【採用担当者向け】面接日程メールの書き方は?テンプレートを使って解説 COLUMN

公開日:2021.10.12

更新日:2021.10.12

【採用担当者向け】面接日程メールの書き方は?テンプレートを使って解説

新たに採用担当となって応募者に対するメールの書き方に不安がある、他の業務が忙しくメール対応が後回しになってしまう人事担当者の方もいらっしゃるかと思います。今回は、面接日程に関するメールの書き方についてテンプレートを使って解説します。また、テンプレートは文面を自社向けの内容に変えてご活用いただけます。

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目次

面接日程メールの記載事項

面接日程メールの大まかな記載事項を紹介します。面接日程の調整や案内をするときは、求職者に日程や場所を確実に伝えるために電話ではなくメールで行うのが一般的です。

件名

面接日程メールの件名の例として以下の3つが挙げられます。

・面接日程のご案内
・面接日程のご案内【株式会社○○】
・○○の結果と二次面接のご案内 など

企業やリクルーターから毎日メールが届くため、ひと目見て分からない件名だと応募者に見過ごされてしまう可能性があります。面接に関するメールであると応募者がひと目見て分かるようにしてください。さらに、企業名を記載すると応募者の目に留まりやすくなります。

宛名

ビジネスメール同様、以下のように宛名を記載します。

・学生に個別で送信する場合:大学名、学部名、氏名、敬称
・中途採用応募者に個別で送信する場合:氏名、敬称
・応募者に一斉送信する場合:応募者各位、学生の皆様など

大学名や氏名を間違えるケースがよくあるため、送信前に誤字脱字がないか、正式名称を記載できているかを確認してください。

一斉送信の場合「各位」や「皆様」と記載します。各位を使うときは、敬称の意味が含まれているため「応募者様各位」と使わないよう注意が必要です。

挨拶

宛名の後には挨拶と自己紹介をします。

・お世話になっております。株式会社○○の人事部採用担当○○と申します。
・はじめまして。株式会社○○の人事部採用担当○○です。

また、数ある企業の中から自社の選考に参加してもらったことへの感謝の気持ちを、以下のような文言で応募者に伝えるのが一般的です。

・この度は弊社の求人にご応募いただきありがとうございます。
・先日は一次面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。 など

本文

本文では要件を伝えた上で、面接の日時、場所、持ち物などを記載します。

・○○審査の結果、○○様には面接にお越しいただきたく、面接日程のご連絡をさせていただきました。
・下記日程でお時間いただけますと幸いです。

要点を押さえて短い文で簡潔に伝えます。改行や箇条書きを使うと応募者がより読みやすくなるのでおすすめです。本文の具体的な内容は送る相手によって変わるので、詳しくは次の章で説明します。

面接日程メールのテンプレート

面接日程の調整・確定時に利用できるメールテンプレートを対面面接とオンライン面接に分けて用意しました。必要に応じて本文を書き換えてご活用ください。

対面での面接日程を調整するケース

対面での面接日程調整と日程確定時に使えるメール例文を使って、本文に記載すべき項目とポイントを紹介します。

調整時のメール例文

面接日程調整のメールでは以下の内容を盛り込むのが一般的です。

▼メール本文の記載項目
・面接候補日
・面接場所
・持ち物
・相談先
・返信期限
・締めの挨拶
・署名

日程調整時のメールテンプレートとポイントを紹介します。

件名:書類選考結果と一次面接のご案内

○○様

お世話になっております。
株式会社○○の人事部採用担当○○と申します。

この度は弊社の求人にご応募いただきありがとうございます。
書類選考の結果○○様には、ぜひ面接に進んでいただきたく、
面接日程のご連絡をさせていただきました。

面接の詳細をご確認の上、ご返信いただければと思います。

―――――――――――――――――――
【面接候補日】
1.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分
2.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分
3.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分

