【人事向け】企業側の面接日程メールの書き方を徹底解説!テンプレート付 COLUMN

公開日:2021.10.12

更新日:2023.06.07

【人事向け】企業側の面接日程メールの書き方を徹底解説!テンプレート付

新たに採用担当となって応募者に対するメールの書き方に不安がある、他の業務が忙しくメール対応が後回しになってしまう人事担当者もいるでしょう。今回は、面接日程メールに記載すべき8項目と面接日程に関するメールの書き方について、テンプレートを使って解説します。

目次

面接日程メールに記載すべき8項目

面接日程メールの基本的な記載事項を紹介します。面接日程の調整や案内をするときは、応募者に日程や場所を確実に伝えるために電話ではなくメールで行うのが一般的です。また、近年ではオンライン面接が浸透しているため、URLを通知するためにもメールで行う必要性が高まっています。

件名

面接日程メールの件名の例として以下の3つが挙げられます。

  • 面接日程のご案内
  • 面接日程のご案内【株式会社○○】
  • ○○の結果と二次面接のご案内 など

企業やリクルーターから毎日メールが届くため、ひと目見て分からない件名だと応募者に見過ごされてしまう可能性があります。面接に関するメールであると応募者がひと目見て分かるようにしてください。さらに、企業名を記載すると応募者の目に留まりやすくなります。

宛名

ビジネスメール同様、以下のように宛名を記載します。

  • 学生に個別で送信する場合:大学名、学部名、氏名、敬称
  • 中途採用応募者に個別で送信する場合:氏名、敬称
  • 応募者に一斉送信する場合:応募者各位、学生の皆様 など

大学名や氏名を間違えるケースがよくあるため、送信前に誤字脱字がないか、正式名称を記載できているかを確認してください。

一斉送信の場合「各位」や「皆様」と記載します。各位を使うときは、敬称の意味が含まれているため「応募者様各位」と使わないよう注意が必要です。

挨拶

宛名のあとには挨拶と自己紹介をします。

  • お世話になっております。株式会社○○の人事部採用担当○○と申します。
  • はじめまして。株式会社○○の人事部採用担当○○です。

また、数ある企業の中から自社の選考に参加してもらったことへの感謝の気持ちを、以下のような文言で応募者に伝えるのが一般的です。

  • この度は弊社の求人にご応募いただきありがとうございます。
  • 先日は一次面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。 など

本文

本文では要件を伝えたうえで、面接の日時、場所、持ち物などを記載します。

  • ○○審査の結果、○○様には面接にお越しいただきたく、面接日程のご連絡をさせていただきました。
  • 下記日程でお時間いただけますと幸いです。

要点を押さえて短い文で簡潔に伝えます。改行や箇条書きを使うと応募者がより読みやすくなるのでおすすめです。本文の具体的な内容はケースによって異なるため、詳しくは次の章で説明します。

面接日時場所/URL

次に、面接の実施方法を記載します。

オンライン面接が浸透していますが、一次面接はオンライン、最終面接は対面とするなど企業によって運用はさまざまです。対面で実施する場合は、面接場所の住所、オンラインで実施する場合は、オンライン面接のツール名とURLを記載します。

例文は、対面とオンラインに分けて次章で紹介しますので、参考にしてください。

持ち物

履歴書や成績証明書(中途採用の場合は職務経歴書)のほか、交通費を支給する場合に必要な筆記用具、印鑑など、面接に必要なものを全て記載します。

選考段階や企業によって持ち物が異なるため、応募者が解りやすいよう、具体的に記載してください。

【持ち物】

筆記用具、印鑑、履歴書、成績証明書(職務経歴書)

来訪時の受付案内/オンライン面接時の注意事項

対面の場合は、応募者が来社したときの受付案内、オンラインの場合はオンライン面接時の注意事項を記載します。例文は、対面とオンラインに分けて次章で紹介しますので、参考にしてください。

対面の場合

応募者の来社時、どのように受付するかの受付方法を事前にメールで伝えます。受付係がいる場合は、受付で面接で来訪した旨を伝える、受付の電話機を置いている場合は、呼び出し番号を伝えるなど、対応方法を記載します。

