人事評価面談の目的
評価面談は、年に1～2回、部下の業績や行動を踏まえて仕事ぶりを評価する面談です。基本的には、上司と部下の1対1で行われます。ここでは、評価面談を実施する目的について解説します。
社員の育成
定期的な面談の実施は、社員の育成に役立ちます。自身が抱える課題や期待されていることを把握し、具体的な目標を持っている部下は少なく、上司が道筋を示す必要があります。面談では、これまでの結果を評価し、問題や課題を客観視できる状態にした上で、今後の業務改善や能力の開発のための要素を洗い出します。部下の優れた点をどのように伸ばすか、改善点にどのように対処するかなど、具体的な取り組みを指導してください。
社員のモチベーション向上
人事評価面談の時間を設けることで、社員のモチベーションの維持・向上につながります。社員のモチベーションを維持・向上させるには、上司からの日々の技術的・精神的なフォローが必要です。部下は自身の抱える課題へのアドバイスをもらえたり、自分の頑張りを褒めてもらえたりすると「努力を見てくれている」「応援してくれている」と感じて、仕事へのやる気が高まります。
人事評価面談を実施するときのポイント
社員の育成やモチベーションの向上につながる人事評価面談を実施するためにはどのようなポイントがあるのか、具体的に解説していきます。
社員が落ち着いて話せる環境を整える
人事評価面談ではパーソナルな内容を話し合います。そのため内容を周囲に聞かれず、落ち着いて話せる個室を用意するとよいです。十分な時間を確保して話を聞き出す配慮も必要です。一般的に30分～1時間程度と言われていますが、会社の育成方針や面談内容にもよりますので、しっかり話を聞ける時間設定を行ってください。
部下が萎縮しない雰囲気を作る
部下から話を引き出すには、萎縮させない工夫が必要です。上司は、面談時に前のめりに座る姿勢や腕組みなどを控え、威圧的な印象を与えないようにしてください。
また、いきなり本題から入るのは避け、雑談で和やかな雰囲気を作ることも大切です。上司が質問するときは先に選択肢を絞る聞き方はせず、自由な回答を引き出しやすい聞き方をするのがポイントです。
傾聴を心がける
人事評価面談では、上司は傾聴を心がけてください。傾聴とは、相手の話を否定せず、耳と心を傾けて注意深く聴くコミュニケーション方法です。傾聴を心がけると、部下は親身になってくれていると感じ、信頼を寄せるようになります。
傾聴するためには、面談で部下の話を引き出すテクニックも必要です。社員から話を聞き出すための7つの話法を紹介します。
| 面談時に活用できる話法 | ポイント |
|---|---|
| 反復する | 相手の話の要点を繰り返し、興味関心を抱いていると示す。 |
| 言い換える | 「つまり、◯◯ということだね」と相手の表現を言い換えて、真意を明確にする。 |
| 支持する | 「そうだね、わかるよ」と相手の言い分を認め、理解する姿勢を見せる。 |
| オープンクエスチョン | 「はい」「いいえ」だけで終わらず、方法や考えなどを具体的に答えてもらえるような質問をする。 |
| 否定を含まない形で質問する | 「どうしてできなかったの？」など否定的な質問ではなく「どうしたらできる？」と肯定的な質問をする。 |
| 長所を具体的に伝える | 相手に気分良く話してもらうため、褒めるときは具体的に伝える。 |
| 上手に忠告する | 忠告するときは、「◯◯は良かったけれど、もっと◯◯した方がよかったね」などワンクッションおいてから忠告する。 |
面談後のフォローを徹底する
面談後は、部下の成長や信頼関係構築のため、面談で決めた目標について、定期的な話し合いの場を設ける、アドバイスを忘れずに行うなどのフォローが大切です。部下のために行動する上司の姿は、部下が信頼を寄せたり、頑張ったりするきっかけとなります。
面談後のフォローが不十分だと、面談で決めた内容が改善されず、部下のモチベーション低下や上司との信頼関係構築にも悪い影響を及ぼします。面談した意味も薄れてしまうので、面談後のフォローは積極的に行うことをおすすめします。
人事評価面談の進め方
人事評価面談の時間を無駄にせず、有意義な時間にするためには進め方も重要です。以下の進め方を押さえ、スムーズで意義のある面談になるよう心がけてください。
【1】アイスブレイク
【2】社員の自己評価を聞く
【3】自己評価へのフィードバックを行う
【4】面談内容の総括
【1】アイスブレイク
評価面談の冒頭にアイスブレイクを入れるとその場の雰囲気が和みます。限られた時間の中で部下にリラックスして話してもらえるよう、雑談から始めることがおすすめです。最近の出来事や趣味など、事前にいくつか話題を準備しておくとスムーズです。ただし、プライベートな話題に踏み込みすぎると、話にくい雰囲気になりかねません。プライベートな話をするときは、上司が先に情報をオープンにし、部下が話に乗ってきたら広げるスタンスが無難です。
【2】社員の自己評価を聞く
上司が今後の改善策や来期の目標設定をアドバイスするため、社員の自己評価を聞きます。事前に自己評価用のシートを共有し、期間中の目標の達成度合いや身に付けたスキル、努力したポイントなどを記載してもらうとスムーズに話が進みます。
また、社員からの自己評価を聞くことで、双方の評価の違いを説明しやすくなります。上司側から評価内容を伝え始めると、部下がその意見に流されて自分の言いたいことが言えない、または意見の食い違いから反発心を生む可能性もあります。
【3】自己評価へのフィードバックを行う
部下の自己評価を聞いた上で、フィードバックを行います。問題点の指摘は部下にショックを与える内容になっても伝えなければなりません。事実に基づいて問題点を指摘した上で、今後の改善策やアドバイスを伝えてください。上司と部下が良好な人間関係を築けていれば、部下は「自分の成長のために言ってくれている」と感じやすくなります。普段からコミュニケーションを取り、信頼関係を築くことも重要です。
【4】面談内容の総括
フィードバックを終えたら面談内容を総括し、お互いに今後やるべきことを確認します。現状把握と課題の確認をしても、具体的な行動へと移らなければ成長につながりません。「いつまでに」「どのレベルまで」「何をするか」を明確にし、部下と共有します。最後に、上司として一言、励ましの言葉を伝えると部下は明るい気持ちで面談を終えられます。
まとめ
人事評価面談は、社員の成長やモチベーションの向上につながる大切な場です。部下の話を引き出すために、話しやすい環境作りや傾聴するなどのポイントを押さえて実施してください。また、面談を有意義な時間にするためには進め方を意識することも重要です。
セミナー情報
監修／中森規仁（中小企業診断士）
コピーライター、人事（採用担当）を経て、大手人材会社でディレクターとして、クリエイティブ企画や経営戦略にひもづいた人材採用・活用のコンサルティング業務などに従事。現在はIT企業勤務の傍ら、マーケティング・人材採用の領域を専門に中小企業支援を行っている。
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