本音で語る、中小企業のためのリファラル採用戦略と実践事例。 COLUMN

更新日:2019.11.19

本音で語る、中小企業のためのリファラル採用戦略と実践事例。

「リファラル採用」と呼ばれる採用手法の導入が進んできています。

リファラルとは、既存の従業員に声をかけて、人材を紹介してもらう仕組みのことです。
求人メディアやエージェントを使うよりも「会社へのフィット感が高く」「質も高く」かつ「コストをかけず」に人材を採用できると期待されている採用手法です。

本日は、弊社にてリファラル採用の立ち上げを主導した、人事責任者の勝村(上写真)の経験談を中心にご紹介させていただきます。
中小企業がリファラル採用を実施するためには、具体的にどんな取り組みが必要なのか?

ここまで実務的な内容にまで踏み込んで解説している記事は貴重だと思いますので、リファラル採用に取り組まれている方、これから取り組む予定の方はぜひ読んでいただきたいですし、リファラル普及のためにもぜひ多くの方にシェアいただければと思います。

目次

世の中にあふれるリファラル採用ノウハウは、中小企業には役に立ちません

なぜ、いきなりこんな話をするのかと言いますと、私たちがリファラル採用をお客様に提案する過程で、痛烈に感じたことだからです。

リファラルの流れは、主に大手企業やITベンチャーから広がってきた仕組みです。

ベースとなる手法や仕組みは、そういった強者の成功モデルをベースに構築されてきたものになるのですが、そのノウハウをいざ中小企業に当てはめようとすると、ものの見事に不整合がおきました。

本記事では、その課題に正面から取り組んだ結果の一部をシェアできればと思います。

弊社で実施した、泥臭いリファラル事例をご紹介します

何を隠そう、弊社クイックも世に公開されている華やかなリファラル採用の手法が当てはまらなかった企業の一社です。

これからご紹介する方法は、私たちが自分たち流にアレンジしたとても泥臭い手法です。一般的に紹介されているセオリーに反する方法も含みます。

ですが、私たちはここに書かれた方法を試した結果、リファラル採用で一定の効果を得ることができました。

以下、試行錯誤(失敗した過程)もふくめてご紹介していきますので、ぜひ参考にしていただけましたら幸いです。

リファラル採用 初年度:とりあえず周知してみた

弊社クイックは新卒文化の強い組織でしたが、数年前から中途採用にも力を入れるようになりました。
そこで、年間70名ほどの中途採用をしていく上で、新たな採用チャネルとしてリファラル採用に白羽の矢が立ったのです。

リファラル初年度の取り組みはいたってシンプル。
まずは動き出してみないことには始まらないということで、リファラル制度を導入することになりました。導入といっても大層なことは何もなく、ただ従業員に周知しただけです。

初年度は採用できたらラッキー程度の認識だったため、超スモールスタートでのリファラル導入となりました。弊社は人のよさが売りの会社なので、なんだかんだ言っても、みなさん協力してくれるだろうと甘い皮算用で始めました。

で、結果ですが、、、

推薦数は、
たったの4名…

これが初年度の結果です。

150名くらいに協力要請して!
しかも1年間で!
たったの4名です…

厳しいことは想像していましたが、予想を上回る厳しさでした。
これではとても採用チャネルとして、採用戦略に組み込むことはできません。

【リファラル採用 初年度の学び】 
・周知しただけでは、まったく紹介があがってこない
・紹介があったのは周知した直後だけ

リファラル採用 二年目(上期):人を動かすにはインセンティブだ

ただ周知しただけでは、まったく紹介があがってこないことを思い知らされました。

次に考えたのは、紹介者にインセンティブを与えることです。

弊社は営業職の割合が高い組織ですから、インセンティブの設定は、分かりやすくモチベーションがあがる施策だと考えました。
もちろん、リファラルで成功している企業の多くで、インセンティブが取り入れられていることも実施の後押しとなりました。

私たちが設定したのは、入社1名ごとに20万円の報奨金を支払うという施策。

以下に、リファラル採用のインセンティブについて、グラフをご用意しております。
ご覧いただくと分かりますが、20万円は一般的な相場よりも高い金額です。

これは期待できそうです。

リファラル採用のインセンティブに関するアンケート

さて。
高額なインセンティブを用意したら、紹介数はどうなったでしょうか。

なんと半年経っても推薦はありませんでした…。

紹介は友人のキャリア支援にもなるし、インセンティブで収入も得られるし、良いことだらけのはずなのに、なぜ推薦しないのか……

悩んだ結果、ある結論にいきつきました。

【リファラル採用 二年目(上期)の学び】
・高額なインセンティブを掲げても社員は動かない
 ※もちろん会社の社風によると思います

リファラル採用 二年目(下期):喜ばれるのは、金銭報酬より意味報酬?