オンラインの場合

近年、オンライン面接は浸透しているため、基本的にはURLを送付すれば難なくできることが大半ですが、「インターネット回線が安定していること」「マイクやスピーカーの機能しているか接続前にチェックすること」など、注意事項も記載するとより丁寧です。

また、新卒採用では、企業側で数名連続してオンライン面接を実施することもあります。そのため、前の回の途中で次の応募者が入室してこないよう、「開始時間になりましたら接続してください」など記載することも有効です。

採用担当者名・問い合わせ先

応募者が面接日程の変更や持ち物の問い合わせなどをできるように、採用担当者名と問い合わせ先を明記します。

当日の緊急連絡先

「時間が遅れる」「オンライン面接で接続できない」など、応募者から緊急連絡が必要な場合に備えて、当日の緊急連絡先を記載しておくと良いでしょう。

【ケース別】面接日程メールのテンプレート

ここでは、面接日程メールにおけるケース別のメールテンプレートを対面面接とオンライン面接に分けて用意しました。必要に応じて本文を書き換えてご活用ください。

対面での面接日程を調整するケース

対面での面接日程調整と日程確定時に使えるメール例文を使って、本文に記載すべき項目とポイントを紹介します。

調整時のメール例文

面接日程調整のメールでは以下の内容を盛り込むのが一般的です。

▼メール本文の記載項目

  • 面接候補日
  • 面接場所
  • 持ち物
  • 相談先
  • 返信期限
  • 締めの挨拶
  • 署名

日程調整時のメールテンプレートとポイントを紹介します。

件名:書類選考結果と一次面接のご案内

○○様

お世話になっております。
株式会社○○の人事部採用担当○○と申します。

この度は弊社の求人にご応募いただきありがとうございます。
書類選考の結果○○様には、ぜひ面接に進んでいただきたく、
面接日程のご連絡をさせていただきました。

面接の詳細をご確認のうえ、ご返信くださいますようお願い申し上げます。

―――――――――――――――――――
【面接候補日】
1.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分
2.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分
3.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分

所要時間は○○分程度を予定しています。
上記日程でご都合つかない場合は再度調整いたしますのでご連絡ください。

【面接場所】
株式会社○○
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○ ○-○-○

【持ち物】
・履歴書
・筆記用具
―――――――――――――――――――

ご不明点等がございましたら、人事部(採用担当者名)(電話番号)までご連絡ください。

ご多忙の中恐れ入りますが、○月○日(○)までにお返事いただけますと幸いです。

それでは引き続き、よろしくお願いいたします。

株式会社○○ 採用担当○○
―――――――――――――――――――
(会社名)
(所属部署)
(担当者名)
(電話番号・メールアドレス)
(会社の住所)

面接日程調整のメールを作成するときは、以下2のポイントを留意してください。

【面接候補日】
スムーズに日程調整するために面接候補日を複数挙げるのがポイントです。
複数提示しておくと、応募者とのメールのやり取りを最小限に抑えて日程を決められます。また、所要時間を記載しておくと応募者が予定を管理しやすくなります。

【返信期限】
応募者に忘れずに返信してもらうために期日を記載するのがポイントです。
期限を伝えると、応募者がその日までに返信をするように意識するので、返信率向上が期待できます。

また、返信期限を決めておくと、期限までに返信がないときに応募者に確認のメールを送って催促しやすいメリットもあります。

確定時のメール例文

面接日程確定時のメールには以下の内容を記載します。

▼メール本文の記載項目

  • 面接日時
  • 面接場所
  • 持ち物
  • 受付について
  • 当日の緊急連絡先
  • 締めの挨拶
  • 署名

日程確定時のメールテンプレートとポイントを紹介します。

件名:一次面接日程のご案内

○○様

お世話になっております。
株式会社○○の人事部採用担当○○です。

面接日程のご返信いただきまして、ありがとうございます。
それでは、下記日程でお時間をいただけますと幸いです。

―――――――――――――――――――
【面接日】
○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分

【面接場所】
株式会社○○
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○ ○-○-○
アクセス:○○駅より徒歩○分
地図:(URLを記載)

