座談会とは
座談会とは、複数人が集まり特定のテーマについて話し合う場の事です。採用活動においては特に、「社員と候補者がカジュアルに交流し、質問や意見交換をする場」のことを指します。
面接や説明会のように企業主導で一方向なコミュニケーションを取るのではなく、企業と候補者が互いにリラックスしながら双方向的なコミュニケーションを取る点が特徴です。
座談会を開催するタイミングは？
座談会開催のタイミングに明確なルールはありませんが、インターンシップや会社説明会の後など、様々なイベントと同時に開催することが一般的です。
一方、近年のオンライン化の広がりに伴い、選考途中で座談会をオンライン開催するケースも増えてきております。
重要なのは、候補者の就活状況や志望度に応じて、どの座談会をいつ案内するかを決めることです。
座談会を採用に結びつけるため、候補者の貴社に対する志望度の変遷を意識して座談会の企画・設計をすることが肝要です。
座談会を開催する目的やメリット
社風や風土を伝えることができる
求職者が転職の際に企業に対して感じる魅力は、以下の8つのカテゴリーに分けることができます。
● 理念・ビジョン（企業姿勢）
● 戦略の将来性（経営基盤）
● 仕事の醍醐味（仕事特性・成長・キャリア）
● 競争優位性（事業・商品）
● 風土の親和性（組織風土）
● 人材・人間関係（人的資産）
● 職場環境（人事施策）
● 制度・待遇（報酬・待遇）
そのため、採用設計を行って候補者の一連の体験を整理し、8つの魅力を漏れなく届けることが採用成功において非常に重要です。
この8つの魅力の中で、「風土の親和性（組織風土）」と「 人材・人間関係（人的資産）」を言葉や図、絵で伝えるのは難易度が高く、求人原稿で表現するには一定の限界があります。
しかし、座談会は複数人対複数人のコミュニケーションを取る場であるため、各企業の職場内の雰囲気を再現することができ、非言語で伝えられる情報が多いことが特長です。
加えて、座談会は多対多で実施することができるため魅力の伝達における時間帯効果も高く、一連の選考プロセスの中で座談会に取り組むことは採用成功のために非常に有用だと言えます。
動機付けをすることができる
座談会は双方向的なコミュニケーションを取るため、候補者からの疑問に答えることで候補者の企業理解や仕事理解を促進することができます。また、説明会や面接の場では伝えづらい企業の雰囲気や風土についても自然なかたちで理解してもらいやすいことが特長です。企業や文化・風土について理解を深めることが、その企業への入社意欲を高めることに繋がります。
更に、座談会でのやり取りから候補者の興味や人柄を知ることができます。そのため、説明会のように複数人に伝える場ではできない、個々人に合わせた魅力訴求が可能であり、求職者の志望意欲を高めることができます。
候補者と企業のミスマッチを減らせる
座談会を実施することで、前述した通り企業や風土に対する候補者の理解を深めることができます。理解度を深めた上で選考に進むことになるため、選考時、入社後のミスマッチを減らすことが可能です。
また、座談会は候補者の本音や人柄を知ることができる貴重な機会です。双方向的なコミュニケーションの中で候補者のリアルな意見を聞き、候補者である人材についての理解を深めることができます。
入社後の配属・定着率の向上に役立つ
座談会を通じて獲得した候補者に関する情報は、入社後の配属や定着率の向上に役立ちます。候補者の興味や経験、適性を深く知ることができるため、それらの特性に合わせた配属をすることで候補者の入社後活躍に繋がり、ひいては定着率の向上に役立ちます。
また、候補者としても、企業理解を深めた状態での入社となるため入社後ギャップが少なく、定着率が高まることが期待できます。
社内の一体感が生まれる
座談会の実施は、人事や採用担当だけで完結することができず、現場社員、若手社員に協力してもらう必要があります。自社社員は、候補者に対して自社の魅力を言語化して伝えることで、自社の魅力や仕事のやりがいを感じるきっかけになります。そのため、座談会の実施は、社内の統一感を促進することに繋がります。