金銭的なインセンティブを設定しただけでは、社員の行動につながりませんでした。
そこで私たちが考えたことは、社員のペルソナや風土でした。

そこを改めて見直したときに、弊社社員の原動力の源泉は報酬ではなく、支援欲求や承認欲求が満たされたときに発生する、意味報酬ではないかと考えました。

そこでまず、日常的に現場へ足を運び、依頼をして回る草の根活動から始めました。
また全体広報の場で、大々的に関わってくれた社員にフォーカスし、賞賛する場も設けました。

入社につながったという「結果(質)」ももちろん賞賛しますが、「紹介人数(量)」もしっかり褒めたたえることで、たくさん協力してくれた人に「紹介して良かった。間違いじゃなかった。」と感じてもらえる空気づくりを心がけました。

ここからは余談ですが、弊社では広報を盛り上げる意図もあり、報酬とは別に、紹介者に対して、部長・役員クラスの者がディナーやランチなどをご招待する副賞も設けることにしました。

リファラルを堅苦しいものではなく、ちょっとした社内イベントのように演出することで、紹介のハードルを下げることが可能になります。社風によって是非は分かれると思いますが、マッチするようでしたら、こちらもお勧めの施策です。

さて、その結果どうなったでしょう?
結論から申し上げますと凄まじい効果を発揮しました。

結果は24名の推薦。

なんと半年で
昨対600%
の成果を実現できました!!



と書くと、いかにも凄そうに見えますが、現実には20名増えただけです。
年間70名採用の一助とするためには、もっとコンスタントに紹介が挙がってくる環境を作らねばなりません。

【リファラル採用 二年目(下期)の学び】
・制度(インセンティブなど)だけで人を動かそうとしてもダメ
・報酬は必ずしも金銭ではなく、その組織が大切にしている価値観にそったものの方が効果的
・リファラル「文化」を社内に根付かせるというスタンスで取り組む必要がある

リファラル採用 三年目:紹介の概念を変える

1年目、2年目は片手間で実施していたリファラル施策について、3年目からはいよいよ本気で取り組むことになりました。

この1~2年間の取り組みを通じて、なぜ紹介してもらえないのか、その原因についてはおおむね把握できていました。
ただいきなり全ての課題にアクションを起こすにはまだケーススタディが少なすぎると判断し、まずは最大公約数の施策から実施することに。

【現場からヒアリングできた、「友人を紹介できない(したくない)理由」】
・他部署や異職種の仕事内容が説明できない…
・中途半端な紹介をして、知人を傷つけたくない
・的外れの人を紹介してしまったら、自分の評価が下がるかもしれない…
・友人と同じ職場では働きたくない

 

ざっとこんな声を拾うことができました。
細かい意見は他にもありましたが、主だったものは上記になります。

上記において「友人と同じ職場では働きたくない」は、個人の志向によるところが大きいため、解決しようがない点だと判断。

ただ、その他の3つに関しては、「紹介=応募」ではなく「紹介=紹介」にしてしまえば良い、つまり紹介することへの心的負荷を限りなく下げることで解決可能です。

応募をするとなると、紹介する社員も、紹介された候補者もどうしても身構えます。
そこで紹介・推薦の段階では「弊社に合いそうな人か、仲間にしたい人」という1点のみを問う形に切り換えることに。

また、面接ではなく面談というスタイルにすることで、あくまでも志向や希望を伺った上で弊社に見合う求人があれば紹介をする、場合によっては人事が転職相談にのるだけの着地になってもOK!というスタイルに切り替えました。

ほぼほぼ合格間違いなしの完璧な人である必要はなく、まずは自社の社風に合いそうな人を紹介してくれさえすればOKなのだ、という印象付けを行うことで、徹底的に紹介のハードルを下げようと試みました。

リファラル採用 三年目:果たして施策の結果は…?

