動的な採用手法は、この視点と親和性が高いといえます。誰に、どのような訴求をするかを綿密に設計することが成果につながります。
また、採用担当者には目標意識も求められます。人数や期日を意識し、進捗を管理することが欠かせません。
ただし、過度なアピールや押し売りのような姿勢は避ける必要があります。あくまで誠実なコミュニケーションを前提に、自社と応募者の双方にとって納得感のある採用を目指すことが肝要です。
高い倫理観と主体性
採用担当者は、個人情報や機密情報を扱う立場にあります。そのため、倫理観や責任感を持つことが前提条件となります。
情報管理が不十分な場合は企業全体の信頼を損なうリスクがあるため、常にコンプライアンスを意識した行動を取ることが欠かせません。
また、採用担当者は指示待ちでは務まりません。状況を見ながら、自律的に改善策を考え行動する主体性が求められます。たとえ採用が停滞している場合でも、原因を分析し打ち手を検討する必要があります。状況に応じて、経営層や現場を巻き込みながら施策を形にする推進力も重要です。
こうした姿勢が、社内における信頼獲得につながります。信頼関係を築くことができると、採用活動は円滑に進みやすくなります。
柔軟性と学習意欲
採用市場は変化が激しく、状況は常に更新されます。柔軟に対応し、学び続ける姿勢が採用担当者には求められます。
採用手法やツールは年々多様化しています。ITや新しい手法への関心を持ち、必要なものを取捨選択する力が重要です。
また、実務においては突発的なトラブルへの対応力も欠かせません。応募者対応や日程調整では、想定外の事態が起こることもあります。
さらに、法的知識や制度理解のアップデートも必要です。個人情報保護など、関連法令の理解不足は企業としてのリスクにつながります。
ただし、情報を追いかけ過ぎる必要はありません。現場で生かせる知識を選び、継続的に学ぶ姿勢が成果を支えます。
採用担当者が直面する「あるある課題」とその打開策
採用担当者が抱える悩みには、共通する「あるある課題」があります。
課題を整理し、構造的に捉えることで打開策は見えてきます。ここからは代表的な課題と、現実的な解決方法を見ていきましょう。
応募者を集めるのが難しい
「求人を出しても反応がない」という悩みは非常に一般的です。採用市場の変化により、従来型のやり方では限界が生じています。
主な原因として多いのが、募集要項における訴求力の不足です。仕事内容や条件が企業視点に偏り、求職者目線で整理されていないケースが見られます。
また、ターゲットと媒体の不一致も要因の一つです。例えば、若手向けの募集を経験者向け媒体に出しても、効果は期待できません。
さらに、応募条件を厳しく設定し過ぎている場合もあります。理想を詰め込み過ぎると、対象となる母集団が極端に限定され、応募獲得が必要以上に難しくなってしまいます。
打開策としては、自社の魅力を「求職者目線」で改めて整理することが挙げられるでしょう。加えて、ダイレクトリクルーティングなど能動的な手法を組み合わせることで、改善するケースも見られます。
内定辞退が後を絶たない
選考が順調に進んでも、内定辞退が続くケースは少なくありません。この背景には、応募者体験が大きく関係しています。
よくある原因の一つが、連絡のレスポンスの遅さです。返信が遅れると、応募者に対して不安や不信感を与えて、志望度の低下を招いてしまう恐れがあるため気を付けましょう。
また面接官の対応や態度も、辞退につながりやすい要因です。評価する姿勢が強過ぎると、対等な関係性が築けません。
もう一点、内定後フォローが不足しているケースも挙げられます。内定通知後に接点が減ると、他社へ関心が傾きやすくなります。
こうした状況を打開するためには、選考スピードを意識することが重要です。併せて、カジュアル面談や交流会を通じて応募者の不安を解消し、入社後のキャリアを具体的に伝えることが効果的です。
現場とのズレ・負荷が大きい
採用担当者は、現場との調整に悩むことが少なくありません。「高過ぎる要件」や「急な面接依頼」などが重なると、採用担当社と現場双方の負荷が増大します。
こうした状況の背景には、採用市場の相場が共有されていないことがあります。現場が求める理想と採用市場の現実との間にギャップが生じている状態です。
この問題を解消するためには、まずは、市場相場や採用難易度を現場と共有することが重要です。情報をそろえることで、要件調整が現実的なものになります。
また、業務過多への対策としては、採用管理システムを導入したり、専門業者へ依頼したりして、進捗管理や連絡業務を効率化する方法が挙げられます。ただし、予算が必要になるため、費用対効果を得られるかどうかを確認しながら検討しましょう。
まとめ
採用担当者は、企業の成長を支える重要な役割を担います。その仕事は、計画立案から定着支援まで多岐にわたります。
採用がうまく進まない背景には、個人ではなく仕組みの課題が存在します。応募者不足や内定辞退、現場とのズレも、構造的に改善が可能です。
また、こうした採用に関する悩みを全てを一人で抱え込む必要はありません。採用体制を見直したり、外部の知見を取り入れたりすることも有効な手段です。
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