座談会の企画手順
座談会のテーマと全体の流れを決める
フラットな会話ができるメリットのある座談会ですが、ともすると雑談に終始してしまい、座談会の目的を果たせない可能性があります。
そのため、「座談会のテーマ」と「全体の流れ」について、事前に設計しておくことが重要です。
テーマについては、例えば会社の風土や仕事内容など、会社として何を伝えたいのかを整理した上で決定することが大切です。テーマを確定して座談会を実施することで、話が脱線しづらく、かつ、具体的な質問を引き出せる可能性が高まります。
座談会のテーマを決めた後は、それらのテーマをどの順番で話すかや、どのタイミングでどんな声かけをするかなど、全体の流れを設計する必要があります。前後の繋がりを意識して事前に設計しておくことでスムーズな座談会の運営が可能となります。
またこの際、時間配分も同時に決めておくことで、企業側が伝えたいことや候補者が聞きたいことについてテーマの偏りなく話すことができるでしょう。
メンバーの選定と依頼を行う
事前設計をした後は、ふさわしいメンバーを選定し、それぞれのメンバーに求める役割について情報共有します。座談会の内容は採用に大きな影響を与えるため、誰に何を依頼するかの決定は非常に重要です。
メンバーの選定は、以下のような軸で行うとよいでしょう。
・活躍社員
・自社の魅力や仕事のやりがいについて言語化することができるかどうか
・学生が一緒に働きたいと思えるような、人当たりの良い人材
・（新卒の場合）新人が配属されやすい部署の従業員
上記のような特徴を踏まえた社員を、様々な年次から集めるのがおすすめです。
座談会を採用成功に導くポイント。
質問させることで候補者の本音を引き出す
前述した通り、座談会の特長は双方がフラットに会話することができることです。そのため、候補者が説明会や選考過程で感じた疑問や不安を解消するのに役立ちます。
従って、候補者がリラックスして本音ベースの会話ができる環境を整える必要があります。
そのために、社員から話しかけることや参加者全員が発言できるように心がけるなどの工夫が必要です。
事前に候補者の質問例を確認・想定しておく
限られた時間を有効に活用するため、参加する従業員が事前に想定される質問を確認し、回答を整理しておくと良いでしょう。
特に、日頃就活生と関わる機会が少ない現場社員にとって、座談会の場で臨機応変に対応することは難しく、事前の準備が非常に重要です。
回答だけでなく、雰囲気や風土を伝える
座談会に参加する候補者は、具体的な質問をして企業理解を深めることを目的とするのはもちろん、一方向的な説明やプレゼンでは知り得ない、従業員の雰囲気や社内の風土を知ろうとしている場合も多いです。
そのため、質問に対する回答を精査するだけでなく、社内の従業員のやり取りを見せたり、オフィス内の見学をしてもらうなど、雰囲気や風土を伝える環境を提供する工夫が大切です。
参加者にアンケートをとる
座談会を行った後は参加者にアンケートを取り、当初の目的を達成できたかどうかの確認や今後のアプローチ方法の決定、次回意向の座談会に向けた改善を行うことが重要です。
座談会の基本的な流れ
事前連絡を行う
参加予約をした候補者が確実に座談会に参加してもらうため、事前連絡を行うことが大切です。電話や電話などで開催の数日前に連絡をし、「参加の意思に変わりはないかの確認」や「開催場所や当日最初にするべきこと」について共有することで、参加率の向上を促進できます。
また、候補者が改めて当日の準備をするきっかけとなるため、質の高い座談会を実施する観点からも重要です。
社員から自己紹介を行う
座談会当日は、まず社員から自己紹介をすると良いでしょう。座談会に参加してくれたお礼や参加者の雰囲気（座談会開始前に仲良くなってくれてるみたいで嬉しいです、など）を伝えつつ、所属部署や仕事内容など、基本情報について紹介します。