紹介するための障壁を、徹底的に取り除いたリファラル導入3年目。
結果はどうなったかと言いますと…、

年間で77件の推薦

という結果を得ることができました。

インセンティブを付与しただけの前年から比べて、約3倍まで成果は拡大。
紹介からの入社も多く出始め、ついに採用チャネルの一つとして本格的に運用していける目途がたちました。

【リファラル採用 三年目の学び】
・紹介のハードルを下げるには、「紹介=応募」の固定観念を壊すことが大切
・どんなに体制を整えても、協力してくれない人はいる(割り切りは大事)

リファラル採用 四年目:「紹介しない理由」を徹底的につぶす

3年目には、数多くのケーススタディを蓄積することができました。
また、社員の紹介に対する抵抗感もかなり薄まってきていました。

いよいよ機は熟したということで、これまでに顕在化していた多くの課題に対して、各論で解決を試みたのが4年目の取り組みになります。

それぞれの課題に対して、私たちがどう向き合い解決したか順番に解説していきます。

課題①:他部署や異職種について、仕事内容が説明できない

募集しているポジションが、自分とはまったく違う職種だった場合、どんな仕事の募集なのか、その説明は困難です。

たとえば営業職の人が、知人のエンジニアに自社を紹介しようとしたとして、
「使用言語は?」
「開発の実績は?」
「どんなプロジェクトが進行中なの?」
といった質問にスラスラ答えられるでしょうか?
おそらく答えられません…。

また、同じ職種であっても、部署が異なれば扱う商材が違うことや仕事の進め方が違うのはよくあることです。

対策①:詳細な求人情報を、人事サイドで用意した

リフカム:リファラル採用ページ

それぞれの募集職種について、リファラル採用促進ツールであるRefcomeを導入し、詳細な求人情報を作成。

社員自身にすべての募集職種について理解・説明してもらうのは、マンパワー的に難しいので、説明するためのツールを用意することで代替しました。

プライベートで食事などに行き、仕事や転職の話題になったときに「そういえば…」と、その場でアプリを使って手軽に情報をシェアしてもらうことを想定しています。

また、その求人情報には、友人を紹介するにあたり疑問に感じるであろうことに対して、予め答えを用意しておくことで、スムーズに紹介が進むようにしました。

リフカム:紹介画面

<こんな内容を伝えています>
・募集ポジションについて
・どんな人を紹介してほしいのか
・職務内容や開発環境
・組織構成
・魅力や特徴
・社風
・雇用条件
・運営サイトやプロダクト情報

事前にこのような項目を用意しておくことで、紹介者が自信をもって案内できるようにアシストしています。

※ちなみに、上記のサイトは先述した「Refcome」というリファラル採用専用ツールを使って作成したものです。画面を見ながらお友だちに口頭で案内をして、その流れでメールやLINEなどを使って求人案内を気軽にシェアできる仕組みになっています。

※Refcomeについては弊社でも導入ご支援しています
 詳細はこちら

課題②:友人を傷つける不安、的外れの紹介をしてしまう懸念

リファラルは多く社員に関わってもらう採用手法だけに、避けられないのがこちらの課題でした。

いい加減な紹介で、友人に不快な思いをさせたくない。友人に転職失敗させたくない。そんな、友人に対する気遣いからリファラル採用に非協力的になってしまうパターンが一つ。

もう一つは、採用要件から外れた人を紹介してしまうことで、自身の社内評価が下がってしまうのではないか、という心配です。

双方ともに、これまでの施策でかなり紹介ハードルは下がっていたものの、やはり根強く懸念としては挙がってきていました。

気軽に紹介しようにも、「友人の経験と紹介する職種がマッチしているかわからない…」という心的不安があることはとても理解できます。

対策②:「オープンポジションへのエントリー⇒面談」のライトな着地を設定

この点については、細かなスキルマッチまで考えなくても気軽にご紹介できるように、オープンポジションを作ることで対応しました。

先述のカジュアル面談と大差はないのですが、求人として設定することでよりご紹介しやすい環境を用意しました。

この施策は副次的効果があり、これまでは転職顕在層へのアプローチが主でしたが、転職意欲の低い潜在層の推薦増加に大きく寄与することになりました。

リフカム トップ画面

あわせて、面談では知人との関係性にも十二分に注意し、志向性をすり合わせるタイプの面接を実施。ご縁がなかった場合でも「落とされた」という受け取り方にならないように配慮しました。

