会社説明会は、新卒採用において毎年決まった流れで実施されることが多く、いつの間にかルーチンワークになりがちです。「このやり方で本当に良いのだろうか」と感じても、日々の業務に追われ、立ち止まって見直すのは簡単ではありません。
一方で、採用市場の変化に伴い、会社説明会の在り方が求職者の行動に与える影響は大きくなっています。
そこで本記事では、会社説明会の目的や事前に準備すべきこと、スケジュールの組み方などを解説します。求職者の意欲を高める会社説明会にしたいとお考えの方は、ぜひ参考になさってください。
【この記事で分かること】
- 会社説明会を開く目的
- 会社説明会を成功に導くための事前準備
- 会社説明会の開催スケジュールの組み方
会社説明会をする目的
会社説明会とは、企業が求職者に対して自社情報を直接伝え、理解と共感を促すための場です。志望度向上や応募促進を目的とした採用活動の一環であり、単なる情報提供にとどまらない役割を担います。
目的を理解した上で設計することで、説明会の効果は大きく変わります。以下では、会社説明会を実施する主な目的を3つ見ていきましょう。
企業理解を促進するため
会社説明会の大きな役割の一つが、求職者の企業理解を深めることです。求職者は、社風や職場の雰囲気など、Webサイトや求人票だけでは把握しにくい情報を求めて会社説明会を訪れることがほとんどです。
口頭であれば、理念や事業内容を自社の言葉で伝えられます。社員が登壇し、実体験を交えて話すことで、企業の価値観や考え方がより具体的に伝わるでしょう。
また、質疑応答の時間を設けるのも有効です。双方向のやり取りを通じて理解が深まり、企業への関心が高まります。
オンライン説明会であっても、話し方や構成を工夫すれば雰囲気は十分に伝えられます。
ただし、会社説明会はあくまで理解を深めるきっかけである点に注意しましょう。応募や選考といった次のプロセスにつなげる視点が重要になります。
採用ブランディングにつなげるため
会社説明会は、採用ブランディングの場としても機能します。情報の伝え方や進行次第で、企業イメージは大きく左右されます。ブランディングをすることで「この会社で働きたい」と感じてもらうことが重要です。
また、告知や集客の段階もブランディングの一部です。SNSや採用サイトと連動させることで、説明会前から企業への期待感を高められます。
広告的になり過ぎず、誠実な情報発信を意識することが信頼につながるでしょう。
ミスマッチを予防するため
会社説明会は、採用後のミスマッチを防ぐためにも重要な役割を果たします。良い面だけではなく、業務の厳しさや求められる姿勢を伝えることが欠かせません。
また、必要なスキルや人物像を明確にすることで、求職者は自分との相性を判断しやすくなります。例えば1日のスケジュールや具体的な業務内容を紹介することが有効です。
現場社員のリアルな声を交えると、入社後のイメージが具体化します。その結果、入社後ギャップを減らし、早期離職の防止につながります。
ネガティブな印象を与えることが目的ではありません。正確で誠実な情報提供が、企業と求職者双方にとって納得感のある採用を実現します。
会社説明会を成功に導くための事前準備
会社説明会の成果は、事前準備の内容により大きく左右されます。
準備が不十分なまま開催すると、内容が薄くなり、訴求力も低下します。ここからは、説明会の形式に関わらず共通する具体的な準備項目を見ていきましょう。
ターゲット（ペルソナ）の明確化
会社説明会の準備で最初に行うべき工程が、ターゲットの明確化です。新卒か中途かといった採用区分を整理し、誰に向けた説明会なのかを定める必要があります。
併せて、求めるスキルや価値観、志向性を具体的に言語化します。ターゲットが曖昧なままでは、訴求すべき内容が定まらず、印象に残りにくい説明会になるので注意しましょう。
また、ペルソナ設定は、資料構成や登壇者選定にも影響します。「誰に向けて、何を伝えるのか」を明確にすることで、説明会全体の一貫性が高まります。
