内定通知書とは?採用通知書との違い【テンプレート付き】 COLUMN

公開日:2020.12.16

更新日:2023.08.28

内定通知書とは?採用通知書との違い【テンプレート付き】

内定者に採用内定通知書を送る際、どんなことを書けばよいかわからず悩んだことはありませんか。

今回は「内定通知書の例文」に加えて、「内定通知書と採用通知書の違い」「送付のタイミング」「内定通知書送付時に同封したい主な書類」について紹介します。

目次

内定通知書とは?

企業が求職者に内定の意思表示を示す目的で使われる内定通知書。ここでは、内定通知書の概要や、採用通知書、労働条件通知書との違いを解説します。

内定通知書とは

内定通知書とは応募者に内定を知らせる書類を指します。法的に発行義務はなく、新卒採用では送付することは多いものの、中途採用では、内定期間を設けない、あるいは内定から受け入れまでの期間が短いため送付しない場合もあります。「内定」の通知は、基本的に、口頭と書面のいずれでも法的な効力は変わりませんが、労働契約が成立する「内定」の通知を書面で残すことを目的に発行する企業が大半です。

採用通知書との違い

採用通知書とは、法的に定められた書類ではないため、企業によってとらえ方が異なることもありますが、基本的には求職者に対し、最終選考に合格したことを伝える書類を指します。求職者に採用通知書を送り、内定承諾を得たあとに、内定通知書を送るケースが一般的ですが、送らないケースもあります。送らない理由としては、選考の合否を電話やメールで伝えていることが大半でしょう。

労働条件通知書との違い

法律上、労働者を採用するときに、書面で労働条件を示す義務(労働基準法第15条労働準法施行規則第5条)があります。労働条件通知書は、この労働条件を求職者に明示するための書面です。労使間のトラブルを防止するとともに、求職者が納得・安心して働けるよう、就業場所や業務内容、休暇などの労働条件の明示が義務付けられています。労働条件通知書は、次の厚生労働省のサイトでひな形も公開されていますので、ご参考ください。

(※参考)厚生労働省:「労働条件の明示について

内定後の取り消しや辞退はできる!?知るべき内定の法的効力

判例上、条件付きの労働契約が成立する「内定」の効力。この内定は、取り消しや辞退にどのような影響を及ぼすのでしょうか?ここでは、人事が知るべき内定の法的効力や内定取り消しに関する判例や解釈のほか、内定辞退の取り扱いについて解説します。

内定で労働契約成立!?「始期付解約権留保付労働契約」

内定は判例上、「始期付解約権留保付労働契約」という労働契約が成立するという考え方が確立されています。

この考え方は、労働契約の開始時期が決定し(=始期付)、それまでの間に内定取消事由が発生した場合は、労働契約を解約する権利を留保(=解約権留保付)する条件が課された労働契約を指します。そのため、求職者が労働を申し込み、企業が内定の意思表示をした段階、内定誓約書を求めている企業においてはそれを受理した段階で、この始期付解約権留保付労働契約が成立します。

内定後における内定取り消しは違法?

ここまで説明したとおり、内定は「始期付解約権留保付労働契約」が成立する考え方が確立されているため、内定取り消しは解雇と同等の扱いとなります。ここでは、内定取り消しに関する判例やその考え方を説明します。

【1】人事が知るべき内定取り消しに関する判例(大日本印刷事件)

大日本印刷事件は、これまで説明してきた「始期付解約権留保付労働契約」の考え方が確立された最高裁の判例です。

本事件は、昭和43年7月に書面にて内定通知を受けた翌年4月入社予定の学生が、同社から、入社直前の2月に内定取り消しされた事件です。 この内定取り消し事由は、「学生がグルーミー(陰気)な印象である」といったものでした。しかし、内定通知は労働契約の申し込みに対する承諾であり、「始期付解約権留保付労働契約」が成立することから、本件は「解雇権の濫用」と解釈され、内定取り消しは無効と判断されています。

(※参考)裁判所ウェブサイト:「最高裁判所判例集 大日本印刷事件 最判昭和54年7月20日)

【2】内定取り消しは極めて限定的

内定取り消しは、成立している労働契約の解除に該当し、解雇と同様に合理的な理由がない限り認められません。前章の最高裁判例で、客観的に合理的な理由があり、かつ社会通念上相当である場合のみ認められるものと判断されているように、内定取り消しは極めて限定的であることが示されています。

内定取り消しの違法性について詳しく知りたい方は、「内定取り消しは違法?損害賠償のリスクも?取り消しできるケースも紹介」の記事をご参考ください。

内定後における内定辞退の扱い

内定辞退は、内定成立後に求職者が入社を辞退する際におこなうものです。企業における内定取り消しが認められることは極めて限定的ですが、退職の自由(民法第627条1項)によって、求職者における内定辞退は労働者の権利として認められています。このため企業は、内定辞退が生じないように、内定者フォローを徹底する必要があります。

内定通知書のテンプレート|記載事項は?