また、紹介元の社員には何がアンマッチでご縁がなかったのかを、誠心誠意、詳細にフィードバックすることを徹底しました。

雇用という観点ではご縁がなかったとしても、紹介者と応募者との友人関係はずっと続いていくものです。

選考結果について納得のいく説明をするのは当然ですし、ここを徹底できないと、既存社員からの信頼までも失ってしまいます。
リファラル採用を実施するにあたって、これは絶対に外せないポイントです。

このように一つひとつ課題を克服していった結果、
最新の採用成果は半年で61件の紹介に。
年間に直すと122件以上のペースで紹介を獲得できる計算になります。

リファラル採用は、人材の質の面でも優位性があることが分かりました。
弊社の場合、通常ルートだとエントリーから1~2%の入社率であるところが、紹介された方に関しては30%以上の入社率を誇っています。

社員の知り合いということで、もともと採用基準を満たすレベルの方が多いこともそうですし、社風やスキル面でのスクリーニングがある程度行われた上で紹介してもらえていることも影響した結果だと分析しています。

4年目にさらに紹介数が伸びているのは、新卒・中途問わず、入社時研修のなかに「リファラル採用についての説明コーナー」を設けて、リファラルが当たり前であるという文化を根付かせるようにしたことも寄与しています。

入社直後の方は、自社に対するエンゲージメントが高いことはもちろん、転職したてであることから、前職(外部の人材市場)とのつながりも強いため、有力な紹介を多数見込めます。

実際、入社直後の方ほど、積極的に友人を紹介してくれる傾向がありました。

今後の課題、さらに取り組むべきこと

採用やマネジメントに関わる方であれば、2:6:2の法則をご存知だと思います。

私たちは、まずリファラル制度を立ち上げて、一定の成果を出すところまでを優先するべく、リファラルに協力的な20%の層に注力した施策を行ってきました。

つまり、協力する気持ちはもってくれている前提で、その障壁となる要素をいかに取り除くかに注力をしてきました。
これは結果的にうまくいったと考えています。

ただ、これからさらにリファラル採用を盛り上げ、組織に定着させていくためには、マジョリティである60%の従業員にも、今以上に協力をお願いしていかねばなりません。

夕礼時の発表や食事会などの副賞を用意することでリファラルをイベント化するなど、楽しんで参加してもらえるムード作りには取り組んでいますが、この点については、まだまだ試行錯誤の余地があり、今後の課題だと感じています。

中小企業がリファラル採用で成功するための鉄則とメリット

最後に、実際にリファラルに取り組んでみて、そこで得た実感について共有させていただきます。

中小企業がリファラル採用を成功させるにはどうすべきか。
それは大手企業の真似をしないことだと、私たちは確信しています。

世間一般では、リファラル採用は、顕在層だけでなく潜在層にもアプローチするものだと認識されていると思いますが、こと中小企業のリファラル施策においては、顕在層のみにしぼって活動することを強くお勧めします。

たとえば、リファラル採用の施策では、ミートアップや勉強会の開催など、一見すると採用から縁遠そうなイベントが盛んに行われています。

これらは、長期間かけてでも口説き落としたい「ダイアモンドの原石(潜在層)」を発掘・囲い込むための施策です。入社までに何ヶ月も、場合によっては年単位でフォローすることまで想定した上で実施しているものなのです。

いますぐの採用ニーズに応えられる施策ではないため、採用パワーが限られている企業が真似をすると大怪我をしてしまいます。

では、顕在層のみに注力してリファラル採用を実施した場合に、中小企業が得られるメリットとは何でしょうか?

この点につきましては、大きく3つメリットがあるので、個別解説いたします。

①工数とコストのわりに採用効果が大きい(費用対効果が大きい)

よく「リファラル採用は手間がかかる」と言われます。
確かにその通りです。社内調整をはじめ手間がかかること自体を否定はしません。

一方で、リファラルだからこそ削減されるコストや手間もあります。

まずコスト面について。
こちらは分かりやすいと思います。エージェント経由であれば100~200万円かかる採用コストが、弊社の場合、報奨金20万円+お食事代程度で済んでいます。

インセンティブは数万円でも十分に機能しますから、実際にはもっとコストを抑えることもできます。

仮に求人広告を使う場合でも、正社員採用で20万円くらいの予算だと、真ん中よりも小さいサイズの広告プランにしか出稿できません。
しかも求人広告の場合は、採用の成否にかかわらず費用がかかります。リファラルは成功報酬のためノーリスクです。

