【企業向け】リファレンスチェックとは？メリットや質問内容、注意点を解説

リファレンスチェックとは

はじめに、リファレンスチェックの意味や概要、バックグラウンドチェックとの違いを解説します。

リファレンスチェック（Reference Check）の意味

リファレンスチェックは、英語で「Reference Check」と表記し、候補者の身元照会を意味します。具体的には、候補者の以前の勤務先や推薦者といった第三者から、職務歴や人物評価に関する情報など、客観的な評価をヒアリングする調査を指します。

リファレンスチェックの概要

リファレンスチェックは、基本的に職歴がある転職者を対象におこなうものであり、以前の上司や同僚に対して、候補者の職務能力や対人関係、職務遂行の態度などを収集するプロセスです。採用企業は得られた情報をもとに、応募者が自社の価値観や働き方、求める能力要件にマッチしているかなどの相性を評価します。

バックグラウンドチェックとの違い

バックグラウンドチェックは、候補者の学歴や犯罪歴など、過去の事実を検証するプロセスです。この主な目的は、経歴詐称の有無など、潜在的な問題を持つ人物を事前にスクリーニングし、リスクを管理することにあります。

一方、リファレンスチェックは、候補者の人物像やスキル、勤務態度を詳細に調査します。これは、面接だけでは十分に把握できない候補者の実際のパフォーマンスや人物像に焦点を当てるなど、採用ミスマッチの防止を目的としているところに違いがあります。

経歴詐称について詳しく知りたい方は、「経歴詐称を見抜く方法は？見抜くポイントや対処法を紹介」の記事を参考にしてください。

リファレンスチェックの目的とメリット

次に、リファレンスチェックの目的とメリットを説明します。

採用ミスマッチの防止

リファレンスチェックは、採用ミスマッチを防ぐために重要なプロセスです。リファレンスチェックを通じて、候補者の過去の成果や職場での行動を把握し、企業の価値観や職場環境との適合性を評価します。前職の上司や同僚などのリファレンス提供者から日常の働きぶりの情報を得られることで、候補者を多角的に評価できるのが大きなメリットです。

採用ミスマッチについて詳しく知りたい方は、「ミスマッチとは？採用活動でミスマッチが起きる原因や対策を解説」の記事を参考にしてください。

面接で見抜けない人物像の把握

リファレンスチェックは、面接では十分に把握しきれない候補者の重要な特性を明らかにすることが可能です。対人スキルや倫理観、ストレス耐性など、候補者の人物像に関わる多面的な特性を評価できます。このプロセスを通じて、候補者の隠れた弱点だけでなく、見逃されやすい長所も発見できます。

客観的な評価の収集

リファレンスチェックにより、前職の上司や同僚からの具体的なフィードバックを受けることで、候補者の業務遂行能力や人物像を客観的に評価できます。このプロセスを通じて、候補者の職務適合性や潜在能力を的確に把握できるため、客観的な視点の下、効果的な採用決定が可能です。

リファレンスチェックの基本的な5ステップ

リファレンスチェックは、採用ミスマッチ防止に効果的なツールですが、必要な手順を怠ると、違法リスクや不具合が生じることがあります。ここでは、リファレンスチェックを実施する基本的なステップを説明します。

【1】企業から候補者への説明

リファレンスチェックの目的とプロセスを候補者に説明します。多くの候補者は転職活動を秘密にしているため、上司や同僚へのリファレンス依頼に抵抗を感じることがあります。そのため、リファレンスチェックの実施目的を明確に伝え、候補者が安心して対応できるような支援が不可欠です。

【2】候補者からの同意取得

リファレンスチェックを実施する際、事前に候補者の同意を得ることは、手続き上、欠かせません。候補者の同意なしにリファレンスチェックをおこなうと、前職の上司や同僚が属するリファレンス提供企業が個人情報保護法に違反する恐れがあります。候補者のプライバシーを尊重すると同時に法的リスクを避けるため、リファレンスチェックをおこなう前には、候補者の同意を書面で取得してください。

【3】候補者から推薦者へのリファレンス依頼

同僚や上司など、候補者が選んだ推薦者にリファレンスチェック対応を依頼します。この段階で、推薦者に対する連絡方法や評価を求める項目が明確に伝えられるようにすることが望まれます。推薦者からリファレンスチェック依頼の承諾を得たら、候補者は企業へ推薦者の連絡先を提供します。

