オンライン内定式の内容は?コンテンツ例やメリットを紹介 COLUMN

公開日:2021.06.04

更新日:2021.06.04

オンライン内定式の内容は?コンテンツ例やメリットを紹介

新型コロナウイルス感染拡大の影響によって対面での内定式が難しくなり、オンライン内定式を開催する企業が増えています。しかし、実際にオンライン内定式を開催しようと思っても、オンライン内定式のメリットが何か、内容をどうすべきか分からないとお困りの人事の方もいらっしゃると思います。

今回は、オンライン内定式の内容やメリット、課題とその解決策について紹介します。

目次

オンライン内定式とは?プログラム内容は?

オンライン内定式とは、言葉の通り内定式をオンラインで実施する方法です。ここでは、オンライン内定式が普及した背景やプログラム内容について紹介します。

コロナ対策で普及した内定式の一種

オンライン内定式は、新型コロナウイルス感染拡大の影響で対面での内定式の実施が難しくなったのを背景に一気に広がりました。内定式は内定者の入社意識を高める、不安を払拭するなどの効果が期待できるため、多くの企業が内定式を中止するのではなくオンラインで実施しています。

オンライン内定式の基本の流れ

オンライン内定式は、対面での内定式の内容や流れと大きな違いはなく、Web会議システムを使用して行われます。オンライン内定式の流れは以下の通りです。

<オンライン内定式の流れ(例)>

  • 社長、役員などからの挨拶
  • 内定者自己紹介
  • 内定証書授与
  • オンライン懇親会

オンライン内定式は、対面よりもコミュニケーションを取るのが難しいといった問題を抱えているので、内定者自己紹介や内定証書授与ではなるべく交流できる工夫が必要です。

続いて、オンライン内定式の目的や効果を紹介します。

社長、役員などからの挨拶

社長や役員など内定者が接する機会の少ない立場の人から、経営方針や今後のビジョン、内定者への期待などを伝えると、内定者の入社意欲を高める効果が期待できます。

内定者自己紹介

内定者自己紹介は、内定者同士がお互いの人間性を知るきっかけとなったり、コミュニケーションを取るきっかけになったりする良い機会です。自分の同僚となる人の人柄を知れば不安の払拭や入社意欲の向上が期待できます。また、内定式に参加する既存社員にとっては自分の後輩となる人を知る機会なので、モチベーション向上につながります。

内定証書授与

内定証書授与は内定者に自社の一員となる実感を持たせる目的があります。内定証書は企業が内定者に対して内定を出したと証明するものです。対面での内定式であれば1人ずつ手渡ししたり、代表者にまとめて手渡ししたりしますが、オンライン内定式では、事前に内定者の自宅に送付する企業もあります。

オンライン懇親会

オンライン懇親会は、内定者が他の内定者や既存社員と実際に交流する目的で実施されます。オンライン懇親会で、内定者のロールモデルとなりそうな人材を参加させると、内定者の入社意欲をより高める効果も期待できます。

コロナ対策以外のメリット2つ

オンライン内定式には、新型コロナウイルス感染予防となる以外にも、内定式にかかるコストや内定者の参加ハードルを下げるといったメリットがあります。

コストを削減できる

オンライン内定式では、対面の内定式でかかる内定者の交通費や宿泊費、会場の使用料、資料の印刷費などのコスト削減が可能です。

オンライン内定式に切り替えて、内定式のコストを例年の半分~1/3まで削減した企業もあります。

内定者が参加しやすい

オンライン内定式に切り替えると、内定者が会場に行く手間が省けたり、予定の調整をしやすかったりするので内定式に参加しやすいメリットがあります。

ただし、内定者のネット環境や機器によってトラブルも起きかねないので、事前に内定者に確認し、必要があれば機器を貸し出すといった対策が必要です。

オンライン内定式の実施割合

ゼネラルリサーチ株式会社が行った『「オンライン内定式のメリットと課題」に関する意識調査』では、21卒を対象とした内定式の実施予定について、「完全にオンラインで行う」と回答した企業が24.7%、「基本的にはオンラインで希望者のみオフライン」と回答した企業が34.0%という結果になり、半数以上の企業がオンライン内定式の実施を考えていると分かりました。

一方で、今後の内定式については、44.4%の企業が「感染対策を講じた上でのオフライン内定式の維持」を希望しています。オンライン内定式には、内定者同士の交流が減少する、内定者の期待と会社のビジョンの乖離が起こりかねないなどの問題点があると考えられています。

オンライン内定式の課題と3つの解決策

企業がオンライン内定式に抱える課題として「内定者同士の交流の減少」「内定者懇親会が開催しにくい」などが挙げられます。また、内定者が抱えている不安として挙げられるのは「他の内定者と交流できない」「入社する実感が湧かない」などです。ここでは、これらの課題の解決策を紹介します。

【1】ブレイクアウトルームを使っての交流

オンライン内定式をZoomで行う場合、ブレイクアウトルームという機能を使うと、少人数ごとのグループに分けて交流させられるので、「内定者交流の減少」という課題の解決が期待できます。内定者自己紹介や昼食の時間に活用すると効果的です。時間を決めてローテーションしていけば、他の内定者や既存社員と深く交流できます。

【2】内定証書をPDFでリアルタイム送付

オンラインで内定証書授与をするとき、名前を呼び上げると同時にPDFを内定者に送信すると、対面で手渡しされる感覚を内定者に味わってもらえます。内定者が感じている「入社する実感が湧かない」という課題の解決が期待できます。

【3】内定者に食事を郵送して懇親会

懇親会開催時に、参加者の自宅に食事や飲み物を配達するサービスを活用すると、懇親会の一体感を演出できるので、企業側が抱える「内定者懇親会が開催しにくい」という課題の解決が期待できます。ブレイクアウトルームを活用して少人数グループで話す時間を設ければ、コミュニケーションを活発に取れます。

まとめ

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、オンライン内定式を実施する企業が増えました。オンライン内定式のプログラムは対面で行われるものと大きな違いはありませんが、内定者間の交流の難しさや懇親会が開催しにくいといった課題も抱えています。今回紹介した工夫で解決できる場合もあるので、参考にしてみてください。

また、近年内定者が複数社の内定を保持している傾向があるため、内定式や内定者研修などの内定者フォローは重要です。内定から入社までの期間に実施する内定者研修について知りたい方は「内定者研修のキモはこれ!設計のコツから「面白い」プログラム内容まで」をご覧ください。

監修/中森規仁(中小企業診断士)

コピーライター、人事(採用担当)を経て、株式会社クイックに入社。ディレクターとして、求人広告や採用企画(採用プランニング・採用ツールのご提案)に携わる傍ら、経営戦略にひもづいた人材採用・活用のコンサルティング業務にも従事。2018年より本メディアの編集・執筆も兼任。

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