そして、あともう一点。
見過ごせないのが採用担当者にかかる工数です。

エージェントにしても、求人広告にしても、候補者・応募者のレジュメをスクリーニングする手間がかかります。面接の調整も大変です。ドタキャンもあります。

リファラルの場合は、そもそも一定ラインを越えた人しか推薦されてきませんから、スクリーニングの手間が省けます。会社のことをある程度知ってくれた上で来てもらえるので、自社の説明も楽です。

知り合いの紹介ということで、エントリー後のやりとりもお互い真摯かつスムーズにいくことが多いです。

リファラル採用は、うまく取り入れることができれば、コスト的にも工数的にも、大きな業績インパクトを出せる可能性を秘めているのです。

②チャネルが多様化する採用市場において、メディアを横断したリーチができる

近年、多くの企業が人材ビジネスに参入し、採用手法が多様化した結果、人材の就職・転職経路がバラバラになってきています。
一つのメディアや手法にお金をかけただけでは、ターゲットに情報が行き渡りにくくなっている状態です。

具体的に言えば、転職者には色々な人がおり、リクナビNEXTしか使わない人もいれば、Wantedlyしか使わない人もいます。もちろんエージェントしか使わない人もいます。

個人の時間は有限ですから、すべての採用チャネルをフル活用して転職を行う人はほとんどいないのが実情です。

リファラル採用は、縦割になっている求職者の転職経路を飛び越えて、広くダイレクトに求職者に訴求できる仕組みだと言えます。

③採用競合に対し、戦わずして勝てる可能性がある

これもリファラル採用の大きなメリットです。

いまどき、転職サイトやエージェントに登録をすると、日々、何件ものスカウトが舞い込むのが常です。

様々な求人に目移りした求職者はどうするかと言えば、とりあえず給与の高い会社やネームバリューのある会社から順番にエントリーしていき…、目立った特徴のない企業へのエントリーはどんどん後回しにされてしまいます。

ところがリファラル採用であれば、友人の紹介という強力なアシストがあるため、他社と競合することなく選考を進めて、そのまま内定まで持っていける可能性があります。

大前提として、求職者のほとんどは就職・転職で「絶対に失敗したくない」と考えています。
既に友人が勤めており、根掘り葉掘り内情を聞いた上で入社できる会社というのは、求職者から見て、とてつもなく安心な職場に映るものです。

だからこそ、リファラル採用では、思わぬ優秀人材を獲得できることもあるのです。

リファラル採用の準備、まずはここから始めましょう

リファラル採用を始めるにあたって、事前に以下の2つの記事にあるようなステップを踏むことをお勧めしています。

⇒採用ターゲットの明確化
<参考記事>「欲しい人材からの応募がこない」を解決する方法

⇒自社の魅力を明らかにする
<参考記事>自社の魅力を「過小評価」していませんか?

・どんな人を紹介して欲しいのか
・自社にはどんなアピールすべき魅力があるのか

上記2つは、社員が自社を友人に推薦するにあたって、必ず必要になる情報です。
この土台になる情報が作り込まれて初めて、本日ご紹介した「打ち手」や「手法」が有効になります。

リファラルに限らず、採用活動全般に有効な考え方でもありますので、少し長いですがお時間ある際にぜひご一読ください。

弊社(株式会社クイック)では、リファラル採用の導入支援を行っています。
リファラル専用ツール(Refcome)の取り扱いもございますが、社員数が少ない企業様の場合はツールなしでも問題なくリファラルの仕組みをご導入いただけると考えています。

もしご興味持たれましたら、当サイトよりお気軽にお問い合わせください。

勝村 泰久

株式会社クイックのHR責任者で最年少部長。転職エージェントとしてキャリアをスタートし、年間MVPなど多数受賞後、営業部長として組織のマネジメントを経験。直近は人事部門で新卒採用、中途採用や組織開発、制度設計などを担当。その他、キャリア教育やHRに関する学会公演、イベント登壇、ベンチャー企業に対するコンサルティングなど、幅広く社会活動も行っている。

編集・執筆/中森規仁

コピーライター、求人媒体の管理・運用職を経て、2011年クイックに入社。ディレクター・プランナーとして、求人広告や採用企画(採用プランニング・採用ツールのご提案)、Indeedなどの広告運用に携わっています。2018年より本メディアの編集・執筆も兼任。◎連絡先⇒nakamori-norihito@919.jp

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