幅広く伝えることが必ずしも効果的とは限りません。対象を絞り込むことで、メッセージは伝わりやすくなり、共感も生まれやすくなります。
登壇者の選抜と役割分担
会社説明会の説得力や信頼感は、誰が何を語るかによって大きく左右されます。人事担当者だけではなく、複数の立場から語る構成が効果的です。
例えば、経営陣は企業のビジョンや将来性を伝える役割を担い、現場社員は業務内容や働くやりがいを具体的に説明する、新入社員は、求職者に近い立場から不安や疑問を解消するなど、話す内容によって適した話者を選抜しましょう。
重要なのは、登壇者ごとに伝えるテーマを明確にすることです。役割分担を行うことで説明内容に厚みが生まれ、共感形成にもつながります。
ただし、登壇者をとにかく多くすればよいというわけではありません。説明会の目的に応じて、適切に選抜・構成する視点が求められます。
資料・スライドの作成
説明会の資料・スライドは、企業理解や印象形成に大きな影響を与える要素です。特にスライドはテキスト中心ではなく、視覚的に分かりやすい構成を意識しましょう。
例えば写真や図表、グラフを活用することで、情報は直感的に伝わります。
ただし、スライドは情報の全てを記載するものではありません。話す内容と見せる内容を分け、説明会における視覚的な補助をするためのものであると認識しましょう。また、詳細な情報は別紙の資料にまとめておくなどの方法も有効です。
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集客・告知戦略
どれだけ内容が優れていても、参加者が集まらなければ成果にはつながりません。集客・告知は、説明会成功の前提条件といえます。
自社サイトやSNS、求人情報サイトなどを活用し、ターゲットに合ったチャネルを選定します。過去に接点のある候補者やインターン参加者へ直接案内するのも有効です。
また、告知文の内容も、説明会の印象を左右します。「何が分かる説明会なのか」を明確に伝えることで、参加意欲を高められます。
量を重視して広く告知するのではなく、自社の採用ターゲットへの適合を意識しましょう。適切な層へのアプローチこそが、最終的な採用成果につながります。
就活説明会・企業説明で伝えるべき項目
会社説明会の満足度や志望度を高めるには、企業が伝えたい内容ではなく、求職者が本当に知りたい情報を軸にプログラムを設計することが重要です。説明会は情報提供の場であると同時に、入社後を具体的に想像する機会でもあるためです。
求職者が優先的に知りたい項目として、以下が挙げられます。
- 具体的な仕事内容
- 社風・社内の雰囲気
- 求める能力・人材像
- キャリアモデル
これらは、入社後の働き方や自分との相性を判断する材料となります。一方で、企業理念や製品紹介は、Webサイト以上の情報がなければ期待外れになりやすい点にも注意が必要です。
説明会では、体験的な情報や具体例を交え、求職者視点での価値提供を意識しましょう。
会社説明会の開催日時とスケジュールの組み方
会社説明会の参加率は、内容だけではなく開催日時やスケジュール設計によっても左右されます。具体的にいえば、ターゲットの行動パターンを踏まえた設定が欠かせません。
ここから具体的な開催日時とスケジュールの組み方について解説していきます。
参加しやすい時間帯
説明会の開催時間は、参加率に大きく影響します。
午後開催は移動や準備をするための余裕があり、心理的なハードルが下がりやすい傾向があります。一方、午前中に開催する場合は、終了時間への配慮が欠かせません。
この場合、11時台に終了するスケジュールとすることで、次の予定に影響しにくくなります。
ただし、ここでご紹介した時間帯は、あくまで目安です。業界やターゲット特性に応じて調整する視点を持つことが大切です。
ターゲット別の最適な曜日
参加しやすい曜日は、ターゲット属性によって異なります。画一的な設定では、機会損失につながる可能性があるため注意しましょう。
例えば文系学生は、比較的スケジュールに余裕がある水曜日に参加しやすい傾向があります。理系学生は研究活動の影響から、土曜日を選びやすく、平日であれば金曜日を選ぶ傾向にあるようです。