【持ち物】
・履歴書
・筆記用具

【オフィスに着いたら】
入り口にある電話より、内線番号○○○を押していただき
採用担当○○をお呼び出しください。

【当日の緊急連絡先】
当日トラブルが発生した場合、人事部(採用担当者名)(電話番号)までご連絡ください。
―――――――――――――――――――

ご不明点等がございましたら、人事部(採用担当者名)までご連絡ください。

当日○○様にお会いできるのを楽しみにしております。

株式会社○○ 採用担当○○
―――――――――――――――――――
(会社名)
(所属部署)
(担当者名)
(電話番号・メールアドレス)
(会社の住所)

面接日程確定を伝えるメールを作成するときは、以下の3つのポイントに留意してください。

【面接場所】
面接会場の最寄り駅や地図のURLを記載するのがポイントです。地図のURLを記載しておくことで、応募者がスマートフォンのナビ機能で会場にたどり着きやすくなります。

【受付について】
応募者がオフィスに到着してから戸惑わないために、当日の受付方法を記載しておきましょう。無人受付の場合、応募者が受付の方法が分からず、エントランスで戸惑う可能性があります。応募者に余計な不安を与えないためにも、当日の受付方法を明記してください。

【緊急連絡先】
応募者が何かしらのトラブルで面接に参加できない、遅れてしまうときに備えて、緊急連絡先を明記するのがポイントです。
問い合わせ先同様に、人事部門の社員の連絡先を緊急連絡先として記載すると、当日の連絡がスムーズになります。

オンラインでの面接日程を調整するケース

ここでは、オンライン面接の日程調整に対応した例文を紹介します。

調整時のメール例文

オンライン面接の日程調整メールを送るときは、対面での面接日程調整の内容に加え、オンライン面接ツールについて記載します。

▼メール本文の記載項目

  • オンライン面接ツール名
  • 面接候補日
  • 問い合わせ先
  • 締めの挨拶
  • 署名

    件名:書類選考結果とオンライン面接のご案内

    ○○様

    お世話になっております。
    株式会社○○の人事部採用担当○○と申します。

    この度は弊社の求人にご応募いただきありがとうございます。
    書類選考の結果○○様には、ぜひオンライン面接に進んでいただきたく思います。
    オンライン面接は、お手持ちのスマートフォンからも参加可能です。

    面接の詳細をご確認のうえ、ご返信いただければと思います。

    ―――――――――――――――――――
    【面接候補日】
    1.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分
    2.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分
    3.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分

    所要時間は○○分程度を予定しています。
    (オンライン面接ツール名)での面接方法につきましては、日程確定のメールでご案内します。
    上記日程でご都合つかない場合は再度調整いたしますのでご連絡ください。―――――――――――――――――――

    ご不明点等がございましたら、人事部(採用担当者名)(電話番号)までご連絡ください。

    ご多忙の中恐れ入りますが、○月○日(○)までにお返事いただけますと幸いです。

    それでは引き続き、よろしくお願いいたします。

    株式会社○○ 採用担当○○
    ―――――――――――――――――――
    (会社名)
    (所属部署)
    (担当者名)
    (電話番号・メールアドレス)
    (会社の住所)

    オンライン面接日程調整のメールは、オンラインだからといって直前に案内するのは避けてください。オンライン面接ツールや事前準備について説明する必要がありますが、案内の文面を作成するのに時間がかかります。作成後の見直しの時間も考え、余裕を持って作成しましょう。

    オンライン面接の日程調整メール作成時は、対面面接の日程調整メールのポイントに加え、以下のポイントに留意してください。


    【オンライン面接ツール名】

    応募者が準備しやすくするため、使用するオンライン面接ツール名や注意事項を伝えましょう。今回のテンプレートでは、文面が長くなりすぎるのを防ぐために別途案内を送ると記載していますが、以下のように事前準備や当日の流れについて記載しても問題ありません。

    【事前準備】
    当日は、(オンライン面接ツール名)を使って面接を行います。
    事前にアプリのインストールやマイク・カメラ・スピーカーの確認をお願いいたします。

    【当日の動き】
    お時間になりましたら以下のURLから参加してください。
    URL:(オンライン面接のリンク)
    ミーティングIDやパスワードの入力を求められた場合は以下の入力をお願いいたします。
    ミーティングID:○○○○○○○○
    パスワード:○○○○○○○○