内定通知書と採用通知書の発行に法的な義務はないため、記載事項は企業が自由に決めることができます以下に内定通知書のテンプレートを記載したので、ぜひ活用ください。

〇〇年〇〇月〇〇日

(応募者氏名)様

          (社名)

代表取締役 〇〇 〇〇

内定通知書

  

謹啓 ますます御健勝のこととお喜び申し上げます。

 

この度は、多数の企業の中から当社に応募いただきまして誠にありがとうございます。また、度々ご来社いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。

 

慎重な採用選考の結果、貴殿を採用させていただくことに決定いたしましたのでご連絡いたします。

 

つきましては同封した書類をご確認いただき、必要事項を記入の上、期日内にご返送ください。

 

なお、入社日や入社手続きについては◯月◯日頃にご案内いたします。ご不明点等ございましたら、末尾に記載しました連絡先までお問い合わせいただけますと幸いでございます。

 

〇〇様と共に働く日を社員一同、心よりお待ち申し上げております。

 

謹白

 

 

1.提出書類:内定承諾書 1通

 

2.提出期限:令和〇年〇月〇日

 

3.労働条件

雇用期間 期間の定めなし
※契約は自動更新、更新基準は〇〇、〇〇。
就業場所 東京都〇〇 〇丁目‐〇‐〇
業務内容 〇〇部〇〇課〇〇業務
始業・就業時刻、休憩時間、所定時間外労働の有無に関する事項 通常業務:〇〇時〇〇分~〇〇時〇〇分
休憩時間:60分
所定時間外労働:有(1ヵ月◯時間程度)
休日 年間休日〇〇日
定例日:毎週土日、国民の祝日
休暇 年次有給休暇:6ヵ月継続勤務後〇〇日付与
賃金 基本給:〇〇〇,〇〇〇円
諸手当の額または計算方法:通勤手当◯円(1ヵ月の定期代相当額を支給)
みなし残業代:〇〇,〇〇〇円
賃金締日・支払日:毎月〇日〆・〇日払い
退職に関する条件 定年制:有(60歳)
継続雇用制度:有(65歳まで)

※上記以外の労働条件については就業規則〇〇に準じる

以上

   

問い合わせ先:株式会社〇〇〇〇
人事担当〇〇〇〇
TEL 〇〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇
MAIL 〇〇〇〇@〇〇.〇〇.〇〇

以下、内定通知書の記載事項について簡単に解説します。

応募へのお礼

例)
謹啓 ますます御健勝のこととお喜び申し上げます。この度は、多数の企業の中から当社に応募いただきまして誠にありがとうございます。また、度々ご来社いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。

まず、応募してもらったことへの感謝を伝えましょう。頭語、繁栄を喜ぶ言葉、感謝の言葉の順番で書くのが一般的です。

採用内定のお知らせ

例)
慎重な採用選考の結果、貴殿を採用させていただくことに決定いたしましたのでご連絡いたします。

つきましては同封した書類をご確認いただき、必要事項を記入の上、期日内にご返送ください。

なお、入社日や入社手続きについては別途ご案内いたします。ご不明点等ございましたら、末尾に記載しました連絡先までお問い合わせいただけますと幸いでございます。

〇〇様と共に働く日を社員一同、心よりお待ち申し上げております。

応募へのお礼を述べたら、内定が決まったことを簡潔に伝えます。後日、入社日や入社手続きなどについて改めて連絡する際は、その旨を記載すると親切です。また、最後に「〇〇様と共に働く日を社員一同、心よりお待ち申し上げております」と、気持ちの込もったメッセージを添えると、よい印象を持ってもらいやすくなります。

提出書類の案内

例)
提出書類:内定承諾書 1通

同封している書類があれば、その書類について明記しましょう。このとき、部数も忘れずに記載します。

書類の提出期限

例)
提出期限:令和〇年〇月〇日

内定承諾書の提出期限は、内定通知後1週間~1ヵ月以内に設定するのが一般的。承諾の可否について悩む求職者もいるかと思いますので、余裕を持ったスケジュールを心がけてください。

入社日

例)
入社日は〇〇年〇月〇日です

例)
入社日や入社手続きについては◯月◯日頃にご案内いたします

入社日が決まっている場合は、入社日を記載しましょう。決まっていない場合は、いつまでに案内するのかを伝えます。

労働条件

給与、就労場所などの労働条件を記載します。労働条件の記載事項は、労働基準法で規定されているため、明確に記載しましょう。

書面の交付により明示しなければならない事項は以下のとおりです。

【書面の交付により明示しなければならない事項】

  1. 労働契約の期間に関する事項
  2. 期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準に関する事項
  3. 就業の場所及び従事すべき業務に関する事項
  4. 始業及び終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて就業させる場合における就業時転換に関する事項
  5. 賃金(退職手当及び⑧の臨時に支払われる賃金を除く。)の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期に関する事項
  6. 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)

