【Indeed活用企業向け】応募獲得後の採用プロセス改善 COLUMN

【Indeed活用企業向け】応募獲得後の採用プロセス改善

「過去一番の応募が獲得できた!」
「これまで出会えなかった求職者層へリーチできるようになった!」
Indeedが普及して以来、企業は様々な求職者へ簡単にアプローチできるようになった企業様から、このようなお声をいただくことが増えました。

しかし同時に、こんな声も聞こえてきました。
「応募は来るのに採用できない…」
「面接の工数だけ増えて、結局成果に繋がらない…」

本記事では、Indeedを活用する企業様を対象に、採用成功に向けた具体的な手法をご紹介します。

目次

Indeedのユーザー特性

Indeedを活用することでこれまでリーチできなかった求職者層へアプローチできるようになったり、より多くの応募を獲得できたりと多くのメリットを享受する企業様が増えております。

一方で、簡単に応募できるIndeedだからこそ、応募から面接、入社に至るまでのハードルはこれまで以上に高いものとなっています。

Indeedの応募を入社に繋げるためには、Indeedのユーザー特性を踏まえて採用プロセスを設計する必要があります。

Indeedのユーザーについては、以下のような特徴があります。
➀ 悩んでいる ② 選んでいる ③ 知っている

➀ 悩んでいる
Indeedは検索エンジンからの自然流入の多さやその応募の容易さから、潜在層へアプローチできるというメリットを有しています。

一方で、簡単に応募できるため、入社意欲は高くない状態で応募している方が一定数いることが想定されます。

そのため、Indeedを介して応募した候補者については、選考の過程でいかに入社意欲を高めていくかが重要になります。

② 選んでいる
前述の通り、応募がしやすいIndeedでは、複数の企業に応募する候補者の割合が高いことが想定されます。

そのため、自社の選考に進んでいる候補者でも、他社でも選考が進んでいたり、内定を既に持っている方の割合が多いことが想定されます。

そのため、採用競合との差別化を意識して候補者を動機づけすることが重要です。

③ 知っている
Indeedのユーザーは検索エンジンを介した応募をすることが多いため、応募の後スムーズにWEB検索をすることが可能です。

そのため、企業情報や他メディアの求人情報を確認する可能性が高く、面接前には言語情報を十分に獲得していると想定されます。

そのため、面接官やリクルーターによるコミュニケーションの手法や、候補者にカスタマイズした情報提供の設計が重要です。

各フローの打ち手

ここから、各フローの打ち手についてご紹介します。

応募から面接

スピード対応

応募からの面接率を高める為に最も重要なことの1つは、「応募後できるだけ早く連絡する」ことです。

Indeedを利用する候補者は複数の企業へ応募している可能性が高いため、応募者連絡のスピードが遅くなってしまうと採用競合に内定が決まってしまったり、場合によってはどの企業に応募したかを忘れてしまう場合もあるためです。

候補者に対する迅速な対応は、候補者の志望度や選考参加率に大きな影響を与えるため、応募後の連絡に限らずスピード対応をすることは重要です。

究極的には、候補者が応募をして端末を開いている間に連絡を入れる*ことが理想です。
しかし現実的に難しい場合、遅くともその日中には連絡を入れるようにしましょう。

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*弊社の採用管理システムQ-mateでこれを可能にするシステムの開発中です。
具体的には、候補者が応募をしたタイミングで面接日程も調整することができ、応募と面接設定を同時に完了してもらえる仕組みです。

Q-mateの詳細はコチラ
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できるだけ早く、確実に面接を実施するため、「早めの面接候補日を提示する」ことや、「面接前日のリマインド連絡」なども意識して行うと良いでしょう。

また、応募後のスピード対応を実現するためには、「応募に素早く気づくこと」も重要です。

応募に素早く気づくため、以下のような工夫が考えられます。
・採用担当を増やす
・応募電話の連携フローを明確にして社内に共有する
・応募通知を受信する人の数を増やす
・出勤後すぐ応募を確認する