    【当日の注意点】
    ・カメラが逆光にならないようにしてください。
    ・面接中は他のアプリを終了してください。
    ・当日トラブルが発生した場合、人事部(採用担当者名)(電話番号)までご連絡ください。
    ・有線LANで接続するなど、極力インターネット回線が安定している環境で接続してください。
    ・接続前に、マイクやスピーカーが正しく機能しているかご確認お願いします。

確定時のメール例文

オンライン面接の日程確定を伝えるメールでは、以下の内容を記載します。

▼メール本文の記載項目

  • 面接日
  • 事前準備
  • 当日の流れ
  • 当日の注意点
  • 相談先
  • 締めの挨拶
  • 署名

件名:オンライン面接日程のご案内

○○様

お世話になっております。
株式会社○○の人事部採用担当○○です。

面接日程のご返信いただきまして、ありがとうございます。
それでは、下記日程でお時間をいただけますと幸いです。

―――――――――――――――――――
【面接日】
○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分

【事前準備】
当日は、(オンライン面接ツール名)を使って面接を行います。
事前にアプリのインストールやマイク・カメラ・スピーカーの確認をお願いいたします。

【当日の流れ】
面接開始5分前になりましたら以下のURLから参加してください。

URL:(オンライン面接のリンク)

ミーティングIDやパスワードの入力を求められた場合は以下の入力をお願いいたします。

ミーティングID:○○○○○○○○
パスワード:○○○○○○○○

【当日の注意点】
・カメラが逆光にならないようにしてください。
・できるだけ静かで、インターネットが安定する場所でご参加ください。
・当日トラブルが発生した場合、人事部(採用担当者名)(電話番号)までご連絡ください。
―――――――――――――――――――

ご不明点等がございましたら、人事部採用担当○○までご連絡ください。

それでは当日○○様とお話できることを楽しみにしております。

株式会社○○ 採用担当○○
―――――――――――――――――――
(会社名)
(所属部署)
(担当者名)
(電話番号・メールアドレス)
(会社の住所)

オンライン面接の場合、当日ログインできるか、機器が問題なく動くかなどの不安を応募者が抱えています。オンライン面接の実施方法について詳しく説明し、応募者の不安を解消しておくのがおすすめです。

オンライン面接確定を伝えるメールを作成する時は、以下3つのポイントを留意してください。

【事前準備】
オンライン面接ツール名や事前に確認しておいてほしいことを伝えるのがポイントです。
当日になってカメラやマイクが機能しない、ツールのインストールをしていないなどのトラブルが起きて、面接が実施できない可能性が高まります。

【当日の流れ】
「面接開始○分前になりましたら以下のURLから参加してください」のように、応募者にしてほしい動きを明記するのがポイントです。当日のURLに加えて、URLだけで参加できなかったときの対処法を記載しておくと、当日応募者がパニックになるのを防げます。

【当日の注意点】
滞りなくオンライン面接を実施できるよう、今まで起きたトラブルをもとに当日の注意点を伝えるのがポイントです。
初めてオンライン面接を実施する場合は、今回テンプレートに記載した内容を記載してください。

また、注意点を伝えていても当日にトラブルが発生する可能性はあるので、トラブル発生時に備えて緊急連絡先を記載すると親切です。

面接日程を変更・再調整する場合の対応

面接日時を確定したあとに面接官の都合が悪くなったなど、企業側の都合で面接日程を変更する場合もあります。応募者側の都合で、面接日程の変更依頼を受ける場合もあるでしょう。

ここでは、面接日程を企業側から変更する場合と、応募者側から変更依頼された場合について、それぞれ解説します。

企業側から変更する場合

企業側から応募者へ面接日程の変更を依頼する場合、変更理由を簡潔に添えて変更依頼をしましょう。応募者が日程調整しやすいように、変更日時の候補を数点挙げるように心がけてください。

なお、他の応募者の都合で面接日時を変更するような場合、ストレートに理由を伝えてしまうと心象を悪くする恐れもあります。このような場合は、「諸事情で」という表現に留めておくなど留意しましょう。