【4】推薦者によるリファレンスチェック回答

推薦者は、企業が設定した評価項目や質問にもとづいてリファレンスチェックに回答します。実施方法には書面、オンライン等のリファレンスチェックサービス、または対面インタビューがあります。特に対面インタビューの場合、推薦者との日程調整が必要で、時には調整が困難になることもあります。また、近年はオンラインでのリファレンスチェックサービスが広く普及しています。

【5】リファレンスチェック結果の受理

収集した情報は、採用企業がリファレンスチェックをおこなった場合はレポートにまとめ、リファレンスチェックサービスを利用した場合は、サービス提供企業から提供されるレポートを受理します。受理したレポートをもとに、推薦者の視点から提供された具体的な事例や客観的な意見を考慮し、候補者の人物像、スキル、勤務態度などを評価します。

主なリファレンスチェックの質問内容

ここでは、リファレンスチェックの主な質問内容を紹介します。

人物像

候補者の性格、倫理観、協調性などの人物像に関する評価をおこないます。主に、具体的な行動例や日常的な対人関係の様子などが対象になります。

【主な質問例】

候補者が職場での対立に、どのように対処してきたかを教えてください。
候補者は厳しい締め切りやストレスの多い状況に、どのように対応してきましたか？
候補者がリーダーシップを発揮した事例を教えてください。
候補者の最も大きな強みと弱みは何ですか？
候補者は、また一緒に働きたいと思える人物ですか？

勤務態度

候補者のプロフェッショナリズム、責任感、時間管理能力など、職務を遂行するうえでの基本的な態度を評価します。以前の職場での具体的な行動や成果を問うことが一般的です。

【主な質問例】

候補者の信頼性や、時間厳守に対する意識をどのように評価していますか？
候補者がチームの一員としてどのように働いていたか、様子を教えてください。
候補者がフィードバックを受けて、それをどのように実践したか教えてください。
候補者はどのように自分の仕事量を管理し、タスクを優先順位付けしますか？
候補者は自己改善と学習への取り組みにどの程度の熱意を持っていますか？

スキル

候補者が持つ専門技術や職務遂行能力を問うものです。具体的な業務経験や達成したプロジェクトに関する質問を通じて、そのスキルレベルを把握します。

【主な質問例】

候補者がその分野で際立っている具体的なスキルは何ですか？
候補者の技術スキルが特に優れていたプロジェクトについて詳しく教えてください。
候補者が新しい技術やプロセスを会得するのに、どの程度の期間を要しますか？
候補者が職場で複雑な問題をどのように解決したかの一例を教えてください。
候補者が成功させた〇〇プロジェクトについて、候補者のスキルがどのように活かされたか教えてください。

違法にならないためのリファレンスチェック注意点

リファレンスチェックは、違法リスクを避けるための大事なポイントがあります。ここでは、違法にならないためのリファレンスチェックの注意点を解説します。

必ず候補者からの同意を得る（個人情報保護法）

リファレンスチェックは、個人情報保護法に基づき、候補者の同意が必須です。これは、候補者のプライバシーを守り、不当な情報収集を防ぐための措置であり、法令を遵守するうえで欠かせません。特に重要なのは「第三者提供の制限（個人情報保護法第27条）」で、同意なしに情報を提供すると、リファレンス提供企業が法違反のリスクを負うことになります。リファレンスチェックをおこなう前には、書面による候補者の明確な同意を確実に取得してください。

リファレンスチェック結果による内定取り消しには合理的な理由が必要（労働基準法）

判例上、内定は「始期付解約権留保付労働契約」が成立すると見なされます。そのため、内定の取り消しは解雇と同様の扱いとなるため、労働基準法に基づき、客観的かつ合理的な理由が存在し、社会通念上相当と認められる場合に限定されます。

たとえば、リファレンスチェックで重大な虚偽申告が発覚した場合などが該当します。正当な理由なく内定を取り消すと違法となり、内定取り消しの無効、損害賠償責任、社会的信用の喪失などのリスクが生じるため、リファレンスチェックの結果に基づいて内定取り消しを検討する際は、弁護士などの専門家の判断を仰ぐことが重要です。

内定取り消しについて詳しく知りたい方は、「【社労士監修】内定取り消しは違法？認められる理由や条件、事例や対処法を解説！」の記事を参考にしてください。