所要時間は○○分程度を予定しています。
上記日程でご都合つかない場合は再度調整いたしますのでご連絡ください。

【面接場所】
株式会社○○
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○ ○-○-○

【持ち物】
・履歴書
・筆記用具
―――――――――――――――――――

ご不明点等がございましたら、人事部(採用担当者名)(電話番号)までご連絡ください。

ご多忙の中恐れ入りますが、○月○日(○)までにお返事いただけますと幸いです。

それでは引き続き、よろしくお願いいたします。

株式会社○○ 採用担当○○
―――――――――――――――――――
(会社名)
(所属部署)
(担当者名)
(電話番号・メールアドレス)
(会社の住所)

面接日程調整のメールを作成するときは、以下4つのポイントを留意してください。

【面接候補日】
スムーズに日程調整するために面接候補日を複数挙げるのがポイントです。複数提示しておくと、応募者とのメールのやり取りを最小限に抑えて日程を決められます。また、所要時間を記載しておくと応募者が予定を管理しやすくなります。

【持ち物】
履歴書や職務経歴書など必要な持ち物をすべて記載するのがポイントです。言わなくても持ってくるだろうと思い込むのは危険です。例えば、エントリーシートとは別で履歴書が必要な場合、伝え忘れると当日の面接が進みません。

【相談先】
応募者が面接日程の変更や持ち物の問い合わせなどをできるように、相談先を明記するのがポイントです。面接を担当する社員か人事部の社員の連絡先を記載してください。

【返信期限】
応募者に忘れずに返信してもらうために期日を記載するのがポイントです。期限を伝えると、応募者がその日までに返信をするように意識するので、返信率向上が期待できます。

また、返信期限を決めておくと、期限までに返信がないときに応募者に確認のメールを送って催促しやすいメリットもあります。

確定時のメール例文

面接日程確定時のメールには以下の内容を記載します。

▼メール本文の記載項目
・面接日
・面接場所
・持ち物
・オフィスに着いたら
・当日の緊急連絡先
・締めの挨拶
・署名

日程確定時のメールテンプレートとポイントを紹介します。

件名:一次面接日程のご案内

○○様

お世話になっております。
株式会社○○の人事部採用担当○○です。

面接日程のご返信いただきまして、ありがとうございます。
それでは、下記日程でお時間をいただけますと幸いです。

―――――――――――――――――――
【面接日】
○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分

【面接場所】
株式会社○○
〒○○○-○○○○
東京都○○区○○ ○-○-○
アクセス:○○駅より徒歩○分
地図:(URLを記載)

【持ち物】
・履歴書
・筆記用具

【オフィスに着いたら】
入り口にある電話より、内線番号○○○を押していただき
採用担当○○をお呼び出しください。

【当日の緊急連絡先】
当日トラブルが発生した場合、人事部(採用担当者名)(電話番号)までご連絡ください。
―――――――――――――――――――

ご不明点等がございましたら、人事部(採用担当者名)までご連絡ください。

当日○○様にお会いできるのを楽しみにしております。

株式会社○○ 採用担当○○
―――――――――――――――――――
(会社名)
(所属部署)
(担当者名)
(電話番号・メールアドレス)
(会社の住所)

面接日程確定を伝えるメールを作成するときは、以下の3つのポイントを留意してください。

【面接場所】
面接会場の最寄り駅や地図のURLを記載するのがポイントです。応募者がスマートフォンのナビ機能で会場にたどり着きやすくなります。

【オフィスに着いたら】
応募者がオフィスに到着してから戸惑わないために、当日の受付方法を記載しておくのがポイントです。無人受付の場合、応募者が受付の方法が分からず、エントランスで戸惑う可能性があります。応募者に余計な不安を与えないためにも、当日の受付方法を明記してください。

【緊急連絡先】
応募者が何かしらのトラブルで面接に参加できない、遅れてしまうときに備えて、緊急連絡先を明記するのがポイントです。相談先同様に、面接を担当する社員か人事部の社員の連絡先を緊急連絡先として記載すると、当日の連絡がスムーズになります。