変更依頼時のメール例文

○○様

お世話になっております。

株式会社○○の人事部採用担当○○です。

ご予定いただいていた○○月○○日○○時の面接について、面接官の予定が合わなくなってしまったため、誠に勝手なお願いではありますが、面接日時を再調整させていただきますようお願いいたします。

下記に、面接日時の候補を挙げさせていただきますので、〇月〇日までにご返信お願いいたします。

【面接候補日時】

1.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分

2.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分

3.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分

上記日程で、ご都合がつかない場合は再度調整いたしますので、ご連絡ください。

こちらの都合で誠に申し訳ございませんが、ご連絡のほどよろしくお願いいたします。

応募者側から変更依頼された場合

確定した面接日程は、選考スケジュールを円滑に回すため、極力変更は避けるべきです。特に新卒採用の場合は、設定した面接日程で複数人の面接をすることが大半なため、変更の影響は大きいでしょう。

そのため、応募者側から面接日程の変更の依頼を受けた場合、即座に他の日を調整するのではなく、時間変更を提案することが得策です。複数人の面接を実施する場合は、他の応募者に時間変更を依頼するなど、極力、面接日程を変更しないよう工夫しましょう。

変更依頼を受けたときのメール例文

○○様

お世話になっております。

株式会社○○の人事部採用担当○○です。

ご依頼いただいた面接日程の変更について、ご連絡いたします。

恐れ入りますが、選考スケジュールの関係上、極力、面接日を変更せず、時間変更にて調整したく存じます。

下記に、面接時間の変更候補を挙げさせていただきますので、〇月〇日までにご返信お願いいたします。

【面接候補日時】

1.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分

2.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分

3.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分

やむを得ず、上記の時間でご都合がつかない場合は、日程変更の調整をいたしますので、ご連絡のほど、よろしくお願いいたします。

面接日程を円滑に調整するポイント

日程調整が円滑にできないと採用活動が滞り、優秀な人材獲得のチャンスを逃す可能性があります。面接日程を円滑に調整するためには、先ほど紹介したような複数日程の提示に加えて「参加しやすい日時の提示」「電話での確認」を行うのがおすすめです。

応募者が面接に参加しやすい日時を提示する

応募者は大学の授業や仕事により対応できる時間が限られているため、日中の調整が難しい場合は、平日の遅い時間など、応募者が参加しやすい日時を提示すると円滑に日程調整できます。ただし、面接官の社員は勤務時間外で対応することになるため、協力してもらえるよう事前に説明しておく必要があります。

また、応募者と日程が合わず対面での面接が難しければ、オンライン面接を提案するのもひとつの手です。特に中途採用応募者は、仕事が多忙で対面面接の時間を確保できない方もいます。早期に面接を実施したい場合は検討してみてください。

返信がないときは電話で確認

応募者からメールの返信がない場合、電話をかけて確認するのが有効です。返信が来ない理由としては以下が挙げられます。

  • 応募者が返信を忘れている
  • 迷惑メールフォルダに入って気付いてもらえない
  • メールアドレスの不備で届いていない など

電話で確認すると、メールの存在に気付いてもらい応募者から返信をしてもらえる可能性が高まります。

また、応募者のなかには選考に参加する意思がなく返信しない人がいます。複数回電話をして応募者からの反応がなければ、選考参加の意思がない、社会人としての常識が欠如していると判断し、不採用とするのが妥当です。

まとめ

本記事では面接日程調整メールについて、対面での面接の場合とオンライン面接の場合に分けて紹介しました。日程調整が円滑にできないと採用活動が滞り、優秀な人材獲得のチャンスを逃してしまいます。

採用活動への悪影響を回避するためにも、応募者が参加しやすい日程を提示したり、テンプレートを活用して業務効率化したりして、応募者とスムーズに日程調整できるように工夫しましょう。

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コピーライター、人事(採用担当)を経て、大手人材会社でディレクターとして、クリエイティブ企画や経営戦略にひもづいた人材採用・活用のコンサルティング業務などに従事。現在はIT企業勤務の傍ら、マーケティング・人材採用の領域を専門に中小企業支援を行っている。

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