企業側から面接日程を変更する際の対応マナーとメール例文集｜応募者に配慮した伝え方

面接日程変更メールに入れるべき7つの項目と記入ポイント

企業側から面接日程変更メールを送信する際は、応募者への配慮と誠実な姿勢を示すため、以下の7つの項目を必ず記載することが重要です。これにより、応募者は必要な情報を一目で把握し、スムーズに返信しやすくなります。

件名

面接日程変更メールの件名は、応募者が受信トレイで一目で内容を理解できるよう配慮することが重要です。「【重要】面接日程変更のお願い – 株式会社○○」など応募者が開封前に内容を把握できるようにすることで、応募者の迅速な確認を促すことができます。このとき、企業名も含めることで、見落としされる確率が減り、また、メール内での検索性も向上します。

以下に、効果的な件名例をご紹介します。

件名例：
● 「【重要】面接日程変更のお願い – 株式会社○○」
● 「【お詫び】○月○日面接日時変更のご相談 – 株式会社○○」
● 「面接日程変更のお願い – 株式会社○○採用担当○○」

宛名

面接日程変更メールでは、応募者への敬意を示すため、フルネームで宛名を記載することが大切です。「○○様」といった丁寧な表記により、一人ひとりの応募者を大切に扱っている印象を与えることができます。

この際、大学名や氏名を間違えるケースがよくあるため、送信前に誤字や脱字がないか、正式名称を記載できているかについて、意識して確認する必要があります。

やむを得ない理由により一斉送信でメールを送付する場合は「各位」や「皆様」と記載します。「各位」には敬称の意味が含まれているため「応募者様各位」などの使い方をしないよう注意が必要です。

挨拶

面接日程変更メールの冒頭では、適切な挨拶を記載することが重要です。まず、どの会社からの連絡かわかるように挨拶文を入れることで、どの会社からの連絡かわかるようにします。この際、応募いただいたことについて謝辞を添えると、より丁寧な印象を与えることができます。

挨拶文例：
いつもお世話になっております。
株式会社○○人事部採用担当の○○と申します。
この度は、弊社の求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございます。

本文

本文では、面接日程変更の具体的な要件を明示し、変更理由の簡潔な説明を行います。応募者への配慮を示す表現を心がけ、迅速な対応への協力依頼を含めることで、応募者が状況を理解しやすく安心して対応できるようになります。

本文例：
○月○日（○）に予定しておりました1次面接につきまして、弊社都合により日程の調整をお願いしたくご連絡いたします。

貴重なお時間をいただき面接日程をご調整いただいたにも関わらず、弊社の都合により面接日程の変更をお願いすることとなり、誠に申し訳ございません。

つきましては、下記の候補日時の中から、ご都合のよろしい日時をお選びいただき、○月○日（○）までにご返信いただけますでしょうか。

なお、下記日程でご都合がつかない場合は、他の候補日をご提案いたしますので、お気軽にご連絡ください。採用選考に影響することは一切ございませんので、ご安心ください。

新しい候補日時（複数提示が基本）

面接日程変更では、応募者の都合を最大限考慮し、複数の候補日時を提示することがマナーとされています。3～4つの具体的な選択肢を用意することで応募者が選びやすくなり、迅速な日程調整が可能となります。この際、曜日や時間帯の幅を広げると、さらに丁寧な印象を与えることができます。

候補日時提示の例：
【変更後の面接候補日】
1.○月○日（○）　○○時○○分～○○時○○分
2.○月○日（○）　○○時○○分～○○時○○分
3.○月○日（○）　○○時○○分～○○時○○分

所要時間は○○分程度を予定しています。

1次面接日程変更の場合は、選考プロセスの初期段階であることを考慮し、できるだけ早い日程も含めて提示することが望ましいです。面接時間の目安も併せて記載することで、応募者の予定調整に役立ちます。

署名・連絡先情報

最後に、採用担当者名・部署名・電話番号・メールアドレスなどの署名情報を記載します。電話番号は携帯電話番号だけでなく直通番号を併せて記載することで、応募者が連絡しやすくなります。また、メールアドレスも併記し、応募者が都合の良い方法で連絡できるよう選択肢を提供することも重要です。

署名・連絡先例：
株式会社○○
人事部採用担当 ○○○○
〒000-0000 東京都○○区○○1-1-1
TEL：03-0000-0000（直通）
携帯：080-0000-0000
MAIL：recruit@company.co.jp
受付時間：平日9:00～18:00

【例文付き】企業側から面接日程変更を伝えるメールテンプレート

企業側から日程変更を依頼する場合のメールテンプレート

日程変更メールに返信がなかった場合、適切なフォローアップを行うことが重要です。以下、催促メールの例文とポイントを紹介します。

日程変更の催促メールでは以下の内容を盛り込むのが一般的です。

▼メール本文の記載項目

前回メールの確認
再度の日程候補提示
返信期限の再設定
辞退の場合の対応
相談先
締めの挨拶
署名

件名：【再送】面接日程調整のお願い – 株式会社○○

○○様

お世話になっております。
株式会社○○の人事部採用担当○○です。

この度は、弊社の求人にご応募いただきまして、ありがとうございます。
○月○日（○）に予定しておりました1次面接につきまして、弊社都合により日程の調整をお願いしたくご連絡いたします。