オンラインでの面接日程を調整するケース

新型コロナウイルス感染拡大の影響によりオンラインで面接を実施する企業が増えています。ここでは、オンライン面接日程調整に対応した例文を紹介します。

調整時のメール例文

オンライン面接の日程調整メールを送るときは、対面での面接日程調整の内容に加え、オンライン面接ツールについて記載します。

▼メール本文の記載項目
・オンライン面接ツール名
・面接候補日
・準備するもの
・相談先
・締めの挨拶
・署名

件名:書類選考結果とオンライン面接のご案内

○○様

お世話になっております。
株式会社○○の人事部採用担当○○と申します。

この度は弊社の求人にご応募いただきありがとうございます。
書類選考の結果○○様には、ぜひオンライン面接に進んでいただきたく思います。
オンライン面接は、お手持ちのスマートフォンからも参加可能です。

面接の詳細をご確認の上、ご返信いただければと思います。

―――――――――――――――――――
【面接候補日】
1.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分
2.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分
3.○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分

所要時間は○○分程度を予定しています。
(オンライン面接ツール名)での面接方法につきましては、日程確定のメールでご案内します。
上記日程でご都合つかない場合は再度調整いたしますのでご連絡ください。

【準備するもの】
・筆記用具
―――――――――――――――――――

ご不明点等がございましたら、人事部(採用担当者名)(電話番号)までご連絡ください。

ご多忙の中恐れ入りますが、○月○日(○)までにお返事いただけますと幸いです。

それでは引き続き、よろしくお願いいたします。

株式会社○○ 採用担当○○
―――――――――――――――――――
(会社名)
(所属部署)
(担当者名)
(電話番号・メールアドレス)
(会社の住所)

オンライン面接日程調整のメールは、オンラインだからといって直前に案内するのは避けてください。オンライン面接ツールや事前準備について説明する必要があり、文面を作成するのに時間がかかります。作成後の見直しの時間も考えて余裕を持って作成しましょう。

オンライン面接の日程調整メール作成時は、対面面接の日程調整メールのポイントに加え、以下のポイントを留意してください。

【オンライン面接ツール名】
応募者が準備しやすくするため、使用するオンライン面接ツール名や利用できるデバイスについて伝えるのがポイントです。今回のテンプレートでは、文面が長くなりすぎるのを防ぐために別途案内を送ると記載していますが、以下のように事前準備や当日の流れについて記載しても問題ありません。

【事前準備】
当日は、(オンライン面接ツール名)を使って面接を行います。
事前にアプリのインストールやマイク・カメラ・スピーカーの確認をお願いいたします。

【当日の動き】
お時間になりましたら以下のURLから参加してください。

URL:(オンライン面接のリンク)

ミーティングIDやパスワードの入力を求められた場合は以下の入力をお願いいたします。

ミーティングID:○○○○○○○○
パスワード:○○○○○○○○

【当日の注意点】
・カメラが逆光にならないようにしてください。
・面接中は他のアプリを終了してください。
・当日トラブルが発生した場合、人事部(採用担当者名)(電話番号)までご連絡ください。

確定時のメール例文

オンライン面接の日程確定を伝えるメールでは、以下の内容を記載します。

▼メール本文の記載項目
・面接日
・事前準備
・当日の流れ
・当日の注意点
・相談先
・締めの挨拶
・署名

件名:オンライン面接日程のご案内

○○様

お世話になっております。
株式会社○○の人事部採用担当○○です。

面接日程のご返信いただきまして、ありがとうございます。
それでは、下記日程でお時間をいただけますと幸いです。

―――――――――――――――――――
【面接日】
○月○日(○) ○○時○○分~○○時○○分

【事前準備】
当日は、(オンライン面接ツール名)を使って面接を行います。
事前にアプリのインストールやマイク・カメラ・スピーカーの確認をお願いいたします。

【当日の流れ】
面接開始5分前になりましたら以下のURLから参加してください。

URL:(オンライン面接のリンク)

ミーティングIDやパスワードの入力を求められた場合は以下の入力をお願いいたします。

ミーティングID:○○○○○○○○
パスワード:○○○○○○○○

【当日の注意点】
・カメラが逆光にならないようにしてください。
・できるだけ静かで、インターネットが安定する場所でご参加ください。
・当日トラブルが発生した場合、人事部(採用担当者名)(電話番号)までご連絡ください。
―――――――――――――――――――