このとき、弊社の場合は役職ではなく名前で呼ぶ文化があるため、「●●さんと呼んでください」と一言添えることで、その後のコミュニケーションがスムーズに行えます。
また、登壇する社員の顔写真と基本情報を資料として提供することが可能であれば、候補者が誰に何を聞けばよいのかが明確になり、座談会の満足度を高めることに繋がります。
このように、候補者が質問する場ではあるものの、企業から積極的に情報の開示、伝達をしていくことが重要です。
グループに分かれてもらう
座談会の規模や目的によっては、グループに分かれて実施することも良いでしょう。これにより、全員の前では質問できないことや、人数の関係で質問する機会を逃してしまう候補者が出てしまうことを避け、全員の疑問や不安を丁寧に解消することができます。
質疑応答を行う
質疑応答の準備ができたら、従業員から話を始めるようにしましょう。特にグループ開催の場合、改めての簡単や自己紹介や、全員が回答しやすい質問を投げかけることもおすすめです。共通の話題で会話を始めることにより候補者の緊張がほぐれ、質問しやすい雰囲気を醸成することができます。
基本的には候補者からの質問に回答する場ではあるものの、場合によっては順番に質問してもらう、よくある質問カードを作って候補者に引いてもらい、それに回答する形式をとるのも効果的です。
座談会における候補者の質問例
座談会を成功させるためには、事前に質問を想定しておくことが大切です。座談会に参加する社員に対して想定される質問を事前に共有し、回答を準備しておいてもらうことで、質の高い交流を行うことができます。
以下は、代表的な質問例です。
仕事について
・仕事のやりがいは何ですか？
・大変なこと、つらいことは何ですか？
・自身の成長につながった経験について教えてください。
・最もつらかったことのエピソードと、どのように乗り越えたかについて教えてください。
・1日のスケジュールを教えてください。
・入社後ギャップはありましたか？
・転勤はありますか？
・有給取得率はどれくらいですか？
社風について
・社内はどんな雰囲気ですか？
・社内のコミュニケーションは活発ですか？人間関係について教えてください。
・上司、先輩はどのような人ですか？
会社について
・注力している事業はなんですか？
・貴社の強みと弱みはなんですか？
人物・パーソナリティについて
・どのような方が活躍されていますか？
・どのような人と一緒に働きたいですか？
・入社後に必要な資格、スキルはありますか？
・活躍している社員の特徴を教えてください。
入社について
・入社の決め手はなんですか？
・面接対策はどんなことをしましたか？
・OB/OG訪問は行いましたか？
企業が求める人材について
・従業員に求めるスキルやスタンスについて教えてください。
これらの質問のほかにも、学生が聞きづらいであろうことはこちらから情報提供していくことも重要です。
例えば、「プライベートの時間が取れるか」であったり「福利厚生」については、本来重要な指標の1つであるにもかかわらず、就活の場においては聞きづらい雰囲気があるのも事実です。
候補者が気になるが聞きづらい内容についてこちらから提供してあげることで、貴社への印象を良くすることができるでしょう。
まとめ
本記事では、座談会のメリットや開催におけるポイントについてご紹介しました。記事内でもお伝えした通り、座談会は非言語で伝えられる情報が多いため、8つの魅力の中で社風や風土を伝えることに適しています。
クイックでは、「採用コンサルティング」によるご支援をさせていただいており、企業の認知〜入社に至るまでのプロセスにおける候補者の心理変容を踏まえた採用設計を行います。
そのため、効果的な座談会の実施を含めた、採用の全体設計と伴走をご支援することが可能です。
また、「8つの魅力シート」という資料をご用意しており、求職者から見た「自社の魅力」とは何かを整理するためにご活用いただけます。
ご興味のある方はぜひ、コチラよりダウンロードください。
セミナー情報
あわせて読みたい