採用基準を明確化する

採用基準を明確にすることは、採用プロセスの最適化において以下のメリットを有します。

❶ 候補者へのスピーディーな対応
事前に採用基準を明確にしておくことで、応募があった時点で一定の判断を下すことが可能になります。

その結果、応募があったタイミングですぐ対応の優先順位を確定することができ、候補者へのスピード対応が可能となります。

❷ 公平な採用プロセスの実現
明確な採用基準をもとに面接官の質問項目を整理することで、選考過程における面接官の恣意的な評価を排除することができます。

そうすることで、採用プロセスの公平性を担保することが可能となり、スムーズに採用プロセスを実施することができます。

❸ 求める人材からの応募獲得
採用基準を明確にすることで、原稿の訴求ポイントが明確になります。求める人材に直接訴求する原稿を作成することで求人原稿の精度が高まり、自社に適した人材からの応募を獲得できる可能性が高まります。

これにより、応募意欲が高い状態での応募獲得が実現でき、その後の遷移率の高さに寄与します。

❹ 採用プロセスの最適化
採用基準が明確になることで、どのタイミングで何を確認できれば良いかを整理することができます。

その結果、適性検査の実施タイミングの見直しや採用プロセスを簡素化、履歴書を不要とするなど、採用プロセスを最適化することによって面接実施率を向上させることが可能です。

返信メールを工夫する

応募があった後、はじめて候補者と接点を持つタイミングである返信メールを工夫することは、その後の面接移行率を高めるために非常に重要です。
ここから、返信メールの工夫方法についてご紹介します。

❶ 応募返信メールを自動化する
応募があったタイミングで候補者に対して自動で応募通知メールを送れる機能を活用することで候補者へのスピーディーな連絡が可能になり、連絡の漏れや遅れの防止による離脱を抑制することが期待できます。

また、自動返信メールの内容を以下のように工夫することで面接実施率の向上が期待できます。

❷ 応募返信メールの内容を工夫する
応募返信メールを工夫することで面接率が向上した事例をご紹介します。
※詳細はコチラ

・候補者へ連絡する電話番号の記載
最近では、知らない番号からの連絡には出ないという方も少なくありません。
求職者の方へ連絡する採用担当の方の携帯番号を記載することで、応募後のやりとりがスムーズになります。

・連絡可能な日時をメールへ返信してもらう
折り返しの電話をする前に、つながりやすいお時間帯を応募者の方に聞いておくことで、連絡が取れない時間のロスを未然に防ぐことができます。
また、面接希望日時も電話でお伺いする前にある程度スケジュールの確認をしておいていただける、というメリットがあります。

・職種欄の内容を記載する
原稿内容を端的に示した内容を返信メール内に記載しておくことで、「何の募集に応募したのか」が確認できます。更に募集案件のメリットも再確認して頂くことができます。

・件名で差別化する
他社にも複数応募する求職者がほとんどです。受信ボックス内で埋もれてしまわないように、「会社名」や「案件の特徴」「★」などの記号を使うなどで工夫することも有効です。

・求人概要や魅力をメール内に改めて記載する
原稿に書ききれなかった内容を返信メール内で補足できるほか、会社独自の魅力や力を入れている取り組みなど、他社との差別化ポイントを表記することで、イメージUPにつながったり、面接意欲を向上させることができます。

・面接の内容を明記する
面接でどんなことをするのか、何を聞かれるのか、応募者は不安を感じ
ています。あらかじめ、「筆記テストあり」「雑談のような面接です」
「人柄重視」「スキルチェックあり」といった内容を書くことで心の
準備をしてもらうことができます。

・候補者への配慮を示す文言を記載する
形式ばった返信メールでは読み飛ばされてしまう可能性もありますが、心遣いが伝わる文章であれば心象が良くなり、連絡なしに面接を辞退し辛くなったり、「きっと素敵な会社だ」と期待感をもっていただくことができ、面接への意欲も高まります。

・面接を実施する場所のアクセスを記載する
面接当日には求人の掲載が終了しているケースもあります。求職者の方がいつでもアクセスを確認できるようにしておくことも重要です。
特に、原稿内に本社・勤務地・面接地と複数の住所が存在する場合には混乱を防ぐためにも有効です。