貴重なお時間をいただき面接日程をご調整いただいたにも関わらず、弊社の都合により面接日程の変更をお願いすることとなり、誠に申し訳ございません。

つきましては、下記の候補日時の中から、ご都合のよろしい日時をお選びいただき、○月○日（○）までにご返信いただけますでしょうか。

なお、下記日程でご都合がつかない場合は、他の候補日をご提案いたしますので、お気軽にご連絡ください。採用選考に影響することは一切ございませんので、ご安心ください。

————————————————————————–
【変更後の面接候補日】
1.○月○日（○）　○○時○○分～○○時○○分
2.○月○日（○）　○○時○○分～○○時○○分
3.○月○日（○）　○○時○○分～○○時○○分
所要時間は○○分程度を予定しています。
————————————————————————–

ご不明点等がございましたら、人事部（採用担当者名）（電話番号）までご連絡ください。

お忙しい中恐れ入りますが、○月○日（○）までにご返信いただけますと幸いです。
この度はご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません。

何卒よろしくお願いいたします。
株式会社○○　採用担当○○

————————————————————————–
株式会社○○
人事部採用担当 ○○○○
〒000-0000 東京都○○区○○1-1-1
TEL：03-0000-0000（直通）
携帯：080-0000-0000
MAIL：recruit@company.co.jp
受付時間：平日9:00～18:00

日程変更の催促メールを作成するときは、以下の3つのポイントに留意してください。

【メール未達の可能性を考慮】
応募者が返信しない理由として、メールが迷惑メールフォルダに振り分けられている、システムエラーで届いていないなどの可能性があります。責めるような文面ではなく、「メールが届いていない可能性もございます」といった配慮のある表現を使うのがポイントです。

【辞退の選択肢を提示】
応募者が面接を辞退したい場合でも返信しやすくするため、辞退の意思表示についても記載するのがポイントです。辞退の選択肢を明記することで、応募者の心理的負担を軽減し、返信率の向上が期待できます。

【再度の期限設定】
催促メールでも返信期限を設けることで、応募者に返信の必要性を再認識してもらえます。ただし、初回メールよりも短い期限設定は避け、応募者が返信しやすい適切な期間を設けることが大切です。

日程変更メールに返信がなかった場合のメールテンプレート

日程変更メールに返信がなかった場合、適切なフォローアップを行うことが重要です。以下、催促メールの例文とポイントを紹介します。

日程変更の催促メールでは以下の内容を盛り込むのが一般的です。

▼メール本文の記載項目

前回メールの確認
再度の日程候補提示
返信期限の再設定
辞退の場合の対応
相談先
締めの挨拶
署名

件名：【再送】面接日程調整のお願い – 株式会社○○

○○様

お世話になっております。
株式会社○○の人事部採用担当○○です。

先日お送りした面接日程調整のメールについて、
ご確認いただけましたでしょうか。

メールが届いていない可能性もございますので、
改めて面接日程の候補をお送りいたします。
————————————————————————–
【面接候補日】
1.○月○日（○）　○○時○○分～○○時○○分
2.○月○日（○）　○○時○○分～○○時○○分
3.○月○日（○）　○○時○○分～○○時○○分
所要時間は○○分程度を予定しています。

上記日程でご都合つかない場合は、ご都合の良い日時をお教えください。
なお、面接辞退をご希望の場合は、その旨をお知らせいただければと思います。
————————————————————————–
ご不明点等がございましたら、人事部（採用担当者名）（電話番号）までご連絡ください。
お忙しい中恐れ入りますが、○月○日（○）までにご返信いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。
株式会社○○　採用担当○○
————————————————————————–
株式会社○○
人事部採用担当 ○○○○
〒000-0000 東京都○○区○○1-1-1
TEL：03-0000-0000（直通）
携帯：080-0000-0000
MAIL：recruit@company.co.jp
受付時間：平日9:00～18:00

日程変更の催促メールを作成するときは、以下の3つのポイントに留意してください。

まとめ

本記事では面接日程調整メールについて、例文も含めてご紹介しました。日程調整が円滑にできないと採用活動が滞り、優秀な人材獲得のチャンスを逃してしまいます。採用活動への悪影響を回避するためにも、応募者が参加しやすい日程を提示したり、テンプレートを活用して業務効率化したりして、応募者とスムーズに日程調整できるように工夫することが必要です。本記事が、採用ご担当者様の一助になりましたら幸いです。

以下のリンクから、面接評価シートをダウンロードすることができます。
応募者を客観的に評価するためにお役立ていただけるツールとなっております。
ご興味のある企業様はぜひ、ダウンロードください。
面接評価シート【サンプル】 | クイックの採用サロン

無料ダウンロード