また、中途採用の場合は、平日夜や休日開催の方が集まりやすい傾向にあります。複数日程を用意することで、参加の機会を広げることが可能です。
これらの一般的な傾向を参考にしつつ、ターゲットに合わせた柔軟な設計を行いましょう。
所要時間の目安
説明会の所要時間は、参加満足度や離脱率に直結します。形式ごとに適切な時間設計を行うことが重要です。
例えばWeb説明会では、30分〜1時間程度が適切とされています。長時間の配信は集中力低下を招きやすく、途中離脱の原因になるためです。
また、対面の単独説明会では、1時間程度の説明に加え、質疑応答や座談会を設ける構成が一般的です。説明パートと双方向パートの役割を分けることで、理解と納得感が高まります。
時間は長短で評価するものではありません。
ターゲットや選考フェーズに応じた設計を心掛けましょう。
Web会社説明会の運営ポイント
Web会社説明会は、全国から参加者を募ることができる利便性がある一方、運営次第で満足度に大きな差が出ます。対面とは異なり、雰囲気が伝わりにくいため、設計と準備がより重要になります。
まず、通信環境と使用ツールの事前確認は必須です。ZoomやGoogle Meetの操作に慣れておき、音質・画質・背景などに問題がないかをリハーサルで確認しておきましょう。小さな不具合でも、説明会の集中を妨げてしまう恐れがあるため注意が必要です。
また、一方的な説明に終わらせない工夫も欠かせません。チャット機能での質問受付や簡単な投票機能を取り入れることで、参加意識を高められます。さらに、事前資料の送付や終了後の応募フォームの案内など、次のステップへの導線を用意することで、視聴だけで終わらない説明会になります。
会社説明会の流れ
会社説明会では、当日の進行一つひとつが成果に影響します。単発のイベントとして終わらせず、次の選考につなげることを意識しながら、全体の構成を設計することが大切です。当日の主な流れは、以下の通りです。
- 受付
- 会社概要・企業理念などの紹介
- 業務内容・キャリアパスなどの紹介
- 経営陣からのメッセージ
- 先輩社員からの入社後のイメージ・社風についての説明
- 募集要項・採用フローの説明
- 終了後のアンケートのお願い
- お礼のメール、募集要項・採用フローのおさらい
まず、説明会当日は受付から開始までの対応が最初のステップとなります。受付時のあいさつや開始前の声かけを通じて参加者の緊張を和らげ、説明に集中しやすい環境を整えます。
開始時刻は厳守しましょう。予定通りに始めることは、参加者の信頼獲得と全体のスムーズな進行に不可欠です。
説明パートでは、あらかじめ設定したタイムスケジュールを意識しながら進めましょう。一方的な説明に終始せず、質疑応答の時間を確保することで、参加者の理解や関心を深めやすくなります。
説明会の終了後はアンケートを実施し、満足度や関心の高かった内容を把握しておきましょう。Web説明会の場合は、Googleフォームなどを活用することで回答率を高めやすくなります。
併せてお礼メールを送り、今後の選考フローを改めて案内することで、志望度を保ったまま次のステップへとつなげられます。
まとめ
会社説明会は、当日の進行だけで成果が決まるものではありません。事前準備から流れの設計、運営、フォローまでを一連のプロセスとして捉えることが重要です。特に、求職者視点で情報を整理し、体験価値を高める設計が志望度向上につながります。
しかし「自社に合った説明会の設計が分からない」「採用全体をどう改善すべきか悩んでいる」というケースも少なくありません。そのような場合は、プロのノウハウを頼るのも一つの選択肢です。弊社クイックでは、会社説明会コンサルティング（スライド制作サービス付き）や、魅力的な説明会スライドの制作など、課題に合わせた具体的な支援を行っています。
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