・連絡可能な時間帯と曜日を伝達する
候補者への連絡が遅れることになるため、事前に営業時間の共有をしておくのがベターです。
夜間や休日の連絡は、時間帯によっては、ネガティブな印象を持たれ、面接辞退に繋がる恐れがあります。
迅速な対応を前提としつつも、営業時間内に連絡を入れるようにしましょう。

候補者への連絡を工夫する

❶ 候補者に合わせて連絡方法を工夫する
21時に応募のあった方に、9時に連絡すると繋がりづらいことがあります。候補者へのスピード対応は前提とした上で、応募があった時間帯に連絡することで候補者との連絡が繋がりやすくなります。

また、現職の方に対しては、可能であれば「19時以降などの時間帯に連絡する」、「メールでの連絡を基本とする」、などの工夫が考えられます。
可能であれば、事前に連絡が連絡が繋がりやすい時間帯を聞いておくと良いでしょう。

❷ メールでのやりとりは少なく済む工夫をする
メールでの連絡が複数回重なると、候補者、企業双方への手間がかかりますし、選考遷移率の悪化にも繋がります。

そのため、「次回選考の候補日を複数提示する」、「候補日から第三希望まで選択してもらう」など、できるだけ少ないやりとりで確認事項を完了できるように工夫することをおすすめします。

もちろん、候補者の特性を踏まえて電話やSMSなどの連絡手段を選択することも重要です。電話連絡の場合、知らない番号からの電話には出ない方も多いため、留守電メッセージを残すことも効果的です。

面接から内定 / 承諾

面接内容を改善する

昨今の人手不足の影響から、面接はこれまでの「見極める場」から「動機づけをする場」へとその意味が変わってきています。

そのために重要な、面接の基本と面接官の心構えについてご紹介します。

❶ 面接で行うべき基本
・笑顔で対応する
・応募者の発言に対して相槌を打つ。
・面接官がまず自己紹介する。
・話は一所懸命かつ先入観を持たずに聴く
・玄関先までお見送りをする

❷ 面接官の心構え
・応募者と面接官は対等な立場である
・圧迫的、横柄な対応はしない
・集団面接では、応募者全員に公平に接する
・携帯電話の電源をオフに
・時間厳守

面接官の担当者は事前に面接の流れや、面接の中で実施すべき行動について理解をしておくことも必要です。

本記事では詳細は控えるため、面接内容の改善については以下の記事や資料をご参考くださいませ。

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参考:
初心者でも安心!面接官マニュアル 【現場で使える質問集付き】
【新卒・中途】面接官マニュアルを徹底解説 | テンプレート・質問20選付!
面接時のタブーな質問は?面接官が聞いてはいけない質問事例を紹介
【人事必見】企業側がすべきWeb面接の準備や注意点、6つの成功ポイントを徹底解説
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面接シートを策定する

面接評価シートとは、面接時に確認する「評価項目」と「評価基準」を一覧にしたチェックシートのことです。面接官は、それに沿って質問・評価をおこない、最終的に合否を判断します。

面接シートを作成することには、以下のようなメリットがあります。
❶ 複数の面接官で評価・判断を統一できる。
❷ 面接の進行管理・時間配分をおこないやすい。
❸ 情報の共有が簡単にできる。

一方、面接評価シートを作成する際に注意すべきなのが、採用要件に合致した評価項目をつくることです。
採用要件と評価項目がリンクしていないと「自社に必要な人材かどうか」を見極めることができません。

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参考:

面接評価シート【サンプル】
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自社の魅力を明確化する

自社の魅力を整理することで候補者への訴求ポイントが明確になり、候補者への効果的かつ効率的な動機付けが可能になります。
また、整理した魅力を自社内で共有することで候補者への訴求内容に一貫性を持たせることができ、候補者は企業の魅力に対してより深い理解と納得感を持つことになります。

以下のフレームを用いながら自社の特徴を事実ベースで抽出して魅力因子ごとに整理することで、自社の魅力を可視化することが可能です。

この特徴と、採用基準を満たす採用ターゲットを思い浮かべながら、ターゲットに響く特徴を精査することで自社の魅力が伝わりやすくなります。

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参考:

8つの魅力シート(自社の魅力発見シート)
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合否の通知方法を工夫する

❶ 候補者へできるだけ早く連絡する
合否連絡は、遅くとも面接から3営業日以内に連絡してください。(連絡が繋がらなくても、履歴を残すだけでも候補者は安心します。)

「おめでとうございます!」と合格を祝福し、面接官から聞いた「良かったポイント」を伝えた上で、次回の面接設定をしましょう。

❷ 候補者の本音を引き出す
選考過程において候補者の本音を知ることは、候補者に対する適切なフォローや内定辞退の防止に繋がるため、非常に重要な要素です。
しかし、候補者の本音を理解することのハードルは高く、苦戦されている企業様も多いのではないでしょうか。

合格を伝えるタイミングは候補者も安心するため心を開きやすく、本音を聞くことができる好機の一つです。
この機会に、自社に対する温度感の確認や他社の進捗状況を聞いてみてください。

他社の選考状況を把握することができれば、例えば志望度の高そうな企業の選考が終盤に差し掛かっている場合、自社の選考間隔を狭めてペースを上げることも必要です。

また、特に最終面接に近い場合には、「実際のところ弊社への志望度どうですか?」と直接的な質問をすることも手段の一つとして考えても良いでしょう。

❸ 候補者に応じて最適な情報を提供する
候補者のフェーズに応じて、採用サイトや動画など、必要な情報を提供しましょう。
多くの情報に触れることで入社後のイメージが湧くだけでなく、自社に対する親近感を醸成することも可能です。

また、必要に応じて社員面談を実施することも効果的です。
求職者の志向やタイプ、自社や仕事内容に対する理解度や求める情報、就活フェーズに合わせて面談者を差配します。

無理に選考を進めるのではなく、候補者に応じた対応を取ることで、最終的な面接辞退を回避することができます。

内定 / 承諾から入社

内定通知を工夫する

❶ 内定の通知と共に喜びを伝える
内定を通知するタイミングでは、一緒に喜ぶことや選考参加のお礼を伝えることが重要です。

「改めて、選考に参加してくださりありがとうございます。関わった全員が○○さんと是非一緒に働きたい!という想いから出た結果なので、この想い受け取ってもらえると嬉しいです!」と伝えることで、企業側からの誠実な対応や感謝の気持ちを伝えることができ、内定承諾率を高めることに繋がります。

❷ 温度感を確認する
内定の通知を行った後は、承諾有無を確認しましょう。
最終面接合格連絡後に、「実は・・・」と、他社と悩んでいる事を打ち明けてくれる候補者が多いのも事実です。

その場合は、何が迷いどころで、自社に対しての懸念ポイントが何かをしっかり確認・解消しましょう。結論日を設定した上で、ここからどう比較し検討するかを一緒に伴走することが重要です。

❸ 承諾は強制しない。
安易に承諾を強制してしまうと、後々の辞退や入社後の早期離職に繋がるため、双方にとって望まない結果になってしまうことも少なくありません。決断に際して必要な情報や一緒に働きたい旨は伝えた上で、候補者に決断はゆだましょう。

内定承諾面談を実施する

❶ 内定通知は上位者(社長か採用責任者)が行う
上位者が内定通知を行うことで、会社が彼らを重視していることを示すことができ、候補者のモチベーション向上が期待できます。部屋に入ってすぐに「まずは、おめでとう!!」と握手をし、祝福・歓迎ムードを醸成することも効果的です。

❷ 内定出しの明確な理由を併せて告げる
誰でも良い訳ではなく、「あなたを採用したい理由」を伝えることで、納得性の高い内定になります。これまでの選考に関する面接官のコメントや適性検査の結果を引用しながら、具体的な評価点や弱点(伸びしろ)を伝えましょう。その際は、自社のビジョンや求める人物像、仕事と関連付けて話すことがポイントです。
(弱点については、会社としてどうフォローしていくかも伝えられるとなお良いです。)