ご不明点等がございましたら、人事部採用担当○○までご連絡ください。

それでは当日○○様とお話できることを楽しみにしております。

株式会社○○ 採用担当○○
―――――――――――――――――――
(会社名)
(所属部署)
(担当者名)
(電話番号・メールアドレス)
(会社の住所)

オンライン面接の場合、当日ログインできるか、機器が問題なく動くかなどの不安を応募者が抱えています。オンライン面接の実施方法について詳しく説明し、応募者の不安を解消しておくのがおすすめです。

オンライン面接確定を伝えるメールを作成する時は、以下3つのポイントを留意してください。

【事前準備】
オンライン面接ツール名や事前に確認しておいてほしいことを伝えるのがポイントです。当日になってカメラやマイクが機能しない、ツールのインストールをしていないなどのトラブルが起きて、面接が実施できない可能性が高まります。

【当日の流れ】
「面接開始5分前になりましたら以下のURLから参加してください」のように、応募者にしてほしい動きを明記するのがポイントです。当日のURLに加えて、URLだけで参加できなかったときの対処法を記載しておくと、当日応募者がパニックになるのを防げます。

【当日の注意点】
滞りなくオンライン面接を実施できるよう、今まで起きたトラブルをもとに当日の注意点を伝えるのがポイントです。初めてオンライン面接を実施する場合は、今回テンプレートに記載した内容を記載してください。

また、注意点を伝えていても当日にトラブルが発生する可能性はあるので、トラブル発生時に備えて緊急連絡先を記載すると親切です。

面接日程を円滑に調整するポイント

日程調整が円滑にできないと採用活動が滞り、優秀な人材獲得のチャンスを逃す可能性があります。面接日程を円滑に調整するためには、先ほど紹介したような複数日程の提示に加えて「参加しやすい日時の提示」「電話での確認」を行うのがおすすめです。

応募者が面接に参加しやすい日時を提示する

応募者は大学の授業や仕事などにより対応できる時間が限られているため、平日の遅い時間や土日など、応募者が参加しやすい日程を提示すると円滑に日程調整できます。ただし、面接官の社員に残業や休日出勤してもらうことになるため、協力してもらえるよう事前に説明しておく必要があります。

また、応募者と日程が合わず対面での面接が難しければ、オンライン面接を提案するのも一つの手です。特に中途採用応募者は、仕事が多忙で対面面接の時間を確保できない方もいます。早期に面接を実施したい場合は検討してみてください。

返信がないときは電話で確認

応募者からメールの返信がない場合、電話をかけて確認するのが有効です。返信が来ない理由としては以下が挙げられます。

・応募者が返信を忘れている
・迷惑メールフォルダに入って気づいてもらえない
・メールアドレスの不備で届いていない など

電話で確認すると、メールの存在に気づいてもらい応募者から返信をしてもらえる可能性が高まります。

また、応募者の中には選考に参加する意思がなく返信しない人がいます。複数回電話をして応募者からの反応がなければ、選考参加の意思がない、社会人としての常識が欠如していると判断し、不採用とするのが妥当です。

まとめ

本記事では面接日程調整メールについて、対面での面接の場合とオンライン面接の場合に分けて紹介しました。日程調整が円滑にできないと採用活動が滞り、優秀な人材獲得のチャンスを逃してしまいます。採用活動への悪影響を回避するためにも、応募者が参加しやすい日程を提示したり、テンプレートを活用して業務効率化したりして、応募者とスムーズに日程調整できるように工夫しましょう。

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監修/中森規仁(中小企業診断士)

コピーライター、人事(採用担当)を経て、株式会社クイックに入社。ディレクターとして、求人広告や採用企画(採用プランニング・採用ツールのご提案)に携わる傍ら、経営戦略にひもづいた人材採用・活用のコンサルティング業務にも従事。2018年より本メディアの編集・執筆も兼任。

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