※厚生労働省「採用時には、どのような労働条件をどの程度明示しなければならないのですか?」を元に作成

労働条件通知書を別で送付する場合は、内定通知書に労働条件を記載しないこともあります。

労働条件通知書について詳しくは「内定通知書、いつ送る?同封する書類は?」で説明しています。

人事担当者の連絡先

例)
人事担当〇〇 〇〇 TEL〇〇〇‐〇〇〇〇‐〇〇〇〇 MAIL〇〇〇〇@〇〇.〇〇.〇〇

内定者が質問や相談をしやすいように、担当者名や電話番号、メールアドレスを記載しましょう。

内定通知書、いつ送る?同封する書類は?

ここでは、「内定通知書を送るタイミング」と「内定通知書を送る際に同封する書類」を説明します。

面接日から10日以内に送る

結果通知が遅いと求職者は不安に思うため、内定通知書は面接日から10日以内に送りましょう。

内定者は自社以外にも採用選考を受けている可能性が高く、内定をもらっている場合もあるため、他社に先を越されないためにも素早い対応を心がけることは非常に大切です。また、内定通知書の送付は内定者フォローの一環なので、迅速な対応は内定者に好印象や安心感を与え、内定辞退の防止につながります。

内定通知書を送る際に同封したい主な書類

内定通知書と同封して送る主な書類に「入社(内定)承諾書」と「労働条件通知書」があります。

入社(内定)承諾書

内定承諾書とは、応募者が内定を承諾し、企業への入社を表明する書類です。なかには入社承諾書や入社誓約書などと呼ぶ企業もあります。内定承諾書を返送してもらうことで、内定辞退を避ける効果が期待できます

労働条件通知書

労働条件通知書とは、企業が内定者に対して賃金や契約期間、勤務地などの労働条件を知らせる書類です。労働契約を結ぶ際に事業主側から労働者に対して提示する義務があるため、「内定通知=労働契約の締結」とするとともに、内定通知書に労働条件通知書の必須事項を記載しない場合は、忘れずに同封しましょう。

労働条件通知書のテンプレートは厚生労働省のホームページに掲載されていますので、詳しくは「主要様式ダウンロードコーナー」をご覧ください。

内定通知書送付時に知るべき注意点

最後に、内定通知書を送付する際の注意点を解説します。

配置転換がある場合における労働条件通知書の注意事項(就業場所・業務内容)

労働条件通知書には、「就業の場所及び従事すべき業務」が労働条件明示事項として定められていますが、従来は、雇い入れ直後の内容を明示することで足りていました。しかし、2023年3月30日に厚生労働省から各都道府県労働局長に発出された通達「労働基準法施行規則及び労働時間等の設定の改善に関する特別措置法施行規則の 一部を改正する省令等の公布等について」にて、2024年4月1日より「就業の場所及び従事すべき業務」に対し、変更の範囲が追加されています。

そのため、2024年4月1日以降、求職者の入社後に転勤や異動などの配置転換が予定されている場合は、その変更範囲を明示しなければならないことに留意が必要です。変更の範囲を示すことが困難な場合は、「会社が定める場所」「会社が定める業務」といった記載が考えられます。

2024年4月1日以降における労働条件通知書の変更内容について詳しく知りたい方は、次の厚生労働省のサイトをご参考ください。

(※参考)厚生労働省:「令和6年4月から労働条件明示のルールが改正されます

合理的な承諾期限を設定する

内定承諾の期限は、一般的に10日から2週間程度としている企業が多いでしょう。しかし求職者は、今後の人生を決める決断をこの短期間でおこなわなければなりません。また、他の選考の兼ね合いなどから、期間中の承諾が困難なケースもあります。

求職者からの申し出があれば、承諾期限の延長に極力対応することが望ましいでしょう。企業の方針によりますが、企業側から、いつまでに承諾できるかを確認すると好印象です。

まとめ

内定通知書とは応募者に内定を伝える書類を指し、採用通知書とほぼ同義です。内定通知書の発行は法的な義務ではないため、記載事項は企業が自由に決めることができます。今回紹介したテンプレートを例に、独自の内定通知書を作成してみてください。

また、以下弊社でまとめた内定通知のTo-Doリストがございます。チェックボックス付きで、自社の内定通知の現状がすぐに把握できます。合わせてご参考になさってください。

※近年はメールで採用通知をおこなうこともあります。採用通知メールについては「採用・不採用メールの書き方【テンプレート付き】電話での伝え方も」で紹介しているので、ぜひご覧ください。

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コピーライター、人事(採用担当)を経て、大手人材会社でディレクターとして、クリエイティブ企画や経営戦略にひもづいた人材採用・活用のコンサルティング業務などに従事。現在はIT企業勤務の傍ら、マーケティング・人材採用の領域を専門に中小企業支援を行っている。

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