❸ 入社に向けた手続きをする
最後に、雇用契約書の締結や入社日までのスケジュールの伝達、問い合わせ先を伝えるなど、入社に向けた手続きを進めましょう。
内定者は、入社までの期間に不安や疑問を抱くことが多いため、入社日までのスケジュールや問い合わせ先が明確に伝えられることで不安や疑問を解消し、入社に向けて準備を進めることができます。可能であれば直近の懇親会や研修など、次に会う機会の日程を伝えられるとよい。

内定者へ歓迎ムードを伝える

❶ 会社全体で内定者に対する歓迎ムードを伝える
内定承諾面談が終了したら、選考や面談に関わった先輩社員に入ってきてもらい、祝福しましょう。会社全体で候補者への歓迎ムードを示すことができるだけでなく、複数の社員を紹介することで、内定者は自分が働く会社の雰囲気や文化などをより深く理解し、入社後のイメージを持つことができるようになります。

❷ 入社の意思を様々な社員から確認する
選考や面談に関わった先輩社員には、内定者への祝福を依頼するのと同時に、入社を決めた理由を改めて聞いてもらうなど、入社の意思を確認できる質問を投げかけて貰います。

特に新卒の場合、両親への報告について、内定報告電話のタイミングとは別の話者が確認することで、親御さんの意見に基づく内定辞退を未然に防ぐことができます。

❸ 別途、お祝いの機会を設ける
内定から入社までに期間があく場合、お祝いランチの実施や社員からの手書きメッセージカードの送付などを行うことも効果的です。
内定を出して終わりではなく、入社まで定期的にフォローしておくことが重要です。

内定者フォローを行う

❶ 内定者同士の懇親会の実施
同期との交流を深め、入社後の業務や社風に対する期待感が高まるため、内定辞退のリスクを軽減することができます。現職や卒業論文などが忙しく、参加できない候補者に対しては、嫌な顔をせず、その代わりに後で成果を是非聞かせてほしいと伝えると良いでしょう。

また、内定者イベントを欠席する候補者に対しては、別途面談して会話するなどの対応が必要です。
その際、「正直、迷ってますか?」などの直接的な質問や懸念の解消も場合によっては効果的です

❷ 内定者研修の実施
内定者研修では、改めて自身の就職活動を振り返ってもらい、入社を決めた理由や入社後のビジョンについて内定者同士で共有してもらうことが内定辞退の抑制に効果的です。この体験を通じて入社までのモチベーションを高め、内定者同士の親睦を深めます。

また、研修で振り返った自身の就職活動と会社の魅力を基に、内定先企業の説明会や座談会などへ知り合いを誘致する、リファラル採用を実施することもおすすめです。内定者にとって入社するイメージや決意の固め直しが可能となるだけでなく、翌年の母集団形成にも寄与するというメリットがあります。

他にも、社内見学会や経営陣との交流会、セミナー参加や長期インターンシップへの参加を促すことで、実際の業務理解が深まり、入社後のスムーズな活躍が期待できます。

❸ (新卒の場合)親御さんへの対応
会社案内やIR情報、自社商品、手書きの手紙、内定式の写真を親御さん向けに送付することや、内定者懇親会に親にも出席してもらうことなどを実施することで、親御さんに安心してもらえます。これは、内定辞退防止だけでなく、早期離職防止にも効果的です。

まとめ

本記事では、応募獲得後の採用プロセス改善の手法についてご紹介しました。

Indeedは応募獲得の数や質を高めるポテンシャルを持つ一方で、なかなか採用に結びつけるのが難しいのも事実です。

本記事では、応募獲得後の採用プロセス改善案について、Indeedのユーザー特性を踏まえた上でいくつかご紹介しました。

現在の採用競争の激化を踏まえると、今後獲得した応募をいかに採用に結びつけるかの工夫は、益々重要性を増していくことが予想されます。

クイックでは、応募後の採用プロセス改善案を50種集め、チェックシートとして整理しました。

Excel形式になっているため、貴社のご状況に応じてカスタマイズしてご活用ください。

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応募獲得後の 採用プロセス改善

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